Postępowanie ID: 1262947 : Dostawa, zaprojektowanie i wdrożenie Microsoft Business Central (ERP) w Polskim Holdingu Hotelowym sp. z o.o. wraz ze świadczeniem serwisu utrzymaniowego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE

dostawa, zaprojektowanie i wdrożenie Microsoft Business Central (ERP).

I. ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa

NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Przedmiotem Zamówienia jest dostawa, zaprojektowanie i wdrożenie Microsoft Business
Central (ERP) w Polskim Holdingu Hotelowym sp. z o.o. wraz ze świadczeniem serwisu
utrzymaniowego, dalej System ERP.

2.       Zamawiający oczekuje dostarczenia i wdrożenia Microsoft Business Central (ERP)  w zakresie finansów i księgowości, który będzie można rozbudowywać o dodatkowe moduły tak aby docelowo stał się on elementem kompleksowego rozwiązania ERP.

3. Przedmiot Zamówienia obejmuje w szczególności:

          1)      Wykonanie przez Wykonawcę wdrożenia Microsoft Business Central (ERP) w wersji SaaS.
Przez System ERP rozumie się oprogramowanie wspierające procesy biznesowe obszaru Finansów i Księgowości wyspecyfikowane w zapytaniu ofertowym; 

          2)      Opracowanie koncepcji biznesowej i projektu technicznego zgodnie z wymaganiami
opisanymi w Zapytaniu ofertowym; 

          3)      Udzielenie niezbędnych licencji dla Microsoft Business Central (ERP) w subskrypcji
rocznej zgodnie ze specyfikacją w punkcie Dane ilościowe dotyczące uczestników ERP;

         4)      Przeprowadzenie testów akceptacyjnych wdrożonego rozwiązania ERP;

         5)      Przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych; 

W ramach procesów finansowo-Księgowych realizowanych w organizacji Zamawiającego 

występuje 36 użytkowników, w tym:

1) Użytkownicy Końcowi Systemu ERP, rozumiani jako osoby obsługujące procesy 

finansowo-księgowe – 18 użytkowników; 

2) Użytkownicy modułu Kasa, rozumiani jako wszyscy pracownicy rejestrujący operacje kasowe – 16 użytkowników;

3) Administratorzy biznesowi – 2 użytkowników.

5. Szczegółowy zakres zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia i inne istotne postanowienia umowne.

III. TERMIN REALIZACJI

1. Planowany termin podpisania umowy – po przeprowadzonym postępowaniu.

IV. KRYTERIA OCENY

1. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

1. Cena obejmująca dostawę, zaprojektowanie i wdrożenie Microsoft Business 

Central (ERP) w Polskim Holdingu Hotelowym sp. z o.o. wraz ze świadczeniem serwisu 

utrzymaniowego i licencje na okres 24 miesięcy (55 pkt)

2. Suma ubezpieczeniowa Wykonawcy 

Poniżej 2 mln zł (0 pkt)

2mln zł i powyżej (5 pkt)

3. Termin wdrożenia 

od Etapu 0 – do Etapu 4 - w okresie powyżej 4 miesięcy – do 5 miesięcy (0 pkt)

od Etapu 0 – do Etapu 4 - w okresie od 3 miesięcy – do 4 miesięcy (15 pkt)

4. Moduł konsolidacja 

Zamawiający proces konsolidacji danych sprawozdania finansowego i korekt konsolidacyjnych w grupie PHH obsługuje w systemie ERP:

• Oferent, potwierdza wdrożenie modułu konsolidacji w co najmniej 3 innych grupach kapitałowych (15 pkt)

• Oferent, nie potwierdza wdrożenie modułu konsolidacji w 3 innych grupach kapitałowych (0 pkt)

Na potwierdzenie Oferent przedstawi Załącznik 6 Wykaz zrealizowanych prac.

5. Wykonawca potwierdza, że jest partnerem Microsoft w programie Microsoft AI Cloud Partner Program, posiadając co najmniej następujące kompetencje:

• Solutions Partner for Business Applications, i

• Solutions Partner for Digital & App Innovation (Azure) (5 pkt.) 

Na potwierdzenie Oferent przedstawi Certyfikaty Solutions Partner for Business Applications i Solutions Partner for Digital & App Innovation (Azure). W przypadku braku certyfikatów otrzyma  0 pkt.

i posiada co najmniej jednego pracownika, który posiada uprawnienia i będzie uczestniczył w procesie wdrożenia w PHH Microsoft Certified Trainer (MCT) w ramach MCT Program. (5 pkt.). Na potwierdzenie Oferent przedstawi Certyfikat. W przypadku braku certyfikatu otrzyma  0 pkt.

V. TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Składanie ofert nastąpi do dnia 27 lutego 2026 r. do godz. 23:59:00 za pośrednictwem Platformy zakupowej Zamawiającego.

2. Otwarcie ofert nie jest jawne.

VI. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

1. O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

3) Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia;

4) Spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

2. Odrzuceniu podlega oferta, która:

1) Będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego - Załącznik nr 2 – Formularz oferty;

2) Nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym;

3) Zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty;

4) Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

5) Zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody;

6) Została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu;

7) Została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu;

8) Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

3. W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

VII. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

1. Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumentów lub przesłanie skanu podpisanych podpisem tradycyjnych dokumentów, w tym: 

1) Załącznika nr 2 - Formularz oferty w formie pliku pdf;

2) Pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);

3) Dokument potwierdzający, ze wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem. 

4) Projekt umowy na dostawę, zaprojektowanie i wdrożenie Microsoft Business Central (ERP).

VIII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

1. Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2. Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej Zamawiającego - Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

3. Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2.

5. Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłać skan dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

6. Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

7. Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 5 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

8. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej Zamawiającego Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

9. Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową Zamawiającego Open NEXUS poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej Zamawiającego.

10. Wykonawca przedstawi projekt umowy o współpracy w zakresie dostawy, zaprojektowania i wdrożenie Microsoft Business Central (ERP) wraz z załącznikami.

11. Wykonawca zawrze w projekcie umowy wymagane przez zamawiającego Opis Przedmiotu Zamówienia i inne istotne postanowienia umowne.

IX. UWAGI DODATKOWE

1. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny, zmienić treść zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. 

2. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

3. Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

1) Negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone;

2) Negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt 1) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę);

3) O terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji;

4) Negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych;

5) Oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu;

6) Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

5. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

6. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

8. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9. Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść Opis Przedmiotu Zamówienia i inne istotne postanowienia umowne, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania (Załącznik nr 1). Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez Zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

10. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

11. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

12. W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

13. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Wykonawców o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

14. Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi Zamawiającego i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

15. Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością Zamawiającego. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody Zamawiającego.

16. Pytania i odpowiedzi dot. Zapytania przekazane telefonicznie lub ustnie będą nieskuteczne, tj. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi, a udzielone odpowiedzi nie są wiążące.

X. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia i inne istotne postanowienia umowne.

Załącznik nr 2 – Formularz oferty.

Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna.

Załącznik nr 4 – Kodeks Postępowania Dostawców.

Załącznik nr 5 – Wykaz zrealizowanych prac.