I. Opis przedmiotu zamówienia.

1. Termin, ilość uczestników, posiłki.

a) termin: 14-15-16 czerwca 2019 r., od piątku, godz. 17.00 do niedzieli, godz.15.00,

b) ilość uczestników: minimum 145, maksymalnie 160 osób (140 dzieci, 20 opiekunów),

c) czas trwania: 2 doby (3 dni, 2 noclegi),

d) posiłki dla jednej osoby: 2 śniadania, 2 obiady z deserem, 2 kolacje,

dodatkowo: niegazowany napój owocowy 2 x 1 l, niegazowana woda mineralna 2 x 1 l, 2 batony, np. Lion.

2. Wymagania dotyczące zakwaterowania, warunków lokalowych i inne:

a) zakwaterowanie 139 osób (122 dzieci plus 17 opiekunów) najlepiej w jednym budynku, ewentualnie w dwóch budynkach położonych w niewielkiej odległości od siebie,

b) grupa 21 osobowa (18 dzieci plus 3 opiekunów) ze względu na własny program pobytu i zajęć może być zakwaterowana w osobnym budynku lub w domkach letniskowych,

c) pokoje maksymalnie 5 osobowe, z łazienkami i wc, łazienki z prysznicami i ciepłą wodą,

d) dwie, dostępne na miejscu świetlice, w których można prowadzić równoległe zajęcia, w tym jedna na tyle duża, aby można było w niej swobodnie przeprowadzić zajęcia integracyjne oraz imprezę taneczną z całą grupą,

e) stołówka z wystarczającą liczbą miejsc dla całej grupy, dostępna na miejscu,

f) dostępny sprawny sprzęt nagłaśniający o mocy wystarczającej do nagłośnienia dużej świetlicy i przeprowadzenia imprezy tanecznej oraz występów wokalnych i muzycznych,

g) duży teren rekreacyjny przy ośrodku, na którym można prowadzić równolegle różne zajęcia sportowe i warsztatowe. 

Wykonawca powinien dysponować obiektem, który spełnia wymogi bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz warunki higieniczno-sanitarne określone w przepisach o ochronie przeciwpożarowej, ochronie środowiska i Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

3.Wymagania dotyczące wyżywienia:

a) wszystkie posiłki muszą być posiłkami pełnowartościowymi, zgodnie z technologią żywienia człowieka, powinny zostać przygotowane zgodnie z zasadami higieny i obowiązującymi przepisami sanitarnymi,

b) świadczenie usług żywienia odbywać powinno się zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. 2015 poz. 594).

4. Miejsce zakwaterowania: Miejscowość nad jeziorem w odległości maksymalnie do 50 km od Świebodzina.

II. Wspólny Słownik Zamówień (CPV).

- 55240000-4 - usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych

- 55270000-3 - usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe.

III. Wymagane dokumenty.

1. Aktualny wpis do CEIDG lub KRS (skan dołączony do oferty).

2. Wypełniony formularz ofertowy, wg załączonego wzoru, dołączony do oferty.

3. Oświadczenie o spełnieniu warunków określonych w art. 35 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (dołączone do oferty).

IV. Sposób i termin składania ofert.

1. Oferty należy składać za pomocą platformy zakupowej w terminie do dnia 17 stycznia 2019 r. do godz. 15.00.

2. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.

V.Istotne warunki, które będą zawarte w umowie.

1. Płatność po wykonaniu zadania, przelewem, w terminie do 14 dni po przedłożeniu faktury. Zadatę zapłaty uważa się datę wpływu na rachunek wykonawcy.

2. Płatność wg faktycznej ilości uczestników, ale nie mniej niż 145 osób.

3. Kara umowna w kwocie 5.000,00 zł w przypadku odstąpienia przez wykonawcę od umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego.

VI.Wybór oferty.

1. Przy wyborze będą brane pod uwagę tylko oferty spełniające wszystkie wymagania.

2. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie cena ogólna brutto za osobę.

3. Przy takiej samej cenie ogólnej kryterium wyboru będzie wyższa stawka żywieniowa na osobę.

4. Przy takiej samej cenie ogólnej i stawce żywieniowej na osobę kryterium wyboru będzie wyższy standard zakwaterowania.

VII.Inne informacje.

1. Umowa zostanie podpisana do dnia 15 lutego 2019 r.

2. Tryb udzielania zamówienia zgodnie z art.4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1986 t.j.).

3. Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr telefonu 068 4751105 – Pełnomocnik Burmistrza ds. Uzależnień Robert Brzóska.