OGŁOSZENIE
O ZAPYTANIU OFERTOWYM
(o wartości do 15.000 zł)

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Gmina Komorniki, ul. Stawna 1, 62-052 Komorniki
Wydział:
Referat Oświaty i Spraw Społecznych w Urzędzie Gminy Komorniki, ul. Stawna 1, 62-052 Komorniki
2. Opis Przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie Festynu Trzeźwościowego dla dzieci oraz rodzin na Terenie Gminy Komorniki w dniu 9 września 2018 roku na Stadionie Sportowym przy ul. Jeziornej 3.
Czas trwania Festynu: 12:00-17:00
Wykonawca powinien dobrać narzędzia gwarantujące skuteczne zrealizowanie postawionych celów festynu oraz sprostać ewentualnym kaprysom pogody.
Celem działań w ramach festynu będzie przede wszystkim:
a) zwiększenie wiedzy mieszkańców oraz dzieci na temat uzależnień- tych od lat znanych tj. alkohol, narkotyki, leki oraz tych nowych tj. uzależnienie od telefonu czy komputera
b) rozpoznanie korzyści ze zdrowego stylu życia, bez udziału używek
c) kształtowanie świadomości skali problemu związanego z uzależnieniami oraz rozwinięcie prozdrowotnych zachowań wśród mieszkańców oraz dzieci
W ramach Zamówienia przewiduje się następujące grupy docelowe:
a) dzieci i młodzież w wieku przedszkolnym, szkolnym (przedszkola, szkoły podstawowe)
b) pozostali mieszkańcy- głównie rodzice dzieci
Wykonawca zobowiązany jest do obsługi technicznej i organizacji Festynu w następującym zakresie:
a) zapewnienie osoby animatora- osoba charyzmatyczna, z odpowiednim poczuciem humoru, która będzie potrafiła zachęcić do zabawy najmłodszych uczestników oraz zainteresować osoby dorosłe
b) Zapewnienie zadaszonej sceny o wymiarach na mniejszej niż 10mx10m, stabilne schody z jednej strony sceny, zamontowane przed rozpoczęciem festynu
c) Zapewnienie nagłośnienia przez dobór mocy sprzętu odpowiedniego do miejsca imprezy oraz odpowiedniej muzyki nagłaśnianej podczas przerw pomiędzy prelekcjami.
d) zapewnienie sprzętu niezbędnego do obsługi muzycznej imprezy – możliwość odtwarzania płyt CD, DVD oraz nośników typu pendrive;
e) zapewnienie oświetlenia scenicznego (wybór sprzętu zgodnego z zapotrzebowaniem festynu); f) wszystkie urządzenia elektryczne muszą posiadać stosowne atesty;
f) zapewnienie stanowiska dla realizatora nagłośnienia i oświetlenia; j) zapewnienie pełnej i profesjonalnej obsługi techniczno-akustycznej (min. 2 osoby); 2
g) zabezpieczenie imprezy pod względem bezpieczeństwa osób i mienia (posiadanie ubezpieczenie OC organizatora imprez);
h) zapewnienie 4 szt. namiotów; w tym jedną garderobę z lustrami dla występujących;
i) zapewnienie namiotów o wymiarach umożliwiających zadaszenie i osłonięcie wszystkich stanowisk na których organizowane będą warsztaty oraz zabawy odbywające się w strefie dziecka (warsztaty robienia mydła, warsztaty robienia lizaków, warsztaty dbania o środowisko, malowanie dziecięcych twarzy itp.)
j) zapewnienie możliwości bezpłatnego korzystania przez uczestników festynu z toalet publicznych; p) dokonanie opłat na rzecz ZAiKS i innych przewidzianych praw z tytułu publicznego odtwarzania utworów muzycznych;
k) uporządkowanie i przywrócenie do stanu faktycznego pierwotnego zajmowanego terenu i jego otoczenia.
Przy realizacji zadania Wykonawca powinien uwzględnić następujące kwestie:
a) W przypadku awarii sprzętu w trakcie trwania imprezy, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż wymagane przez Zamawiającego.
b) Projekty wszystkich materiałów promocyjnych tj. artykułu do gazety, plakatu i ulotki należy dostarczyć Zamawiającemu najpóźniej do dnia 09.07.2018r. W przypadku uwag Zamawiającego do projektów, Wykonawca zobowiązany jest do nanoszenia zmian, do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego.
8. Przeprowadzenie działań edukacyjnych, artystycznych i warsztatów w tym:
a) zorganizowanie koncertu minimum 2 zespołów dla dzieci (czas występu zespołów ok. 45 min. każdy zespół);
b) zapewnienie występów zespołów lokalnych z Komornik– minimum 3 zespoły (taneczne, wokalne, artystyczne itp.) które będą występować na scenie podczas całego trwania festynu;
c) przygotowanie projektu dyplomu i ich wydruk dla uczestników nieodpłatnie występujących na scenie podczas festynu oraz dla uczestników konkursów, format A4, ilość uzależniona od ilości osób występujących i biorących udział w konkursach- projekt dostarczyć wraz z projektem ulotek i plakatów- 09.07.2018r.
d) zakup upominków dla dzieci nieodpłatnie występujących na scenie (zespoły) oraz nagród na konkursy (listę proponowanych nagród i upominków należy dołączyć do oferty);
e) zorganizowanie minimum 2 różnych konkursów dla uczestników festynu wraz z nagrodami w tym:
• Konkursu sportowego
• Konkursu plastycznego,
f) organizacja krótkich prelekcji dotyczących:
• zdrowego trybu życia,
• sposobów radzenia sobie z emocjami
• unikania używek.

g ) Zorganizowanie tzw. Strefy dziecka, w której Wykonawca będzie prowadził zabawy i atrakcje dla dzieci.
Poniższe atrakcje są obligatoryjne.
Zamawiający wymaga następującego harmonogramu: ( materiały i sprzęty wykorzystywane przy zabawach i atrakcjach zapewnia w cenie zamówienia Wykonawca):
1. baloniarze kształtujący balony dla dzieci – przez cały czas trwania festynu
2. malowanie dziecięcych twarzy - (3 godzinne tury podczas trwania festynu)
3. 1 stanowisko do robienia waty cukrowej (darmowej dla dzieci do 400 sztuk, kolejne sztuki mogą być oferowane za odpłatą) - przez cały czas trwania festynu
4. 1 stanowisko robienia baniek mydlanych - przez cały czas trwania festynu
5. jedna konstrukcja dmuchana dla dzieci (wymagane osoby obsługujące i odpowiedzialne za każdy element) - przez cały czas trwania festynu
6. warsztaty robienia lizaków - 3 godzinne tury podczas trwania festynu
7. warsztaty tworzenia mydła - 3 godzinne tury podczas trwania festynu
8. Stanowisko z napojami (napoje i obsługę zapewnia organizator) – do wyczerpania zapasów
9. Stanowisko z ciastami (ciasta i obsługę zapewnia organizator) – do wyczerpania zapasów
10. zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej (minimum 3 animatorów, przebranych w barwne kostiumy, którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy) – prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci konkursy i zabawy w strefie dziecka: szczudlarze, itp. – 3 razy w trakcie trwania festynu.
h) Wymagana obecność minimum 3 animatorów, przebranych w barwne kostiumy, którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy
9. Zleceniodawca rozważa możliwość Zorganizowania Koncertu muzycznego przez artystę- muzyka od godziny 17:00-18:30, dlatego istnieje konieczność pozostawienia sprzętu muzycznego do godziny 18:30 oraz załączenia szczegółowej specyfikacji sprzętu nagłaśniającego. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość rezygnacji z owej atrakcji.
Uwaga: Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu harmonogram oraz propozycje działań planowanych do zrealizowania podczas festynu w formie opisowej wraz z mapą rozmieszczenia atrakcji i stoisk do 19.08.2018r.. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia zmian wprowadzonych przez Zamawiającego w terminie trzech dni roboczych od dnia otrzymania uwag.
10. Rozmieszczenie poszczególnych stanowisk winno być skonsultowane z Zamawiającym i przez niego zaakceptowane, w załącznikach znajduje się mapka boiska oraz terenu, którym dysponujemy.

11.Termin wykonania zamówienia – organizacji Festynu: 9 września 2018 r.
12. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami:
a) Aleksandra Sobczyk tel. 61/8100 654 lub 883998997
13. Termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: upływa w dniu 30.05.2018 r. o godz. 10:00 17. Pytania do zapytania ofertowego należy składać przez platformę OPEN NEXUS najpóźniej do dnia 30.05.2018r do godz. 10:00.
Kryterium:
Cena 80%,
atrakcje: 20%
Kryterium cena będzie oceniane w następujący sposób:
Cena najniższej oferty x 100
Ilość punktów = -------------------------------------------- x 80 %
Cena badanej oferty

Kryterium atrakcje będzie oceniane w następujący sposób:
Jeżeli Wykonawca zaoferuje jedną atrakcję więcej, a także inną niż wymagane przez Zamawiającego, otrzyma 5 punktów.
Jeżeli Wykonawca zaoferuje dwie atrakcje więcej, a także inną niż wymagane przez Zamawiającego, otrzyma 10 punktów
Jeżeli Wykonawca zaoferuje trzy atrakcje więcej, a także inną niż wymagane przez Zamawiającego, otrzyma 15 punktów


Załączniki:
1) Harmonogram imprezy
2) Lista oferowanych atrakcji
3) Projekt Plakatu
4) Projekt Ulotki
5) Specyfikacja sprzętu muzycznego
6) Szczegółowe rozpisanie kosztów