Zapytanie ofertowe

na zadanie pn: „Zaprojektowanie, wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych w ramach projektu pt.: Rewitalizacja dziedzictwa kulturowego poprzez mechanizmy partnerstwa publiczno-prywatnego - RESTAURA” współfinansowanego przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach INTERREG Europa Środkowa 2014 - 2020, oznaczenie sprawy: WPI.3033.11.2018.

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro ustalonym Zarządzeniem Nr 86/2017 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 08 maja 2017 roku, zmienionym Zarządzeniem Nr 62/2018 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 06 kwietnia 2018 roku.

I. Nazwa i adres Zamawiającego

Miasto Nowy Dwór Mazowiecki
ul. Zakroczymska 30
05-100 Nowy Dwór Mazowiecki
e-mail: przetargi@nowydwormaz.pl

II. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie zadania pn.: „Zaprojektowanie, wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych w ramach projektu pt.: Rewitalizacja dziedzictwa kulturowego poprzez mechanizmy partnerstwa publiczno-prywatnego” - RESTAURA”.
2. Zadanie, o którym mowa w ust. 1, obejmuje: zaprojektowanie, wykonanie i dostawę materiałów promocyjnych.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego (Opis przedmiotu zamówienia).
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania prawa opcji polegającego na zwiększeniu zakresu zamówienia. Szczegółowe określenie poszczególnych rodzajów materiałów promocyjnych objętych prawem opcji, jak też określenie wielkości opcji, zawiera Opis przedmiotu zamówienia.
5. Minimalny zakres zamówienia, tj. bez uwzględnienia prawa opcji, obejmuje dostawę materiałów promocyjnych wymienionych w zestawieniu zawartym w ust. 3 Opisu przedmiotu zamówienia. Minimalny zakres zamówienia podlega obowiązkowej realizacji przez Wykonawcę. Będzie on wyznaczać minimalną wartość zobowiązania Zamawiającego z tytułu realizacji zamówienia, a więc w minimalnym zakresie, tj. bez uwzględnienia prawa opcji. Z tytułu realizacji zamówienia w minimalnym zakresie Wykonawcy będzie przysługiwać wynagrodzenie wstępne, które zostanie ściśle określone w umowie w sprawie zamówienia.
6. Maksymalny zakres zamówienia, tj. z uwzględnieniem prawa opcji, obejmuje dostawę tych rodzajów materiałów promocyjnych, które nie zostały objęte prawem opcji tj. określone w zestawieniu zawartym w ust. 3 Opisu przedmiotu zamówienia oraz dostawę tych, które zostały objęte tym prawem z uwzględnieniem maksymalnego zakresu opcji wskazanego w ust. 11 Opisu przedmiotu zamówienia.
7. Zamawiający będzie uprawniony do skorzystania z prawa opcji, jeżeli kwota przeznaczona na realizację zadania pomniejszona o cenę brutto najkorzystniejszej oferty złożonej przez Wykonawcę, z którym Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia, pozwoli na pokrycie zobowiązań finansowych z tytułu zwiększenia minimalnego zakresu zamówienia chociażby o 1 szt. danego rodzaju materiałów promocyjnych, który został objęty prawem opcji.
8. Zastosowanie prawa opcji stanowi uprawnienie, a nie obowiązek Zamawiającego. Oznacza to, że Zamawiający nie będzie zobligowany do skorzystania z prawa opcji nawet w przypadku zaistnienia okoliczności wskazanej w ust. 7. Wykonawca natomiast, nie będzie mógł dochodzić od Zamawiającego jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu.

III. Termin wykonania zamówienia

Wykonawca będzie zobowiązany zrealizować zamówienie w terminie 14 dni, licząc od dnia podpisania umowy, z tym, że w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy będzie on zobowiązany opracować, a następnie przedstawić Zamawiającemu do akceptacji, projekty graficzne dla poszczególnych rodzajów materiałów promocyjnych.

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone w języku polskim.
2. W postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują, z uwzględnieniem ust. 5, drogą elektroniczną, za pośrednictwem Platformy zakupowej, dostępnej na stronie internetowej www.bip.nowydwormaz.pl, pod Zakładką - Zamówienia poniżej 30 000 Euro. Zamawiający ma prawo żądać, by każdy dokument został dostarczony do jego siedziby na piśmie w wyznaczonym przez niego terminie.
3. Zamawiający wymaga niezwłocznego potwierdzenia przez Wykonawcę (w postaci krótkiej informacji zwrotnej przesłanej drogą elektroniczną) faktu otrzymania każdego oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji przekazanych drogą elektroniczną, a na żądanie Wykonawcy potwierdzi fakt otrzymania od niego takich dokumentów.
4. Wykonawca składa ofertę wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy zakupowej.
5. Wszelką korespondencję do Zamawiającego, związaną z postępowaniem, należy kierować za pośrednictwem Platformy zakupowej.
6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści dokumentów dotyczących postępowania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert, przesyłając je za pośrednictwem Platformy zakupowej, dostępnej na stronie internetowej www.bip.nowydwormaz.pl, pod Zakładką Zamówienia poniżej 30 000 Euro, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Zamawiającego poprzez Platformę zakupową nie później niż w terminie 2 dni od dnia publikacji niniejszego Zapytania ofertowego na powołanej Platformie zakupowej.
7. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści dokumentów dotyczących postępowania wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 6, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
8. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami, w tym do potwierdzania wpłynięcia oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz innych informacji przekazanych drogą elektroniczną jest p. Dariusz Brzeziński.

V. Opis sposobu przygotowania ofert

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oferta powinna zostać sporządzona według Formularza oferty, który stanowi załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. Do oferty, pod rygorem odrzucenia oferty, należy załączyć zdjęcia/wizualizacje/obrazki oferowanych artykułów.
3. Do oferty, jako jej integralną część, Wykonawca jest zobowiązany załączyć wypełniony Formularz asortymentowo-cenowy, który stanowi załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. Zaoferowane w nim przez Wykonawcę ceny jednostkowe będą stanowiły podstawę ustalenia wynagrodzenia za zrealizowanie zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany uzupełnić Formularz asortymentowo-cenowy o wszystkie niezbędne dane.
4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.

VI. Miejsce i termin składania ofert

1. Termin składania ofert upływa w dniu 27 listopada 2018 roku.
2. Oferty należy składać drogą elektroniczną w postaci „skanów” za pośrednictwem Platformy zakupowej, dostępnej na stronie internetowej www.bip.nowydwormaz.pl, pod Zakładką Zamówienia poniżej 30 000 Euro,
3. Oferta przesłana w inny sposób nie będzie uwzględniona przy ocenie ofert – zostanie uznana za odrzuconą.
4. Złożone oferty mogą zostać wycofane lub zmienione przed ostatecznym upływem terminu składania ofert.
5. Wniosek o wycofanie lub zmianę oferty powinien zostać złożony drogą elektroniczną
za pośrednictwem Platformy zakupowej.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Cenę brutto oferty, na potrzeby wyboru oferty najkorzystniejszej, będzie stanowiła suma iloczynów cen jednostkowych zaoferowanych przez Wykonawcę za dostarczenie poszczególnych materiałów promocyjnych składających się na przedmiot zamówienia i ich ilości wynikających z minimalnego zakresu zamówienia, tj. bez uwzględnienia prawa opcji.
2. Ceny jednostkowe zaoferowane przez Wykonawcę za wszystkie rodzaje materiałów promocyjnych muszą uwzględniać wszelkie koszty, jakie będzie zobowiązany ponieść Zamawiający z tytułu dostarczenia mu poszczególnych materiałów promocyjnych składających się na przedmiot zamówienia i stanowią ceny ryczałtowe w rozumieniu art. 632 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.). Tym samym, Wykonawca będzie ponosić skutki błędów w wyliczeniu cen jednostkowych wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia.
3. Ceny uwzględniające stawkę podatku VAT muszą być podane w złotych polskich liczbą z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
4. Maksymalna wartość nominalna zobowiązania Zamawiającego wynikająca
z umowy będzie równa kwocie, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.
5. Jeżeli cena oferty będzie niższa o 30% od wartości zamówienia lub/i średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, Zamawiający będzie miał prawo odrzucić taką ofertę bez wzywania Wykonawcy do wyjaśnienia.
6. Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia zostały określone w załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego (Wzór umowy).

VIII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria:

Lp. Kryterium Maksymalna ilość punktów
1 Cena 10

Dla porównania ofert zostanie wzięta pod uwagę: w kryterium Cena – cena brutto oferty, o której mowa w Cz. VII ust. 1.
2. Liczbę punktów przyznaną każdej z ocenianych ofert Zamawiający ustali wg następującego wzoru:
Kryterium Cena:

C = Cmin / Coo x 10 pkt

gdzie:
C – liczba punktów otrzymanych w kryterium Cena;
Cmin – najniższa cena spośród ocenianych ofert;
Coo – cena oferty ocenianej.
3. Oferta może uzyskać maksymalnie 10 pkt. Zamawiający ustali liczbę punktów przyznaną każdej z ocenianych ofert z dokładnością do 2 miejsc po przecinku (wyliczoną według podanego wzoru liczbę punktów Zamawiający zaokrągli do pełnych setnych części punktu, przy czym końcówki poniżej 0,005 punktu pominie, a końcówki 0,005 punktu i wyższe zaokrągli do 0,01 punktu).
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, tzn. uzyska najwyższą ilość punktów.

IX. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty najkorzystniejszej w celu zawarcia umowy

1. Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy oraz inne, ewentualnie niezbędne dla podpisania umowy, formalności. Niedokonanie przez Wykonawcę powołanych formalności w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający uzna za uchylanie się przez Wykonawcę od zawarcia umowy.
2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

X. Wzór umowy

1. Umowa o wykonanie przedmiotu zamówienia, którą Zamawiający zawrze
z Wykonawcą, zostanie sporządzona na podstawie Wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego.
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania w uzasadnionych okolicznościach zmian postanowień umowy zawartej z Wykonawcą w stosunku do treści jego zobowiązania zawartego w ofercie. Wszelkie zmiany treści umowy wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej.
3. Zmiany, o których mowa w ust. 2, mogą obejmować zmianę każdego
z postanowień umowy.
4. Za okoliczności uzasadniające dokonanie zmian postanowień umowy należy uznać w szczególności korzyść Zamawiającego lub obu Stron, a także przyczyny uniemożliwiające realizację umowy w jej pierwotnej treści, które nie powstały
z winy Wykonawcy.
5. Każda ze Stron może wystąpić z propozycją dokonania zmian postanowień niniejszej umowy. Propozycja ta musi wskazywać na okoliczności uzasadniające wprowadzenie zmian.

XI. Informacje dodatkowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1) zmiany lub odwołania warunków postępowania;
2) unieważnienia postępowania.
2. Zamawiający poinformuje o wyborze oferty najkorzystniejszej poprzez Platformę zakupową.
3. Załącznikami do niniejszego Zapytania ofertowego i jego integralną częścią są:
1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,
2) Załącznik nr 2 – Formularz oferty Wykonawcy,
3) Załącznik nr 3 – Formularz asortymentowo-cenowy,
4) Załącznik nr 4 – Wzór umowy.