Postępowanie ID: 1254168 : 1.A01 / I ETAP Stacje paliw Intermarche (GRUPA MUSZKIETERÓW) - serwis techniczny stacji paliw

ZAPYTANIE OFERTOWE

Kompleksowa obsługa i serwis techniczny stacji paliw Intermarche

Postępowanie nr 1.A01 / I etap

Swadzim 02.02.2026

1.    Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą w Polsce siecią sklepów działającą w formule franczyzowej zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w kategorii supermarketów spożywczych, pod szyldem Intermarche oraz kategorii „dom i ogród”, działających pod szyldem Bricomarche.

Grupa Muszkieterów na terenie Polski posiada łącznie 410 sklepów, cztery centra logistyczne w Swadzimiu, Nowym Modlinie, Dąbrowie Górniczej oraz Sosnowcu, 6 składów budowlanych, jak również 74 stacji paliw funkcjonujących przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, koordynujących i wspierających działalność spółek prawa handlowego prowadzących działalność gospodarczą w postaci supermarketów Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2.  Zamawiający

Zamawiający: „ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

„ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu (dalej: Zamawiający) jest spółką zarządzającą rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche.

Zamawiający bierze udział w postępowaniu ofertowym jako pośrednik w negocjacjach jednolitych warunków zakupowych dla spółek prawa handlowego, prowadzących działalność gospodarczą w formie supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów 'dom i ogród' pod szyldem Bricomarche (dalej: spółki sklepowe) lub spółek centralnych.

W niniejszym zapytaniu ITM POLSKA reprezentuje interesy spółki SCA PETROLE POLSKA  sp. z o.o., należących do Grupy Muszkieterów.

Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego i „ITM Polska”. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego i ITM Polska. Zamawiający i ITM Polska posiadają prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3.  Cel postępowania

Celem postępowania jest wybór jednego lub kilku dostawców do świadczenia kompleksowego serwisu technicznego stacji paliw INTERMARCHE, zlokalizowanych przy sklepach Grupy Muszkieterów, realizowanego w wariancie ogólnopolskim lub regionalnym, przy założeniu nawiązania długofalowej współpracy.

4.  Informacje dotyczące przedmiotu zapytania ofertowego

Przedmiot niniejszego zapytania ofertowego jest w pełni opisany w Załącznik nr 2  - Specyfikacja.

5.  Wymagania wobec zakresu oferty i współpracy

a)  Tytuł oferty
Oferta powinna być zatytułowana:

Zapytanie ofertowe - kompleksowa obsługa i serwis techniczny stacji paliw Intermarche.

b)   Zakres i sposób przygotowania oferty

Oferent przygotowuje ofertę w oparciu o wytyczne określone w niniejszym dokumencie, z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz

najlepszą wiedzą techniczną i zawodową. Oferent zobowiązany jest zapewnić:

·       obsługę serwisową,

·       spełnienie wymaganych standardów jakościowych.

c)    Forma i sposób złożenia oferty

Oferent składa ofertę za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus, uzupełniając wszystkie wymagane pola oraz obligatoryjnie przygotowując Załącznik nr 3 – „CENNIK CZEŚCI ZAMIENNYCH DLA SIECI STACJI  INTERMARCHE 2026” w formacie MS Excel.

Obligatoryjnie do zadeklarowania przez Oferenta gdzie może świadczyć usługę serwisu technicznego:

·         na terenie całej Polski (dla 74 szt. obecnych stacje paliw + nowo otwierane),

·         na określonych obszarach.

w załączniku: „Załącznik nr 5 – Intermarche lista stacji dane_dla_serwisu_2026” do wskazania TAK lub NIE w wierszach LP od 1 do 74  w kolumnach S „Deklaracja objęcia serwisem wariant I współpracy” oraz U „Deklaracja objęcia serwisem wariant II współpracy” w formacie MS Excel.

d)   Wymogi formalne dotyczące zawartości oferty

Wszystkie pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami. Niedopuszczalne jest odwoływanie się do innych części oferty lub jej załączników w miejsce bezpośredniego  

uzupełnienia tabel.
Oferty złożone w formatach elektronicznych innych niż wymagane nie będą rozpatrywane.

e)    Zakres merytoryczny oferty

Oferent zobowiązany jest przedstawić w szczególności:

·       Propozycje wzorów: raporty / protokołu z wykonanych usług (zbiorczy miesięczny).

·       Referencje od klientów, dla których realizowano projekty o porównywalnej skali i charakterystyce,

f)     Dodatkowe wymagania wobec oferty

Oferta powinna zawierać również:

·       warunki gwarancji,

g)  Warunki płatności
Termin płatności wynosi minimum 30 dni (preferowany 45 dni) od dnia prawidłowego wykonania usługi (dostarczenia, odbioru, montażu), liczony od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, pod warunkiem braku zastrzeżeń co do jakości i kompletności wykonania świadczenia.

h)    Termin związania ofertą

Oferent jest związany złożoną ofertą przez okres nie krótszy niż 90 dni od daty akceptacji ostatecznej wersji oferty przez Zamawiającego.

6.  Wymagania dotyczące Oferenta

a) Oferent oświadcza, iż posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, organizacyjnym i wykonawczym, gwarantującym dostępność wymaganych zasobów w tym wykwalifikowaną i doświadczoną kadrą w dniu rozpoczęcia świadczenia usług na terenie całej Polski lub wskazanym obszarze, niezbędną do należytego wykonania usług objętych niniejszym postępowaniem ofertowym. Oferent winien wykazać, że w ciągu ostatnich 2 lat przed terminem składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonywał należycie usługi będące zakresem zapytania – serwis techniczny stacji paliw.

b) Oferent zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą techniczną, zasadami dobrej praktyki zawodowej oraz obowiązującymi normami i przepisami prawa.

c)  Oferent zapewni świadczenie usług serwisowych i wsparcia technicznego w sposób ciągły, terminowy oraz z zachowaniem wysokich standardów jakości, gwarantujących nieprzerwane funkcjonowanie rozwiązania objętego zamówieniem.

d) W szczególności Oferent zobowiązany jest do:

·       utrzymywania dostępności personelu serwisowego w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym,

·       zapewnienia reakcji na zgłoszenia serwisowe wg. Załącznik nr 2  - Specyfikacja,

·       niezwłocznego podejmowania działań naprawczych w przypadku awarii wg. Załącznik nr 2  - Specyfikacja,

·       udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego stacji paliw w zakresie jego prawidłowej eksploatacji.

e)    Oferent zobowiązany jest do posiadania ważnego i opłaconego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC), obejmującego szkody rzeczowe i osobowe, które mogą powstać w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy.

Ubezpieczenie to powinno obejmować również szkody wyrządzone osobom trzecim w wyniku działania lub zaniechania Oferenta.

Na potwierdzenie spełnienia powyższego wymogu Oferent zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię aktualnej polisy ubezpieczeniowej.

7.  Warunki udziału w postępowaniu

a)   Wiążącą wersją językową oferty oraz wszelkiej dokumentacji w toku postępowania jest język polski. W przypadku tłumaczenia dokumentów na inny język lub prowadzenia negocjacji w języku innym niż polski, decydujące znaczenie ma zawsze wersja polska. Docelowa umowa będzie sporządzona w języku polskim i podlegać będzie prawu polskiemu. W przypadku przygotowania wersji dwujęzycznej, rozstrzygające znaczenie dla interpretacji postanowień będzie miała wersja polska. Strony poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych miejscowo dla siedziby danego Zamawiającego

b)   Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta.
W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę ujawnioną w rejestrze przedsiębiorców (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie do działania w imieniu Oferenta.
Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus.

c)  Wykonawca oświadcza, że posiada i utrzymuje niezbędne zasoby oraz potencjał organizacyjny, techniczny i finansowy, zapewniające należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, w szczególności:

·       odpowiednie zdolności finansowe i ekonomiczne,

·       potwierdzoną wiedzę oraz doświadczenie w realizacji analogicznych projektów,

·       wymagane uprawnienia, licencje lub certyfikaty,

·       zasoby techniczne, kadrowe i organizacyjne umożliwiające prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji powyższych oświadczeń na każdym etapie postępowania lub realizacji umowy.

d)   Do oferty należy obowiązkowo dołączyć następujące dokumenty:

·       wypełniony Kwestionariusz Oferenta (Załącznik nr 1 – kwestionariusz dostawcy),

·       aktualne dokumenty rejestrowe: odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, NIP, REGON,

·       kopię aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy,

·       oświadczenia wymagane w pkt 5 niniejszego zapytania ofertowego

e)    Oferent będzie zobowiązany do podpisania i przesłania Zamawiającemu Umowy o zachowaniu poufności. Wzór Umowy o zachowanie poufności zostanie  dostarczony przez Zamawiającego na dalszym etapie postępowania.

8.  Zakres wykluczenia oraz odrzucenia oferty

Z udziału w postępowaniu wykluczony zostanie Oferent, a złożona przez niego oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

a)   została złożona po upływie wyznaczonego terminu składania ofert,

b)   nie spełnia wymagań formalnych określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym,

c)    nie spełnia kryteriów formalnych lub handlowych wskazanych w formularzu ofertowym,

d)   Oferent, pomimo wezwania do złożenia wyjaśnień, dokumentów, uzupełnień lub poprawienia oczywistych omyłek, nie usunął braków w wyznaczonym terminie,

e)    Oferent nie spełnia wymagań określonych w pkt 10 niniejszego Zapytania,

f)     Oferent złożył nieprawdziwe informacje lub zataił dane mające wpływ na przebieg i wynik postępowania,

g)   wobec Oferenta otwarto postępowanie upadłościowe, restrukturyzacyjne lub znajduje się on w stanie likwidacji,

h)    Oferent nie posiada aktualnej polisy ubezpieczenia OC wymaganej w pkt 6 niniejszego Zapytania.

9.  Warunki współpracy

a)  Umowa zostanie zawarta na czas określony (minimum 1 rok) lub na czas nieokreślony, w zależności od przyjętego przez strony modelu współpracy.

b)  Okres wypowiedzenia wynosi:

·       dla Dostawcy - 3 (trzy) miesiące przy czym będzie uprawniony do złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy nie wcześniej niż 9 miesięcy od wejście w życie umowy pod groźba kary umownej,

·       dla Zamawiającego - 3 (trzy) miesiące,

·       ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

c)  W umowie zostaną przewidziane kary umowne, określane w procentach od wartości usług miesięcznych lub rocznych, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie stanowi podstawę naliczenia kary.

Kary te będą przysługiwać Zamawiającemu w szczególności w przypadku:

·       opóźnienia w podjęcia naprawy wg. Załącznika nr 2 specyfikacja.

·       przekroczenia terminu naprawy wg. Załącznika nr 2 specyfikacja.

·       innych przypadków niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych określonych w umowie np. przedwczesnego rozwiązania umowy.

d)  Umowa ramowa zawarta z centralą (SCA PETROLE POLSKA  sp. z o.o.). Stacje paliw będą przystępować na własną odpowiedzialność na podstawie odrębnych zgłoszeń, każdorazowo potwierdzonych przez Dostawcę.

10. Zastrzeżenia

a)   Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego traktowania Oferentów.

b)   Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1215, z późn. zm.).

c)    Złożenie oferty oznacza akceptację wszystkich warunków zapytania ofertowego i jego załączników bez zastrzeżeń.

d)   Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i następnych Kodeksu cywilnego i nie tworzy podstawy do jakichkolwiek roszczeń wobec Zamawiającego lub spółek Grupy Muszkieterów w Polsce.

e)    Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi wyłącznie Oferent; Zamawiający nie zwraca tych kosztów w żadnym wypadku.

f)     Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA) na dalszym etapie postępowania. Wszystkie informacje udostępnione w ramach postępowania mają charakter poufny i stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

g)   Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania ofertowego, zmiany jego warunków lub unieważnienia postępowania w dowolnym czasie, bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferenta.

h)    Złożenie oferty lub jej akceptacja nie tworzy zobowiązań Zamawiającego wobec Oferenta do zawarcia umowy handlowej. Umowa może zostać zawarta wyłącznie w formie pisemnej. Przeprowadzenie negocjacji lub wymiana korespondencji nie stanowi zawarcia umowy ani przyjęcia oferty.

i)     Oferta musi zawierać wszystkie wymagane elementy i być kompletna; brak uzupełnienia nie daje Oferentowi żadnych roszczeń wobec Zamawiającego. Milczące przyjęcie oferty nie ma zastosowania; potwierdzenie Zamawiającego wymaga formy dokumentowej.

j)     Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Administratorem danych osobowych jest ITM Polska Sp. z o.o.

k)    W ramach postępowania Oferent nie ma prawa do wniesienia protestu ani odwołania.

11.  Kryteria oceny ofert

Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów jakościowych i ekonomicznych.
Ocena będzie dokonywana w sposób zapewniający porównywalność ofert oraz zgodność z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego:

Kryterium

Waga [%]

Cel / Opis szczegółowy

Sposób oceny (skala 0–10 pkt)

Całkowita wartość proponowanego rozwiązania

60

W zalezności od wariantu oferty obejmuje: łączny koszt serwisu technicznego stacji paliw (naprawy bieżące, przeglądy coroczne, legalizacje odmierzaczy), cennik części zamiennych, usługi dodtakowe typu rewizja i zawzorcowanie.  Ocena dokonywana na podstawie zestawienia kosztów przedstawionych w ofercie, w ujęciu netto.

10 pkt – oferta z najniższą ceną.
Pozostałe: (cena najniższa / cena badana) × 10 pkt.

Warunki SLA
(czas reakcji, naprawy i kanały komunikacji)

25

Parametry jakościowe dotyczące czasu reakcji oraz czasu usunięcia awari wg. Załącznik nr 2  - Specyfikacja (z czasami napraw).

10 pkt – za każdy spełniony warunek dla każdego z 10 paramerów
Pozostałe: (parametr wymagany / parametr badany ) × 10 pkt
Badanych jest 10 warunków.

Referencje i doświadczenie

10

Zweryfikowane doświadczenie Oferenta w realizacji podobnych projektów, potwierdzone referencjami lub listami zadowolonych klientów.

10 pkt –   ≥3 pozytywne referencje z wdrożeń o podobnej skali.
5 pkt –   1–2 referencje.
0 pkt –   brak referencji lub negatywne opinie.

Warunki płatności

5

Oceniany jest termin płatności. Termin płatności wynosi minimum 30 dni (preferowany 45 dni) od dnia prawidłowego wykonania usługi (dostarczenia, odbioru, montażu), liczony od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, pod warunkiem braku zastrzeżeń co do jakości i kompletności wykonania świadczenia

10 pkt – oferta z najdłuższym terminem płatności
Pozostałe: ( termin badany / termin najdłuższy) × 10 pkt.

12. Terminy związane z postępowaniem

Lp.

Zdarzenie

Data

1.

Ostateczny termin składania ofert

(Oferty dostarczone po wskazanym powyżej terminie nie będą rozpatrywane)

10.02.2026 godz. 09:00

2.

Ostateczny termin składania przez Oferentów zapytań do zapytania ofertowego

05.02.2026 godz. 16:00

3.

Ostateczny termin udzielania odpowiedzi na zapytania Oferentów dotyczące zapytania ofertowego

09.02.2026 r.

4.

Termin ostatecznej oceny ofert

6-7 tydzień 2026 r.

13. Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1)    Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2)    W przypadku pytań:

a)   merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b)   związanych z obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3)    Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

4)    Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy przez Zamawiającego.

14. Załączniki

Załącznik nr 1 – Kwestionariusz dostawcy,

Załącznik nr 2  - Specyfikacja,

Załącznik nr 3 - CENNIK CZEŚCI ZAMIENNYCH DLA SIECI STACJI  INTERMARCHE 2026,

Załącznik nr 4 – Intermarche - zbiorniki_2026,

Załącznik nr 5 – Intermarche lista stacji dane_dla_serwisu_2026,