Postępowanie ID: 264126 : Prowadzenie audytu wewnętrznego w Gminie Elbląg

Zamawiający: Gmina Elbląg z siedzibą 82-300 Elbląg, ul. Browarna 85 reprezentowana przez Wójta Gminy Elbląg zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usługi audytu wewnętrznego 

1. Przedmiot zamówienia:  

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług audytu wewnętrznego w okresie od dnia zawarcia umowy do 31 stycznia 2021r.Audyt Wewnętrzny, jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Wójta Gminy Elbląg w realizacji celów i zadań gminy przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, powinien być prowadzony przez usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 ze zmianami) oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. 

Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia został zawarty w projekcie umowy (załącznik nr 5). 

Usługa swoim zakresem obejmuje m.in.: 

1) analizę i ewentualną modyfikację (w porozumieniu z Zamawiającym) opracowanego rocznego planu audytu wewnętrznego na 2019 r. o którym mowa w art. 283 ustawy o finansach publicznych wraz z jego realizacją, 

2) dokonanie analizy zasobów kadrowych Urzędu Gminy Elbląg w zakresie doboru kard, przypisanych zakresów czynności, ilości realizowanych spraw i ich pracochłonności oraz wskazanie propozycji usprawnień, w ramach zadania audytowego na 2019r., 

3) opracowanie planu audytu na rok 2020 i rok 2021, zawsze do końca roku poprzedniego,   

4) przeprowadzenie minimum 3 audytów wewnętrznych tj. minimum 3 zadań audytowych zgodnie z planem audytu na 2020 r. zgodnie z przepisami, 

5) aktualizację procedur audytu wewnętrznego w Gminie Elbląg w zależności od potrzeb,  

6) przeprowadzenie identyfikacji obszarów ryzyka na 2020 i 2021 rok,  

7) przeprowadzenie analizy ryzyka na 2020 i 2021 rok,  

8) prowadzenie akt stałych i bieżących audytu, 

9) przygotowanie sprawozdania z wykonania planu audytu za rok 2019 i rok 2020,  

10) przeprowadzanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania obszarów podlegających audytowi, 

11) terminowe sporządzanie dokumentacji z prowadzonych audytów. 

2. Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 31 stycznia 2021 r. 

3. Miejsce realizacji zamówienia: 

 Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Elbląg 

1) Jednostki budżetowe: 

a) Urząd Gminy, 

b) Publiczna Szkoła Podstawowa im. Państwowej Straży Pożarnej w Nowakowie, 

c) Publiczna Szkoła Podstawowa w Gronowie Górnym, 

d) Publiczna Szkoła Podstawowa w Pilonie, 

e) Publiczna Szkoła Podstawowa w Węzinie, 

f) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Elblągu. 

2) Jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną:  

Gminna Biblioteka Publiczna w Komorowie Żuławskim.

4. Miejsce i termin złożenia oferty:

Urząd Gminy Elbląg, ul. Browarna 85, 82-300 Elbląg, sekretariat pok. nr 20, do dnia 21 października 2019 r. do godz. 12.00Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona bez otwierania. 

5. Warunki płatności:  

1) Z tytułu realizacji niniejszej umowy Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie za przeprowadzone czynności określone umową, potwierdzone protokołem odbioru zlecenia.  

2) Zleceniobiorca będzie wypłacał wynagrodzenie w czterech transzach za wykonanie zadania audytowego. Przy czym ostatnia transza za wykonane zadanie audytowe płatna będzie po przedłożeniu  sprawozdania z realizacji audytu za 2020 rok oraz planu na rok 2021.  

3) Podstawę wypłacenia transzy stanowi protokół odbioru zlecenia oraz faktura wystawiona przez Zleceniobiorcę.  

4) Zleceniodawca dokona zapłaty w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na konto wskazane przez Zleceniobiorcę.  

5) Kwota wynagrodzenia jest wiążąca przez cały okres trwania umowy i nie będzie ulegała zmianie. 6) W przypadku zwłoki w opłacie należności obowiązują odsetki ustawowe.

6. Warunki udziału w postępowaniu: 

1) udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu: 

a) złożą wypełniony i podpisany druk oferty 

b) akceptują warunki umowy 

c) posiadają uprawnienia audytora wewnętrznego, o których mowa w art. 286 ustawy o finansach publicznych (w przypadku osób fizycznych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) lub zatrudniające do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych (dotyczy innych podmiotów) 

d) posiadają doświadczenie w realizacji usługi audytowej. Zamawiający uzna za spełniony warunek doświadczenia, jeżeli Wykonawca usługi wykaże, że w ciągu ostatnich dwóch latach poprzedzających datę złożenia oferty wykonał co najmniej cztery zadania audytowe w jednostkach zobowiązanych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie ustawy o finansach publicznych (kserokopie umów, referencje, rekomendacje). 

2) Doświadczenie i oświadczenia wymagane od wykonawcy: 

a) Formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik do zapytania. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.    

b) Oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art. 286 ustawy o finansach publicznych. 

c) Personel wykonawcy – wykaz osób, które będą bezpośrednio realizować przedmiot zamówienia, ze wskazaniem posiadanych uprawnień zgodnie z art. 286 ustawy o finansach publicznych (posiadane wykształcenie i kwalifikacje, rodzaj i nr uprawnień, itd.) oraz funkcji w czasie realizacji zmówienia. 

d) Wykonawca przed podpisaniem umowy będzie zobowiązany dostarczyć dokumenty poświadczające posiadane wykształcenie i kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 ustawy o finansach publicznych, osób wykazanych w personelu wykonawcy.  e) Informacje o wykonanych audytach wewnętrznych w jednostkach zobowiązanych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w ciągu dwóch lat poprzedzających datę złożenia oferty. 

7. Sposób przygotowania oferty: 

a) ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim na załączonym druku „FORMULARZ OFERTOWY” 

b) ofertę należy złożyć do dnia 21.10.2019r. do godz. 12:00 w zamkniętej i oznakowanej kopercie „Oferta na Prowadzenie audytu wewnętrznego w Gminie Elbląg” w Urzędzie Gminy Elbląg, ul. Browarna 85 sekretariacie pok. 20 

c) Sposób złożenia oferty: 

- za pośrednictwem poczty w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą: oferta na „Prowadzenie audytu wewnętrznego w Gminie Elbląg”, 

- osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy Elbląg, ul. Browarna 85, 82-300 Elbląg, w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą: oferta na „Prowadzenie audytu wewnętrznego w Gminie Elbląg”, 

- poprzez Platformę zakupową (https://platformazakupowa.pl/ug_elblag) 

d) Dokumenty składane poprzez Platformę zakupową muszą być podpisane przez upoważnione osoby i zeskanowane.  

e) Oferta cenowa otrzymana przez Zamawiającego po terminie nie będzie rozpatrywana 

8. Sposób obliczenia ceny oferty:  

1) W cenę oferty należy wliczyć wszystkie koszty wykonania zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do podania ceny netto usługi/dostawy/roboty budowlanej będącej przedmiotem zamówienia powiększonej o obowiązujący podatek VAT. Cena podana przez wykonawcę za świadczoną usługę/dostawę/robotę budowlaną obowiązuje przez cały okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała waloryzacji. Cena wskazana w ofercie musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, w wysokości brutto (z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – jeśli występuje) 

2) Podana cena będzie ceną ryczałtową 

3) Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia może być tylko jedna (nie dopuszcza się wariantowości cen). 

4) Cena za wykonanie usługi obejmować będzie wszystkie koszty związane z jej realizacją, a w szczególności należność za usługę łącznie z kosztami dojazdów, delegacji, kosztów ubezpieczenia, itp.

 9. Kryteria oceny ofert: 

cena (waga 100%) 

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, odwołania postępowania lub jego zamknięcia bez wybrania którejkolwiek z ofert. 

11. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:  

1) Elżbieta Niżnik – Sekretarz Gminy Elbląg, tel. 55 234-18-84 wew. 22, e-mail: elzbieta.niznik@gminaelblag.pl 

2) Wioletta Kotkowska – Skarbnik Gminy Elbląg,tel. 55 234-18-84 wew. 23, e-mail: wioletta.kotkowska@gminaelblag.pl tel. (55) 234-18-84