Bydgoszcz, dnia 18 kwietnia 2018 r.

ZZE-271.21.2018

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapytanie ofertowe dotyczące postępowania ZZE-271.21.2018, którego przedmiotem będzie wybór Wykonawcy na wykonanie prac badawczo-rozwojowych w zakresie wdrożenia optymalnego sposobu agregacji danych finansowych, energetycznych, technicznych oraz ich wizualizacji a także ewaluacja wdrożenia pod kątem potencjalnych oszczędności ze środków projektu międzynarodowego CitiEnGov, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Interreg Europa Środkowa.

Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu postępowania:

1. Dane Zamawiającego:Nazwa oraz adres Zamawiającego:Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

Wydział przeprowadzający postępowanie:Zespół ds. Zarządzania Energią – ZZE, ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz

2. Opis przedmiotu zamówieniaUrząd Miasta Bydgoszczy poszukuje Wykonawcy na wdrożenie systemu do agregacji danych zużycia mediów – ciepło, energia elektryczna, woda, gaz. Z uwzględnieniem danych finansowych, energetycznych, technicznych oraz ich wizualizacji dla Zespołu ds. Zarządzania Energią poprzedzone pracami B+R mającymi na celu identyfikację, optymalizację i automatyzację procesu przekazywania danych.Zamawiający przewiduje realizację zamówienia etapami, gdzie każdy etap zakończony jest odbiorem wykonanych prac przez osobę lub podmiot wskazany przez Zamawiającego.

ETAP I

1) Identyfikacja, inwentaryzacja istniejących systemów pomiarowych, teleinformatycznych, baz danych oraz procesów służących do rozliczeń za media przez dostawców w formie zbiorczego dokumentu przekazanego w formie pisemnej Zamawiającemu, który zostanie uprzednio zaakceptowany przez pracownika merytorycznego Dostawcy. Pod pojęciem Dostawców Zamawiający rozumie dostawców zaopatrujących w media Miasto Bydgoszcz.
2) Opracowanie oraz przedłożenie Zamawiającemu procedur zaakceptowanych przez Dostawców mediów (MWIK, KPEC, ENEA, inne) gwarantującymi ciągłość przekazywania danych przez okres minimum do 31.12.2021 r. w Bazie Zarządzania Energią.
3) Przekazanie Zamawiającemu danych historycznych od 01.01.2016, dla poszczególnych punktów pomiarowych za media pozyskanych od Dostawców w formie elektronicznej w zbiorczym pliku. Dane historyczne muszą mieć możliwość implementacji w Bazie Zarządzania Energią w ETAPIE II.
4) Przedłożenie Zamawiającemu minimum 3-wariantowej propozycji Bazy Zarządzania Energią (BZE) z uwzględnieniem:
- zidentyfikowanych informacji związanych z infrastrukturą sieci Dostawców pkt. 1
- wykonalnością koncepcji na etapie wdrożeniowym
- automatycznej pracy BZE oraz brakiem konieczności obsługi przez pracownika Zamawiającegoo innowacyjności systemu
- aktualnie obowiązujących aktów prawnych
- ZAŁOŻENIA FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU
- ekonomiczności oraz ergonomiczności

ETAP II
         5) Prace nad wdrożeniem optymalnego wariantu Bazy Zarządzania Energią – Wybranego przez Zamawiającego,     zakończone protokołem zdawczo-odbiorczym
         6) Przeprowadzenie jednodniowego szkolenia z pracy Bazy Zarządzania Energią

ZAŁOŻENIA FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU - dostępne w załączniku

3.Planowany termin przekazania przedmiotu zamówienia:
ETAP I                     -                      II kwartał 2018 r.
ETAP II                     -                      III kwartał 2018 r.
UWAGA: ETAP II musi zostać zakończony w nieprzekraczalnym terminie 31.12.2018 r.

3a Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z aktualnymi zasadami wiedzy technicznej oraz przepisami regulującymi przedmiotową problematykę.
4Wykonawca zobowiązany będzie do udzielania niezwłocznych odpowiedzi na pytania związane z przedmiotem zamówienia kierowane do Zamawiającego przez strony zaangażowane na etapie wdrożeniowym m. in. merytoryczne Wydziały Urzędu Miasta Bydgoszczy, Dostawców oraz inne istotne strony z punktu widzenia terminowego wdrożenia Systemu.
3b Wykonawca dołoży wszelkich możliwych starań do prawidłowego wdrożenia inwestycji ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb Zamawiającego.
3c Wraz z momentem przekazania przedmiotu zamówienia wraz z dokumentacją technicznej, Zamawiający – bez konieczności uiszczenia dodatkowego wynagrodzenia – nabywa autorskie prawo majątkowe do wszystkich utworów, w tym tzw. „dzieł technicznych” i innych opracowań, które mogą stanowić utwór w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994r. O prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j.: Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.), a stworzonych przez Wykonawcę i podległe mu osoby w ramach wykonywania zobowiązań określonych umową zawartą z wykonawcą. Nabywane przez zamawiającego prawa autorskie obejmują wszystkie znane w chwili przekazania dokumentacji pola eksploatacji, a w pierwszej kolejności uprawnienie do wykorzystania dokumentacji do realizacji zadań własnych, na potrzeby której ją zamówiono. Prawa nabywane w ten sposób przez zamawiającego obejmują także prawo do zwielokrotnienia dokumentacji dowolną techniką, dla potrzeb związanych z realizacją robót lub dla potrzeb dokumentacyjnych, a także prawo do opracowywania projektu w tym jego przetwarzania i wykonywania na jego podstawie utworów zależnych, wprowadzenie do obrotu, utrwalania i zwielokrotniania dostępnymi technikami, udostępnienia oraz przeniesienia prawa własności egzemplarzy, na których dokumentację utrwalono.3dZamawiający przewiduje udzielenie pełnomocnictwa Wykonawcy w uzasadnionych okolicznościach.
4. Opracowanie przedmiotu zamówienia musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Kryteria oceny ofert - dostępne w załączniku
5.1. Dopuszczone do oceny są wyłącznie oferty, które spełniają wymogi formalne i spełniły kryterium dostępu. Ocena ofert będzie sumą kryterium cenowego oraz kryteriów pozacenowych.
5.2. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów – 100 pkt.
6. Warunki płatnościFaktura VAT, termin płatności 30 dni, warunkiem wystawienia faktury jest przedłożenie protokołu zdawczo-odbiorczego danego za dany etap
7. Termin i miejsce złożenia oferty
7.1. Ofertę należy złożyć przez platformę OpenNexus, w terminie przedstawionym na stronie OpenNexus
7.2. Do oceny dopuszcza się ofertę która została złożona przez platformę OpenNexus wraz z:- załączeniem uzupełnionego formularza ofertowego opatorznego pieczątką oraz podpisanego przez osobę reprezentującą firmę wraz z uzupełnionym - załączeniem stosownych referencji, zaświadczeń lub innych dokumentów, które zostały wymienione w zapytaniu ofertowym i są niezbędne do weryfikacji kryteriów pozacenowych.
7.3. Informacja o wyłonieniu najkorzystniejszej oferty po zatwierdzeniu zostanie przekazana oferentom.
7.4. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę obejmującą cały zakres zapytania ofertowego.
7.5. Wszelkie pytania do postępowania należy wysyłać poprzez platformę zakupową OpenNexus, jednak nie później niż 3 dni kalendarzowe od zakończenia postępowania.
7.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
7.7. Niezwłocznie po wybraniu Wykonawcy zostanie z nim podpisana umowa obejmująca zakres tożsamy z warunkami zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe wraz z ofertą Wykonawcy będzie stanowiła integralną część umowy.
7.8 W przypadku, gdy wybrany Wykonawca uchyli się od popisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej oferty.
8. Osoba do kontaktu ze strony Zamawiającego:Tomasz Bońdos – Koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią, Urząd Miasta Bydgoszczy zze@um.bydgoszcz.pl

Formularz ofertowy - Załącznik 1, znajduje się w załączonym pliku