Postępowanie ID: 1297945 : 3.A05 Wybór dostawcy usług kurierskich dla sklepu internetowego Bricomarche

ZAPYTANIE OFERTOWE

wybór dostawcy usług kurierskich dla sklepu internetowego Bricomarche

Swadzim 21.04.2026

1.     Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą w Polsce siecią sklepów działającą w formule franczyzowej zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w kategorii supermarketów spożywczych, pod szyldem Intermarche oraz kategorii „dom i ogród”, działających pod szyldem Bricomarche.

Grupa Muszkieterów na terenie Polski posiada łącznie 418 sklepów, trzy centra logistyczne w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, 6 składów budowlanych, jak również 74 stacje paliw funkcjonujących przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, koordynujących i wspierających działalność spółek prawa handlowego prowadzących działalność gospodarczą w postaci supermarketów Intermarche oraz Bricomarche. https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2.     Zamawiający

Zamawiający: „ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

„ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu (dalej: Zamawiający) jest spółką zarządzającą rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche.

Zamawiający bierze udział w postępowaniu ofertowym jako pośrednik w negocjacjach jednolitych warunków zakupowych dla spółek prawa handlowego, prowadzących działalność gospodarczą w formie supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów 'dom i ogród' pod szyldem Bricomarche (dalej: spółki sklepowe) lub spółek centralnych.

Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego i „ITM Polska”. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego i ITM Polska. Zamawiający i ITM Polska posiadają prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3.     Cel postępowania

Celem postępowania jest wybór partnera lub partnerów świadczących usługi transportowe, przy jednoczesnym spełnieniu wymagań operacyjnych i technologicznych Grupy Muszkieterów, w szczególności sieci Bricomarché oraz Centrali – MGI Polska Sp. z o.o., którzy zapewnią:

• konkurencyjne ceny usług transportowych,

• wysoką jakość obsługi operacyjnej, dostosowaną do specyfiki sprzedaży e‑commerce oraz modelu funkcjonowania sieci sklepów,

• możliwość integracji systemów informatycznych przewoźnika z planowaną nową platformą e‑commerce Zamawiającego,

• przejrzyste i uproszczone zasady rozliczeń,

• sprawną i efektywną obsługę posprzedażową dla klientów końcowych, sklepów oraz Centrali.

Zamawiający informuje, że rozpoczęcie współpracy operacyjnej z wybranym partnerem lub partnerami planowane jest od roku 2027, tj. równolegle z uruchomieniem nowej platformy e‑commerce. Jednocześnie, z uwagi na złożoność procesu analizy ofert, wyboru optymalnych rozwiązań logistycznych oraz konieczność odpowiednio wczesnego przygotowania integracji systemowych, postępowanie prowadzone jest już na obecnym etapie.

Warunkiem rozpoczęcia współpracy będzie zawarcie umowy o zachowaniu poufności (NDA) z podmiotem lub podmiotami wybranymi w wyniku postępowania. Podpisanie umowy o zachowaniu poufności będzie również wymagane przed przekazaniem bardziej szczegółowych informacji oraz udzieleniem odpowiedzi na pytania wykraczające poza zakres ogólnych informacji zawartych w niniejszym postępowaniu.

4.     Informacje dotyczące przedmiotu zapytania ofertowego

1.     Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wybór dostawcy lub dostawców usług kurierskich dla sklepu internetowego Bricomarché, obsługiwanego przez spółkę MGI Polska Sp. z o.o.

Zakres usług objętych postępowaniem obejmuje w szczególności:

• realizację dostaw zamówień internetowych do klientów końcowych,

• transport przesyłek pomiędzy Centralą w Swadzimiu a klientami końcowymi,

• transport przesyłek pomiędzy Centralą w Swadzimiu a sklepami sieci Bricomarché,

• obsługę przesyłek nadawanych bezpośrednio z poszczególnych sklepów sieci Bricomarché.

Postępowanie obejmuje zarówno obsługę logistyczną realizowaną na rzecz Centrali (MGI Polska Sp. z o.o.), jak i obsługę dedykowaną sklepom sieci Bricomarché, w tym sklepom nowo otwieranym w trakcie trwania przyszłej współpracy.

2.     Zamawiający zastrzega, że wolumeny przesyłek mają charakter orientacyjny i nie stanowią zobowiązania, jednak zostaną udostępnione Oferentom w Załączniku nr 1 w celu ułatwienia przygotowania oferty cenowej

5.     Wymagania wobec zakresu oferty

1.     Oferta powinna być zatytułowana „Wybór dostawcy usług kurierskich dla sklepu internetowego Bricomarche”;

2.     Zamawiającego interesują:

·        oferty kierowane do Centrali (MGI Polska Sp. z o.o.),

·        oferty dedykowane sklepom sieci Bricomarché.

3.   Każdy nowo otwarty sklep, który przystąpi do współpracy w trakcie jej trwania, musi zostać objęty identycznymi warunkami współpracy, zarówno cenowymi, jak i operacyjnymi.

4.     Zamawiający dopuszcza:

·        oferty obejmujące kompleksową obsługę logistyczno kurierską,

·        oferty firm specjalizujących się wyłącznie w obsłudze  przesyłek wielkogabarytowych,

·        opcjonalnie – oferty firm świadczących usługi wyłącznie w zakresie przesyłek drobnicowych do 30 kg.

Brak kompleksowości oferty nie stanowi podstawy do jej odrzucenia, o ile oferowany zakres usług spełnia wymagania Zamawiającego opisane w niniejszym dokumencie.

5.     Odpowiedzialność za przesyłkę

Oferent zobowiązuje się do ponoszenia odpowiedzialności za przesyłki realizowane w ramach umowy co najmniej w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa:

·        dla przesyłek krajowych – zgodnie z przepisami prawa krajowego,

·        dla przewozów realizowanych na podstawie Konwencji CMR – zgodnie z zasadami odpowiedzialności przewidzianymi w Konwencji CMR.

Oferent zobowiązuje się do jednoznacznego wskazania w ofercie zasad odpowiedzialności, limitów odszkodowań oraz procedury zgłaszania i rozliczania szkód.

6.     Możliwość doubezpieczenia przesyłek
Oferent zapewni możliwość doubezpieczenia przesyłek ponad standardowy zakres odpowiedzialności, na warunkach określonych w ofercie, w szczególności:

·        wskazanie maksymalnej możliwej wartości ubezpieczenia przesyłki,

·        koszt doubezpieczenia (np. procent wartości przesyłki lub stała opłata),

·        sposób deklarowania wartości przesyłki i uruchamiania doubezpieczenia w procesie nadania.

7.     Oferent przygotuje ofertę w oparciu o wytyczne przedstawione w niniejszym zapytaniu ofertowym, zgodnie z najlepszą wiedzą, obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami rynkowymi. Oferent zobowiązany jest zapewnić:

·        możliwość integracji systemowej,

·        realizację usług logistycznych,

·        zachowanie wymaganych standardów jakościowych i operacyjnych.

8.   Informacje związane z postępowaniem Oferent zobowiązany jest przekazać za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus, uzupełniając wskazane pola oraz obligatoryjnie przygotowując ZAŁĄCZNIK NR 1 – SPECYFIKACJA USŁUG_ TABELA OFERTOWA w formacie MS Excel.

9.     Wszystkie pola tabel ofertowych muszą zostać wypełnione wymaganymi wartościami. Nie dopuszcza się:

·        odsyłania do innych części oferty,

·        odsyłania do dodatkowych załączników.

Oferty, których dokumenty zostaną dostarczone w formatach innych niż wskazane, nie będą rozpatrywane.

4.     Oferta powinna zawierać aktualny cennik usług podstawowych i dodatkowych.

5.     Oferta powinna zawierać dokumentację techniczną dotyczącą integracji systemów informatycznych.

6.     Oferent zobowiązany jest załączyć przykładowy raport przesyłek.

7.     Oferent zobowiązany jest przedstawić referencje od klientów o porównywalnej skali i charakterystyce świadczonych usług.

8.     Warunki płatności: preferowany termin płatności wynosi 30 dni od daty realizacji usługi bez zastrzeżeń, liczony od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.

9.     Termin ważności oferty musi wynosić minimum 90 dni od daty akceptacji ostatecznej oferty przez Zamawiającego.

10. Wymagania wobec zakresu prac

Oferent zapewni:

1.     Obsługę przesyłek kurierskich obejmującą jeden lub kilka z poniższych zakresów:

·        przesyłki paczkowe do 30 kg,

·        przesyłki o wadze powyżej 30 kg,

·        przesyłki o objętości do 0,2 m³,

·        palety standardowe i półpalety,

·        przesyłki niestandardowe (w tym wielkogabarytowe).

·        Zamawiający dopuszcza składanie ofert obejmujących wyłącznie wybrane kategorie przesyłek (np. tylko przesyłki wielkogabarytowe lub wyłącznie przesyłki paczkowe do 30 kg).

2.     Integrację systemu kurierskiego z systemem e‑commerce MGI Polska Sp. z o.o. – w formie integracji dedykowanej lub innego rozwiązania technicznego umożliwiającego automatyczną wymianę danych operacyjnych (m.in. nadania, śledzenie przesyłek, statusy).Obsługę wszystkich punktów odbioru (sklepów i centrali) w ramach jednej umowy z MGI.

3.     Obsługę logistyczną wszystkich punktów nadania i odbioru objętych współpracą, tj. Centrali w Swadzimiu oraz sklepów sieci Bricomarché, w ramach jednej umowy zawartej z MGI Polska Sp. z o.o..

4.     Możliwość samodzielnego zgłaszania, rozpatrywania oraz rozliczania reklamacji przez poszczególne punkty nadania (sklepy oraz Centralę), z zachowaniem jednolitych zasad i standardów obsługi.

5.     Rozliczenia zbiorcze w formie jednej miesięcznej faktury wystawianej na MGI Polska Sp. z o.o., obejmującej:

·        szczegółowy raport zrealizowanych przesyłek,

·        możliwość generowania raportów ad hoc (np. według sklepów, rodzaju przesyłek, okresu).

6.     Obsługa zwrotów – wymóg obligatoryjny (must have)

Zamawiający wymaga zapewnienia przez Oferenta kompleksowej obsługi zwrotów przesyłek w okresie obowiązywania umowy. Obsługa zwrotów stanowi element obowiązkowy oferty i podlega wycenie zgodnie z zasadami określonymi przez Oferenta.

W ramach powyższego Oferent zobowiązany jest przedstawić propozycję obejmującą w szczególności:

a) obsługę zwrotów przesyłek:

• do Centrali (MGI Polska Sp. z o.o.),

• do wskazanych sklepów sieci Bricomarché,

b) zasady rozliczeń zwrotów, w tym:

• sposób naliczania opłat (np. opłata jednostkowa, procent wartości przesyłki lub inny model rozliczeń),

• zasady rozliczania przesyłek nieodebranych lub odmówionych przez klienta końcowego,

c) obsługę statusów dotyczących zwrotów w systemie, w szczególności:

• nadanie statusu zwrotu,

• śledzenie przesyłki zwrotnej,

• potwierdzenie doręczenia zwrotu do punktu docelowego,

• dostępność statusów w systemie online lub poprzez integrację systemową.

Brak ujęcia obsługi zwrotów w ofercie lub brak spełnienia powyższych wymagań będzie skutkował odrzuceniem oferty jako niezgodnej z warunkami postępowania.

7.     Wysoką terminowość i jakość świadczonych usług, w szczególności realizację dostaw na kolejny dzień roboczy (D+1) dla przesyłek objętych taką usługą, zgodnie z ustalonymi wskaźnikami SLA. Wskaźnik SLA nie może być liczony wyłącznie jako pierwsza próba doręczenia ani zawierać przesyłek przekierowanych do OOH bez zgody odbiorcy. W okresach szczytowych (XI–XII) dopuszcza się spadek SLA – prośba o wskazanie o jaki maksymalny poziom p.p.?

8.     Dedykowaną obsługę klienta biznesowego, obejmującą co najmniej:

·        dedykowaną infolinię lub punkt kontaktowy,

·        obsługę mailową,

9.      Sprawny, przejrzysty i intuicyjny proces reklamacyjny, zapewniający jasne zasady, czytelne statusy spraw oraz terminowe rozpatrywanie zgłoszeń.

11. Wymagania dotyczące Oferenta

1.     Oferent oświadcza, że posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia oraz powinien dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i wykonawczym zapewniając dostępność sprzętu w dniu rozpoczęcia montażu;

2.     Oferent zapewni wszelkie niezbędne środki techniczne w celu realizacji usług objętych postępowaniem ofertowym;

3.     Oferent zobowiązuje się do dostarczenia usług oraz zapewni opiekę serwisową umożliwiającą świadczenie usług na terenie całego kraju.

4.     Oferent zobowiązany jest posiadać ważne i opłacone ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody, które mogą zaistnieć przy lub w związku z realizacją zamówienia. W celu potwierdzenia spełnienia wymagania Oferent zobowiązany jest do przedłożenia wraz z ofertą potwierdzonej kopii dokumentu polisy;

12. Warunki udziału w postępowaniu

1.   Wiążącą wersją językową oferty oraz wszelkiej dokumentacji w toku postępowania jest język polski. W przypadku tłumaczenia dokumentów na inny język lub prowadzenia negocjacji w języku innym niż polski, decydujące znaczenie ma zawsze wersja polska.

2.   Docelowa umowa będzie sporządzona w języku polskim i podlegać będzie prawu polskiemu. W przypadku przygotowania wersji dwujęzycznej, rozstrzygające znaczenie dla interpretacji postanowień będzie miała polska wersja językowa. Strony poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

3.     Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione. W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę z reprezentacji ujawnionej w KRS, prosimy o dołączenie wymaganego pełnomocnictwa. Ofertę należy wysłać w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus.

4.     Wykonawca oświadcza, że posiada możliwości finansowe i ekonomiczne, wiedzę, doświadczenie, uprawnienia oraz zasoby (techniczne, osobowe) niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.

5.     Obligatoryjne załączniki do oferty (maksymalny termin wysyłki: (13.05.2025):

b.     Kwestionariusz w załączniku nr 1

c.     Aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON,

d.     Polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej oraz oświadczenie zgodne z punktem 5.1. zapytania.

13. Warunki współpracy

1.     Czas trwania umowy:

Umowa zostanie zawarta na czas nieokreślony.

2.     Wypowiedzenie umowy

a) Po stronie Oferenta (Partnera):

·        przez pierwsze 12 miesięcy obowiązywania umowy Partner nie będzie uprawniony do jej wypowiedzenia,

·        po upływie pierwszego roku okres wypowiedzenia wynosi 6 miesięcy, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

b) Po stronie Zamawiającego (MGI Polska Sp. z o.o.):

·        od początku obowiązywania umowy Zamawiający ma prawo do jej wypowiedzenia z 6‑miesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego,

·        Zamawiający zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku niedotrzymania ustalonych wskaźników terminowości dostaw (SLA) przez trzy kolejne miesiące.

3.     Kary umowne:

Kary umowne określane będą jako procent wartości usług objętych reklamacją lub niewykonanych w danym okresie rozliczeniowym, w szczególności za:

a) nienależyte wykonanie usług,

b) opóźnienia w dostawie,

c) zagubienie lub uszkodzenie przesyłek,

d) brak realizacji usług zgodnie z ustalonymi parametrami SLA.

Szczegółowe wartości kar oraz sposób ich naliczania zostaną określone w umowie.

4.     Szkolenia:

Oferent zobowiązuje się do przeprowadzenia szkoleń z obsługi systemu oraz procesów operacyjnych dla osób wskazanych przez Zamawiającego, w terminie uzgodnionym przez Strony, przed uruchomieniem usług produkcyjnych.

14. Zastrzeżenia

1)     Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2)     Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych.

3)     Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert. W szczególności niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i n. KC.

4)     Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) obciążają wyłącznie Oferenta.

5)     Odpowiedź oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 68(2) Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli.

6)     ITM Polska zastrzega, że Oferent może być poproszony o podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA) na dalszych etapach postępowania.

7)     ITM Polska zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

8)     ITM Polska zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Wykonawcy usług objętych niniejszym zapytaniem.

9)     Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki ITM Polska w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa.

10)  Przedstawiona oferta musi zawierać wszystkie elementy wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, nadawać się do przyjęcia bez konieczności składania kontroferty. Do przyjęcia oferty nie mają zastosowania ogólne przepisy prawa dotyczące milczącego przyjęcia oferty, co oznacza konieczność potwierdzenia Zamawiającego w formie co najmniej dokumentowej.

15. Kryteria oceny ofert

Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów:

Kryterium

Waga

Definicja

Skala oceny

Cena usług podstawowych

40%

Łączny koszt realizacji typowych przesyłek (zgodnie z załącznikiem nr 1)

Najniższa cena = 5 pkt;

pozostałe proporcjonalnie: (cena min / cena badana) × 5 pkt

Czas realizacji dostaw (SLA)

25%

Procent przesyłek doręczonych następnego dnia roboczego (D+1).

≥93% - 5 pkt

90–92% - 3 pkt

87–89% - 1 pkt

<87% - 0 pkt

Możliwości i forma integracji systemowej

15%

Poziom i sposób integracji systemu IT Oferenta z systemem

e-commerce MGI.

Pełna integracja API + automatyzacja raportów + środowisko testowe - 5 pkt;

Integracja API/EDI częściowa - 3 pkt;

Integracja tylko przez pliki CSV/XML - 2 pkt;

Brak integracji – 0 pkt

Jakość systemu reklamacyjnego i obsługi posprzedażowej

10%

Szybkość i skuteczność obsługi reklamacji oraz dostępność kanałów komunikacji.

Reakcja ≤24h, rozpatrzenie ≤7 dni, ≥3 kanały (tel., e-mail, online) – 5 pkt;

Reakcja ≤48h, rozpatrzenie ≤14 dni, ≥2 kanały – 3 pkt;

Reakcja >48h lub rozpatrzenie >14 dni, 1 kanał – 0 pkt

Warunki płatności i fakturowania

10%

Termin płatności i forma rozliczeń.

≥30 dni, 1 faktura zbiorcza + raport – 5 pkt;

21–29 dni, faktura zbiorcza – 3 pkt;

<21 dni lub brak faktury zbiorczej – 0 pkt

16. Terminy związane z postępowaniem

Lp.

Zdarzenie

Data

1.

Ostateczny termin składania ofert

(Oferty dostarczone po wskazanym powyżej terminie nie będą rozpatrywane)

13.05.2026

2.

Ostateczny termin składania przez Oferentów zapytań do zapytania ofertowego

27.04.2026 do godz. 12:00

3.

Ostateczny termin udzielania odpowiedzi na zapytania Oferentów dotyczące zapytania ofertowego

30.04.2026 do godz. 15:00

4.

Terminy pierwszych spotkań z Oferentami po złożeniu ofert

20-22.05.2026

4.

Termin ostatecznej oceny ofert

Maj/czerwiec 2026

17. Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1)     Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2)     W przypadku pytań:

a)    merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b)    związanych z obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3)     Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

4)     Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy przez Zamawiającego.

18. Załączniki

Załącznik nr 1- specyfikacja usług – tabela ofertowa