W związku z prowadzanym rozeznaniem cenowym zaprasza się do złożenia oferty na świadczenie usług porządkowych w pomieszczeniach biurowych Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy z siedzibą przy ul.Parkowej 2, 58-100 Świdnica.

Informacje dotyczące realizacji zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od 01.08.2018 r. do31.12.2019 r. usługi w zakresie kompleksowego sprzątania pomieszczeń biurowych wewnątrz budynku administracyjnego - siedziby Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy (parter, I i II piętro), położonym w Świdnicy przy ul.Parkowej 2 (zwanego dalej Biurem) oraz pomieszczenia archiwum zakładowego zlokalizowanego w piwnicy budynku o łącznej powierzchni 667,50 m2.

• Pomieszczenia biurowe o powierzchni 614,80 m2 obejmują na parterze budynku – 2 pomieszczenia, I piętro  – 13 pomieszczeń, II piętro  ­-  8  pomieszczeń (w budynku nie ma windy).
  
• Sprzątanie pomieszczeń biurowych, o których mowa powyżej, powinno odbywać się 2 razy w tygodniu: wtorki i piątki w godzinach pracy urzędu od 7:15 do 15:00 i obejmuje:
  - usuwanie kurzu z biurek, szaf, regałów, parapetów zewnętrznych i wewnętrznych,
  - zewnętrzne czyszczenie właściwymi preparatami powierzchni obudów sprzętu komputerowego, faksów, telefonów, niszczarek i innych urządzeń biurowych,
  - obmiatanie pajęczyn,
  - zamiatanie i mycie podłóg (każdorazowo) oraz ponowne nabłyszczanie (froterowanie) powierzchni podłóg wyłożonych  wykładzinami PCV (nie rzadziej niż 1 raz na kwartał),
  - mycie luster i powierzchni szklanych (w zależności od stanu zabrudzenia, nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu),
  - opróżnianie koszy z wymianą worków,
  - mycie kaloryferów (w zależności od stanu zabrudzenia, nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu),
  - mycie drzwi (w zależności od stanu zabrudzenia, nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu).
  
• Dodatkowo pomieszczenia o łącznej powierzchni 52,70 m2, powinny być sprzątane 1 raz na 2 tygodnie w zakresie jak wyżej:
  - archiwum zakładowe (piwnica) – 11,73 m2,
  - magazynek (parter) – 7,15 m2,
  - pokój 108 (I piętro) –  23,18 m2,
  - serwerownia (II piętro) – 10,64 m2.
  
• Utrzymanie w czystości okien w pomieszczeniach objętych usługą - częstotliwość 2 razy do roku powinny być umyte:
  - 48 okien o wymiarach 190 cm x 130 cm o łącznej powierzchni 118,56 m2,
  - 28 okien 170 cm x 80 cm o łącznej powierzchni 38,08 m2.
  W okresie  01.08.2018 - 31.12.2018  wymycie okien 1 raz.
  
• Wykonawca wykonywać będzie usługę przy użyciu własnych środków czystości oraz narzędzi  i urządzeń technicznych (ścierki, mopy do mycia podłóg, płyn do mycia szyb, mebli, podłóg i itp.). 
  
• Zakup środków czystości pozostaje po stronie Wykonawcy usługi. Zobowiązany jest używać środki czystości w dobrej i sprawdzonej jakości.
  
• Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
  

Szczegóły dotyczące realizacji zamówienia zawarte są w projekcie umowy, który stanowi załącznik do niniejszego zapytania. Zamawiający z wybranym Wykonawcą zawrze umowę według załączonego projektu.

Wykonawca będzie wystawiać fakturę za wykonaną usługę w systemie rozliczeń miesięcznych. Płatności realizowane będą na podstawie faktur wystawianych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na konto Wykonawcy. Fakturę należy wystawić na dane: nabywca Powiat Świdnicki,58-100 Świdnica, ul. M. Skłodowskiej-Curie 7, NIP 884-23-69-827; odbiorca i płatnik: Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy, 58-100 Świdnica, ul.Parkowa 2.

Sposób obliczania ceny na potrzeby niniejszego postępowania.
Ustala się następujący sposób obliczenia ceny: W = 17 * C, gdzie: W – wartość końcowa, C – stawka miesięcznej opłaty.

Wymagania stawiane Wykonawcy:
- posiadanie niezbędnej wiedzy i umiejętności do wykonania zamówienia oraz dysponowanie potencjałem technicznym, kadrowym gwarantującym wykonanie przedmiotu zamówienia;
- prowadzenie działalności gospodarczej tożsamej z przedmiotem zamówienia;
- przeszkolenie pracowników wykonujących usługę u Zamawiającego w zakresie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie danych osobowych;

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach prowadzonego postępowania oraz po zawarciu umowy:
W ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego w formie zapytania ofertowego będą przetwarzane dane osobowe zawarte w złożonych ofertach. Ponadto dane osobowe zawarte w wybranej ofercie będą przetwarzane dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji.Wypełniając obowiązek prawny uregulowany zapisami art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”, Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy informuje, iż:
1)   Administratorem Danych Osobowych będzie Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy, 58-100 Świdnica, ul. Parkowa 2, zwane dalej „ADO”. Skontaktować z nim można się poprzez adres e-mail: sekretariat@geodezja.swidnica.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
2) Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w Powiatowym Biurze Geodezji i Katastru w Świdnicy jest Pan Wojciech Chudziński. Skontaktować się z nim można poprzez e-mail: iodo@geodezja.swidnica.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
3) dane osobowe będą przetwarzane w celu prawidłowego udzielenie zamówienia publicznego przez Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy a w przypadku wyboru oferty dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji; podstawą prawną przetwarzania danych jest art.6 ust.1 lit b i c RODO;
4) dane osobowe zawarte w ofercie mogą być udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art.4 pkt.9 RODO, w szczególności w związku z realizacją obowiązku ustawowego w zakresie udzielenia informacji publicznej;
5) dane osobowe mogą być przekazywane organom publicznym, organom ścigania lub innym organom ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) w związku z prowadzonym przez niepostępowaniem;
6) Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej;
7) Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, nie dłużej niż przez okres wynikający z JRWA (jednolitego rzeczowego wykazu akt) obowiązującego u ADO;
8) przysługuje Panu/Pani prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania a także prawo do usunięcia danych jeżeli zaistnieją ku temu przesłanki; 9) ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
10) podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Niepodanie danych spowoduje, że nie będzie możliwe uwzględnienie w niniejszym postępowaniu złożonej oferty;
11) Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji przez ADO, w tym profilowaniu.

Informacje dodatkowe:
1) Oferta Wykonawcy musi uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia łącznie z kosztami przygotowania oferty.
2) Najkorzystniejsza oferta  jest to oferta określająca najniższą cenę brutto zamówienia w całym okresie świadczenia usługi;
3) Wykonawca związany jest ofertą cenową przez okres 30 dni.
4) Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert cenowych.
5) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
6) Należy podać wartość stawki miesięcznej  netto, stawkę vat (wartość brutto zostanie automatycznie wyliczona).
7) Zamawiający niezwłocznie zawiadomi (np. drogą elektroniczną, telefonicznie,za pośrednictwem platformy zakupowej) wszystkich Wykonawców, którzy uczestniczyli w postępowaniu o wyborze najkorzystniejszej oferty cenowej.
8) Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
9) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy lub z innych przyczyn umowa nie zostanie zawarta albo po zawarciu nastąpi jej rozwiązanie, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez konieczności prowadzenia nowej procedury wyboru Wykonawcy.
10) Zamawiający zastrzega sobie, że może pozostawić niniejsze zapytanie bez rozstrzygnięcia oraz możliwość odstąpienia od realizacji niniejszego zamówienia bez podania przyczyny.

Istnieje możliwość obejrzenia pomieszczeń biurowych po uprzednim kontakcie telefonicznym. Osobą do kontaktów w sprawach oględzin i dotyczących postępowania jest Główny księgowy Elżbieta Kutyba, tel.74 852 33 74 wew.230. Zapytania do Zamawiającego można kierować w formie pisemnej poprzez platformę zakupową do dnia 10 lipca 2018 r. do godz.15.00.