ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie ZARZĄDZENIA NR 398/2017 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 14 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim w Elblągu.


RZP.271.24.2018.AG
Przeglądy i konserwacja urządzeń klimatyzacyjnych znajdujących się w serwerowniach obsługujących sieć szerokopasmową


I. ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1


II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia są przeglądy i konserwacja urządzeń klimatyzacyjnych znajdujących się w serwerowniach obsługujących sieć szerokopasmową.
Szczegółową listę urządzeń objętych zamówieniem zawiera Załącznik nr 1 do wzoru umowy stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

2. Zakres zamówienia.
Zakres czynności wykonywanych w ramach konserwacji obejmuje:
a) sprawdzenie szczelności metodami pośrednimi w szczególności poprzez:
- ocenę stanu technicznego i szczelności instalacji i urządzeń,
- pomiar temperatury nawiewu z chłodnicy/parownika w trybie chłodzenia,
- dokonanie pomiarów ciśnienia w instalacji,
b) sprawdzenie i udrożnienie odpływu skroplin,
c) gruntowne czyszczenie parownika na obudowie jak i na zewnątrz, odgrzybianie i dezynfekcja,
d) gruntowne czyszczenie skraplacza z zanieczyszczeń pochodzenia roślinnego, zwierzęcego i wszystkich zanieczyszczeń pyłowych zarówno na obudowie jak i w środku oraz przedmuchanie (powietrzem pod ciśnieniem) chłodnicy skraplacza,
e) sprawdzenie stanu zespołu wentylatorowego oraz jego gruntowne czyszczenie,
f) sprawdzenie i pomiar instalacji elektrycznej (napięcie, skuteczność zerowania) oraz sprawdzenie połączeń elektrycznych,
g) pomiar temperatury w pomieszczeniu:
- przy szafie z zainstalowanym sprzętem Miejskiej Sieci Szerokopasmowej,
- na wylocie powietrza modułu wewnętrznego klimatyzacji,
h) sprawdzenie i uzupełnienie izolacji termicznej instalacji, wewnętrznej i zewnętrznej,
i) sprawdzenie mocowań mechanicznych i połączeń wewnętrznych,
j) sprawdzenie połączeń śrubowych i amortyzatorów,
k) sprawdzenie pracy automatyki pomiarowej (sprawdzenie błędów urządzenia).

3. Wyniki pomiarów w zakresie czynności wykonywanych w ramach konserwacji oraz zauważone błędy urządzenia muszą być zapisywane w protokole konserwacji przez Wykonawcę.

4. Usługi konserwacyjne wykraczające poza ustalone ramy będą świadczone wyłącznie po uzgodnieniu i złożeniu przez Zamawiającego bezpośredniego zapotrzebowania za osobnym wynagrodzeniem ustalonym przed przystąpieniem do wykonywania prac.

5. W czasie wykonywania konserwacji urządzeń objętych zamówieniem, Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzania przeglądów mających na celu wykrywanie i usuwanie na bieżąco wszelkich nieprawidłowości i uszkodzeń występujących w procesie użytkowania tego sprzętu oraz zapobieganie powstawaniu awarii. O wszystkich stwierdzonych nieprawidłowościach i uszkodzeniach należy informować Zamawiającego.

6. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonywania przeglądów konserwacyjnych urządzeń stanowiących przedmiot zamówienia 2 razy w roku w terminach: od 1 kwietnia do 31 maja oraz od 1 września do 31 października.

7. Terminy wykonania przeglądów muszą być wcześniej ustalone mailowo z Zamawiającym.

8. Zamawiający wymaga udzielenia 12 miesięcy gwarancji na wykonane naprawy. Gwarancja dotyczy usługi naprawy wraz z wymienionymi elementami i podzespołami.

Szczegółowe warunki realizacji zamówienia i wymagania Zamawiającego określone są we wzorze umowy stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.


III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Termin wykonania zamówienia – od daty udzielenia zamówienia do 31 grudnia 2019 r.


IV. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Wykonawca musi podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia, stawkę i kwotę VAT oraz podać cenę bez VAT:
1) jednego przeglądu i konserwacji, o którym mowa w par. 6 ust. 1. wzoru umowy,
2) jednej roboczogodziny, o której mowa w par. 6 ust. 5. wzoru umowy.
Cena bez VAT dla pozycji 2) zaproponowana przez Wykonawcę w FORMULARZU CENOWYM stanowiącym ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO będzie jednym z kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty.
2. Cenę (brutto) oferty należy obliczyć wypełniając Załącznik nr 1 do umowy, której wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
3. Cena (brutto) oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
4. Cena oferty musi być wyrażona cyfrowo w złotych (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Cena nie podlega waloryzacji.


V. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ZAPYTANIU OFERTOWYM.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższymi kryteriami o następującym znaczeniu:
1) cena (brutto) - 60 %
2) cena bez VAT jednej roboczogodziny, o której mowa w par. 6 ust. 5 wzoru umowy - 40%
3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętych kryteriach oceny ofert:
X1 x 60% + X2 x 40%
gdzie:
X1 - liczba punktów przyznawana w kryterium cena (brutto)
X2 - liczba punktów przyznawana w kryterium cena bez VAT jednej roboczogodziny, o której mowa
w par. 6 ust. 5 wzoru umowy


(1) Sposób obliczenia X1:
- Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 10 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X1 = cena (brutto) najniższa x 10 pkt / cena (brutto) badanej oferty


(2) Sposób obliczenia X2:
- Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę bez VAT jednej roboczogodziny, o której mowa w par. 6 ust. 5 wzoru umowy otrzyma 10 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X2 = cena bez VAT najniższa x 10 pkt / cena bez VAT w badanej ofercie


VI. TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty należy składać do dnia 09 kwietnia 2018 r. do godziny 09:30

2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3. Składana oferta musi zawierać:
- wypełniony FORMULARZ CENOWY, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO,
- wypełniony Załącznik nr 1 do umowy (nazwa pliku: 24 ZAL.NR 2-zal. nr 1 do wz. um.-urzadz. w serwer), której wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.


VII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI

Aleksandra Goszczyńska – Referat Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon 55 239-31-28, e-mail: rzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.


VIII. WZÓR UMOWY LUB ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ALBO OGÓLNE WARUNKI UMOWY OKREŚLAJĄCE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, KTÓRE PO DOKONANIU WYBORU WYKONAWCY NIE PODLEGAJĄ ZMIANOM

Zamawiający przekazuje wzór umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.


IX. INFORMACJE DODATKOWE

1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.


X. ZAŁĄCZNIKI

1. ZAŁĄCZNIK NR 1 - FORMULARZ CENOWY
2. ZAŁĄCZNIK NR 2 - wzór umowy oraz Załącznik nr 1 do umowy