Szanowni Państwo,

Urząd Dozoru Technicznego zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na kompleksowe projektowanie graficzne oraz aktualizację istniejących materiałów popularyzacyjnych informacyjnych i prewencyjnych (drukowanych i do internetu),  według poniższego opisu oraz załączonego formularza ofertowego (załącznik nr 1). Jeżeli są Państwo zainteresowani przedstawieniem oferty, prosimy o jej załączenie w formie PDF.

Przedmiotem zamówienia będzie „Projektowanie graficzne oraz aktualizacja materiałów informacyjnych UDT”.

Bazą do opracowania grafik są materiały tekstowe, zdjęcia, rysunki i opracowania UDT dostarczane w różnych plikach np. .xls, .doc, .rtf, .jpg, aktualnie posiadane w UDT grafiki oraz, w uzgodnieniu z Zamawiającym, obrazy i rysunki będące własnością Wykonawcy, do których posiada prawa autorskie na wszystkich polach eksploatacji.

Dotychczas opracowane materiały graficzne UDT można obejrzeć na stronie internetowej UDT: www.udt.gov.pl, na przykład:

http://www.udt.gov.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=765&Itemid=1071

http://www.udt.gov.pl/images/PDF/Inspektor/16_INSPEKTOR_4_2017.pdf

http://www.udt.gov.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=236&Itemid=602

http://www.udt.gov.pl/images/Ulotki_szkolenia/2017_kalendarium_roczne_12_05.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/Bezpieczeństwo-Twój_wybór/broszura_dzwigi_osobowe.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/Bezpieczeństwo-Twój_wybór/plakat_dzwigi.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/PDF/innowacje_podejscie_pakietowe.pdf

http://www.udt.gov.pl/images/CERT_dokumenty/Nadzor_inzynierski_UDT-CERT.pdf

I.      INFORMACJE OGÓLNE O PRZEDMIOCIE ZAMÓWIENIA

1.     Przedmiotem zamówienia jest Projektowanie graficzne oraz aktualizacja materiałów informacyjnych UDT takich jak: biuletyny, foldery, kalendaria, reklamy, materiały promocyjne i informacyjne, plakaty, broszury, banery, wkładki do kalendarzy, roll-upy, materiały na strony internetowe, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania.

2.    W przypadku nowych projektów (takich, które nie funkcjonują w UDT), Wykonawca przedstawi min. trzy propozycje do wyboru Zamawiającego.

3.    W przypadku aktualizacji materiałów już funkcjonujących, Wykonawca może przedstawić własny projekt na ich realizację.

4.    W przypadku aktualizacji materiałów już funkcjonujących, Zamawiający udostępnia materiał do przetwarzania w plikach:

a.       .psd (Adobe Photoshop),

b.      .indd (Adobe InDesign),

c.       .ai (Adobe Illustrator),

d.      .pdf (Adobe Acrobat).

5.    Wykonawca ma obowiązek dokonania trzech tur poprawek. Wersja finalna projektu musi uwzględniać wszystkie zgłoszone poprawki.

6.    Wszystkie projekty muszą być przygotowane w wersji:

a.       „do druku” (plik zgodny z wymaganiami drukarni) i/ lub

b.      do publikacji w Internecie.

7.    Projekty opracowane przez Wykonawcę, stanowiące dzieło w rozumieniu prawa autorskiego, będą całkowicie oryginalne i nie będą naruszać praw autorskich innych osób/podmiotów, w tym również będą wolne od innych wad prawnych i fizycznych, które mogłyby spowodować odpowiedzialność Zamawiającego.

II.    OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ

1.   Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1).

2. Projekty graficzne Wykonawcy (co najmniej 5 projektów podlegających ocenie, PROJEKTY – broszury/prospekty min 8 stronicowe o charakterze pełnego technicznego projektu tematycznego, branżowego).

3.   Referencje (min. 5) oraz wykaz projektów z ostatnich 2 lat (min. 10).

III.  ZAKRES OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY

1.    Opracowanie we współpracy merytorycznej z Zamawiającym projektów graficznych.

2.    Przekazanie Zamawiającemu praw autorskich do projektów na wszystkich polach eksploatacji.

3.    Dostarczanie terminowe grafik Zamawiającemu, w formacie umożliwiającym powielanie, publikowanie i przetwarzanie grafik.

4.    Terminowe dostarczanie gotowych grafik - termin zależny od objętości materiału UDT (załącznik nr 1), ustalany osobno dla każdego projektu.

5.    Planowany termin realizacji: do 31 grudnia 2020 r. lub do wykorzystania środków z umowy.

IV. WYMAGANIA

Zamawiający wymaga od Wykonawcy spełnienia poniższych warunków:

1.  Wiedzy i doświadczenia w projektowaniu graficznym, tworzeniu kampanii reklamowych, broszur i biuletynów, potwierdzonych portfolio i referencjami.

2.       Biegłej znajomości programów: Photoshop, Adobe Illustrator, InDesign.

3.       Posiadania odpowiedniego zaplecza (w tym sprzętowego i programistycznego), gwarantujących należytą realizację zamówienia.

4.       Zmysł estetyczny, precyzja, dbałość o szczegóły.

V.   KRYTERIUM WYBORU

Kryterium wyboru oferty 1: Cena –  55%

Kryterium wyboru oferty 2: Doświadczenie Wykonawcy w projektowaniu graficznym   – 10%

·         Referencje/ protokoły - potwierdzenie realizacji projektów (warunek konieczny).

Kryterium wyboru oferty 3: Projekty graficzne Wykonawcy – 35%

·         Co najmniej 5 różnych projektów graficznych zrealizowanych przez Wykonawcę, wraz z opisem (format, objętość).

Punkty przyznane ofercie w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta zdobędzie najwyższą liczbę punktów oraz będzie spełniała wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

VI. ISTOTNE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

·         Faktury będą wystawiane sukcesywnie zgodnie z zaakceptowanym formularzem ofertowym wybranego Wykonawcy.

·         Realizacja usługi odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy. W umowie zawarty będzie  zapis o przekazaniu Zamawiającemu praw autorskich oraz pełnych pól eksploatacji.

·         Za wykonanie przedmiotu zamówienia uznane zostaną faktycznie przygotowane grafiki z listy przedstawionej przez Zamawiającego oraz dodatkowe grafiki Zamawiającego  (załącznik nr 1) według ustaleń w trakcie trwania realizacji umowy co będzie podstawą płatności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania środków z umowy.

·         Płatność za wykonanie przedmiotu umowy będzie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego (adres – jak poniżej) faktury VAT. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

·         Faktura będzie wystawiona na: Urząd Dozoru Technicznego, ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warszawa, NIP: 522-000-46-17.

·         Urząd Dozoru Technicznego nie dokonuje przedpłat.

·         Prosimy o wypełnienie załączonej tabeli (załącznik nr 1).

·         Ofertę należy opatrzyć datą, podpisem osoby upoważnionej i pieczęcią firmową.

W przypadku pytań prosimy o kontakt z osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia ze  strony Urzędu Dozoru Technicznego:

·         Małgorzatą Suś-Ryszkowską tel. 22 572 23 96, kom.: 728 859 704.

Informacja o RODO:

• Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), dalej „RODO”, informuję, że:
• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezes Urzędu Dozoru Technicznego z siedzibą w Warszawie ul. Szczęśliwicka 34, kod pocztowy 02-353,
• Kontakt z wyznaczonym przez Administratora Danych Osobowych – Inspektorem Ochrony Danych, możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej (adres: iod@udt.gov.pl), oraz strony internetowej (www.udt.gov.pl),
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia publicznego na dostawę prowadzonym w trybie zamówienia poniżej 30 tys. euro;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.