REGULAMIN OBOWIĄZUJĄCY DOSTAWCÓW KOMENDY WOJEWÓDZKIEJ POLICJI W KIELCACH

1) Zakupy Komendy Wojewódzkiej Policji wystawione na platformie zakupowej realizowane są wyłącznie poprzez platformę (nie są przyjmowane oferty składane w inny sposób, niż poprzez formularz na stronie postępowania).
2) Składanie ofert poprzez platformę zakupową Open Nexus zapewnia transparentność postępowania w wyborze ofert.
3) Pełna specyfikacja zamówienia oraz ewentualne załączniki widoczne są na stronie postępowania, a dostawca/wykonawca składając ofertę godzi się na te warunki i jest świadomy odpowiedzialności prawnej za złożoną ofertę.
4) Podana cena towaru lub usługi musi zawierać wszystkie koszty wykonawcy łącznie z kosztem dostawy, a ofertowanie odbywa się w oparciu o ceny brutto.
5) Zamówienia realizowane przez KWP w Kielcach za pośrednictwem Internetowej Platformy Zakupowej odbywają się wyłącznie przy wykorzystaniu strony internetowej www.platformazakupowa.pl.
6) KWP w Kielcach nie rozpatruje ofert składanych w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
7) Pełna specyfikacja zamówienia, ewentualne załączniki i inne niezbędne informacje są zamieszczone na stronie konkretnego zamówienia, a Wykonawca godzi się na te warunki i jest świadomy odpowiedzialności za złożoną ofertę.
8) Podana przez Wykonawcę cena za realizację zamówienia musi zawierać wszystkie koszty realizacji zamówienia, tzn. że KWP w Kielcach nie ponosi żadnych innych kosztów związanych z realizacją zamówienia, np. kosztów dostawy.
9) Oferty składa się w cenie brutto.
10) Wykonawca jest związany złożoną przez siebie ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
11) Termin płatności na rzecz Wykonawcy wynosi 30 dni od daty realizacji zamówienia oraz otrzymania przez KWP w Kielcach prawidłowo wystawionej faktury.
12) Wykonawca gwarantuje, że przy realizacji dostaw zaoferowany przedmiot zamówienia lub wykorzystane materiały są zgodne z opisem przedmiotu zamówienia oraz spełniają wymagania wynikające z przepisów prawa.
13) W przypadku realizowania dostawy niezgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz ze złożoną przez Wykonawcę ofertą, KWP w Kielcach zwróci niezgodny przedmiot zamówienia na koszt i ryzyko Wykonawcy.
14) KWP w Kielcach wybierze ofertę najkorzystniejszą, zgodnie z określonymi w postępowaniu kryteriami wyboru oferty.
15) W przypadku kilku pozycji zakupowych (kilku zadań), KWP w Kielcach zastrzega sobie prawo wyboru Wykonawcy oddzielnie dla każdego zadania.
16) KWP w Kielcach zastrzega, że przeprowadzane postępowanie nie musi zakończyć się wyborem Wykonawcy, a Wykonawcom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia w stosunku do KWP w Kielcach.
17) Warunkiem złożenia oferty jest zapoznanie się oraz akceptacja Wykonawcy niniejszego regulaminu. Złożenie oferty jest równoznaczne ze złożeniem przez Wykonawcę oświadczenia woli, iż akceptuje przedmiotowy regulamin oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia i warunki postępowania, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.

W razie niewyrażenia zgody na powyższe warunki – proszę nie składać oferty!

Klauzula informacyjna w związku z procedurą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, Pana/Panią o tym, w jaki sposób Komendant Wojewódzki Policji w Kielcach przetwarza Pana/Pani dane osobowe w związku z procedurą postępowania przetargowego:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Kielcach, kontakt : ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce, tel. 41 349 2010
- Inspektorem ochrony danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Kielcach jest Pani Ewa Kopeć, pracownik Wydziału Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach, kontakt ul. Seminaryjska 12, 25-372 Kielce, tel. 41 349 2040, 41 349 2092, iod.kwp@ki.policja.gov.pl.;
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym przez Komendę Wojewódzką Policji w Kielcach.
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
- posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych.
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
- nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Oświadczam, ze zapewnię w okresie obowiązywania umowy pełną ochronę danych osobowych oraz zgodność z wszelkimi obecnymi oraz przyszłymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się
o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
Oświadczam, że zgodnie z art. 25a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017r., poz. 1579) spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym SIWZ nr ZP-421/2018 oraz nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podst. art. 24 ust.1 pkt. 12-23 ustawy.
koszty dostawy po stronie dostawcy/Wykonawcy
termin płatności 30 dni
termin dostawy nie dłużej niż 3 dni robocze od złożenia zamówienia
szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 oraz w Załączniku nr 5 - projekt umowy
Oświadczam, że zawarty projekt umowy został przeze mnie zaakceptowany i zobowiązuję się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia tej umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

W związku z zapytaniem Wykonawców dotyczącym treści w postępowaniu nr ZP/421/2018 pn. „Dostawa olejów silnikowych, przekładniowych oraz innych MPIS do pojazdów służbowych Policji eksploatowanych w KWP Kielce” o udzielenie zamówienia publicznego, zwolnionego ze stosowania ustawy na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2017r. poz. 1579), Zamawiający udziela wyjaśnienia i dokonuje zmiany treści SIWZ:

Pytanie nr 1:
Składam wniosek formalny.
Wnoszę o zmianę zapisu Załącznika nr 1 do postępowania i dopuszczenie do oferty produktów innych koncernów olejowych niż te, które Zamawiający wymienił w Załączniku nr 1.
UZASADNIENIE:
Zamawiający w obu zadaniach wskazał z nazwy wybrane przez siebie koncerny olejowe, których produktów oczekuje. Orlen, Lotos, Shell, Castrol Agip, Texaco, Mobil, Gulf oraz dla poz 5 podał nazwę własną wybranego oleju. Jako uzasadnienie wyboru stwierdził, że jest to zgodne z zaleceniami producentów pojazdów używanych przez Zamawiającego. Według naszej wiedzy producenci pojazdów od wielu lat stosując zasadę uczciwej konkurencji i określają swoje wymagania co do doboru środków smarnych wymieniając ich parametry lub normy ewentualnie aprobaty lub dopuszczenia. Nie jest więc możliwe, że w przypadku pojazdów używanych przez Zamawiającego jest inaczej. Ponad powyższe Zamawiający w postępowaniu nie zachował zasady uczciwej konkurencji czym naruszyła obowiązujące w tym zakresie prawo. Nadmienić należy, że w minionych latach Zamawiający korzystał ze środków smarnych wielu różnych producentów w większości innych niż ci których wymienił w Załączniku nr 1 czym potwierdził, że w eksploatowanych pojazdach można stosować produkty różnych marek - spełniające wymagane parametry. W związku z powyższym wnoszę jak w sentencji o zmianę zapisu Załącznika nr 1 i dopuszczenie do udziału w postępowaniu również ofert ze środkami smarnymi innych producentów niż wymienieni.

Pytanie nr 2:
W OPZ Zamawiający oczekuje zaproponowania olejów silnikowych znanych producentów typu Orlen, Lotos, Shell, Castrol, Agip, Texaco, Mobil, Gulf. Co w przypadku zaoferowania produktów innego producenta niż wymienieni. Czy oferta zostanie automatycznie odrzucona?

Odpowiedź: Ad.1 i Ad.2.
Zamawiający nie dopuszcza zmian w specyfikacji na zakup olejów silnikowych, przekładniowych i innych MPiS.
Zamawiający w OPZ w pkt. 3.1.1 i pkt. 3.1.2 oczekuje wyceny olejów zaproponowanych przez producentów obecnie użytkowanych pojazdów służbowych Policji oraz z rekomendacji poserwisowych.
W przypadku zaproponowania innego oleju niż te, których oczekuje Zamawiający, oferta zostanie odrzucona.
Użytkowane dotychczas oleje silnikowe zawarte OPZ w pkt.3.1. w/w marek producentów nie spowodowały uszkodzeń mechanicznych silników pojazdów.
Olej silnikowy CI-4/CH4/SL/SJ ACEA E7 Mobil Delvac MS wynika ze wskazania przez producenta i obsługę poserwisową autobusu.

Pytanie nr 3:
Prosimy o doprecyzowanie poziomów jakości z pozycji 3 i 4:
Poz.3 - wymaganie A3/B3 łącznie z C3 wyklucza się
Poz.4 - wymagania A5/B5 łącznie z C3 wyklucza się

Odpowiedz Ad.3:
Zamawiający dokonuje zmiany w Załączniku nr 2 – Oferta cenowa Zadanie nr 1 w doprecyzowaniu jakości z poz. 3 i 4 :
Poz. 3
Jest: ACEA A3/B3 lub C3
Powinno być: API: SN/CF ,ACEA: C3
Poz. 4
Było ACEA A5/B5 lub wyższa C3
Powinno być: API: SN/CF , ACEA:C3

Pytanie nr 4:
Prosimy o dopisanie do par. 2 ust. 5 umowy – że zamówienia składane w piątek max. do godz. 9.00, Wykonawca dostarczy najpóźniej do najbliższego wtorku do godz. 14.00.
Chcielibyśmy zauważyć, że firmy kurierskie mają zazwyczaj 48h na dostawę towaru, a należy do tego doliczyć czas niezbędny na przygotowanie dokumentacji i towaru do wysyłki.

Odpowiedz Ad.4:
Zamawiający dokonuje zmiany zapisu w projekcie umowy w par. 2 ust. 5:
5. Zamówienia składane w piątek Wykonawca dostarczy najpóźniej do najbliższego wtorku do godz. 14.00.
i wprowadza nowy zapis o brzmieniu:
5. Zamówienia składane w piątek do godz. 9.00 Wykonawca dostarczy najpóźniej do najbliższego wtorku do godz. 14.00.

Pytanie Wykonawcy z dn. 04.06.2018r.:
W związku z dokonaną modyfikacją prosimy o odstąpienie w pozycji 4 od klasy API CF ponieważ od kilku lat jest to klasa nieaktywna i nie można prowadzić testów na zgodność z jej wymogami dla nowych formulacji.
Ewentualnie prosimy o podanie nazwy oleju obecnie stosowanego, spełniającego wymienione przez Zamawiającego wymogi.

Odpowiedź Zamawiającego
Zamawiający dokonuje zmiany w doprecyzowaniu jakości z poz. 4
w druku oferty było:
Olej silnikowy syntetyk klasy API: SN/CF, 5W30, ACEA C3
po zmianie powinno być:
Olej silnikowy syntetyk klasy API: SN, 5W30, ACEA C3
Druk Oferty Cenowej został zmodyfikowany w powyższym zakresie przez Zamawiającego.
Zamawiający wprowadza nowy druk oferty cenowej o nazwie "oferta cenowa zad. 1_zmiana z dn. 05.06.2018r.