Postępowanie ID: 1252890 : ROO.1330.1.2026 Zapytanie ofertowe na obsługę informatyczną placówek oświatowych i opiekuńczo - wychowawczych na terenie Gminy Szubin w okresie od 04.02.2026 r. do 31.12.2026 r.

Zapytanie ofertowe na obsługę informatyczną placówek oświatowych i opiekuńczo - wychowawczych na terenie Gminy Szubin w okresie od 04.02.2026 r. do 31.12.2026 r.

I. Zamawiający:

Gmina Szubin

ul. Kcyńska 12

89-200 Szubin

tel. 52 391 07 00

strona internetowa: http://www.bip.szubin.pl

e-mail: um@szubin.pl

Godziny pracy Urzędu:

Poniedziałek: 7:30 – 15:30

Wtorek: 7:30 – 17:30

Środa: 7:30 – 15:30

Czwartek: 7:30 – 15:30

Piątek: 7:30 – 15:30

 II.  Przedmiot zapytania ofertowego:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest obsługa informatyczna jednostek oświatowych i opiekuńczo-wychowawczych na terenie Gminy Szubin w okresie od 04.02.2026 r. do 31.12.2026 r.

Zamówienie obsługi informatycznej z zakresu wsparcia informatyczno-technicznego dla następujących placówek oświatowych i opiekuńczo-wychowawczej z gminy Szubin:

1)         Szkoła Podstawowa nr 1 im. Króla Władysława Jagiełły w Szubinie,

2)         Szkoła Podstawowa nr 2 im. Władysława Broniewskiego w Szubinie,

3)         Szkoła Podstawowa im. Powstańców Wielkopolskich w Rynarzewie,

4)         Szkoła Podstawowa im. Polskich Olimpijczyków w Turze,

5)         Szkoła Podstawowa im. Andrzeja Grubby w Kołaczkowie,

6)         Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Kowalewie,

7)         Szkoła Podstawowa im. Ziemi Pałuckiej w Królikowie,

8)         Samorządowe Przedszkole nr 2 w Szubinie,

9)         Samorządowe Przedszkole nr 3 im. Wandy Chotomskiej w Szubinie,

10)     Żłobek „Kubuś Puchatek” w Szubinie.

Zakres wsparcia IT obejmuje:

-      audyt informatyczny,

-      administrowanie sieci i serwerów,

-      tworzenie polityki infrastruktury komputerowej,

-      regularne przeglądy systemów komputerowych,

-      aktualizuję oprogramowania,

-      usuwanie awarii oraz naprawę sprzętu komputerowego (laptop, zestaw komputerowy),

-      tworzenie polityki kopii zapasowych,

-      odzyskiwanie i archiwizację danych na serwerach,

-      doradztwo informatyczne,

-      sprawowanie opieki nad siecią komputerową w zakresie jej monitorowania,

-      unowocześnianie, zwiększanie przepustowości i regularnie aktualizowanie oprogramowania na urządzeniach sieciowych,

-      instalowanie programów antywirusowych i zapór sieciowych,

-      konfigurowanie sprzętu pod kątem potrzeb użytkownika,

-      analizowanie sieci komputerowych w celu zmniejszania ryzyka wystąpienia awarii w przyszłości.

III.   Wymagania stawiane wykonawcy:

1.       Wykonawca zobowiązuje się do terminowego wykonywania przedmiotu zamówienia.

2.       Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach wynikłych w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia.

3.       W przypadku wystąpienia awarii Wykonawca zobowiązuje się podjąć czynności mające na celu jej usunięcie w terminie:

1)      12 godzin od chwili zgłoszenia - w przypadku wystąpienia awarii krytycznej (awaria, która uniemożliwia prowadzenie podstawowej działalności Zamawiającego), 

2)      36 godzin od chwili zgłoszenia - w przypadku wystąpienia awarii, która utrudnia prowadzenie działalności przez Zamawiającego, jednak nie uniemożliwia wykonywania podstawowej działalności,

3)      60 godzin od chwili zgłoszenia – w pozostałych przypadkach.

4.       Wystąpienie jakiekolwiek awarii Zamawiający będzie zgłaszał Wykonawcy za pośrednictwem telefonu lub maila (podane zostaną w umowie).

5.       Przed podjęciem działań Wykonawca zobowiązuje się do powiadomienia Zamawiającego o możliwości utraty jakichkolwiek danych.

6.       Jeżeli w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy wystąpi potrzeba nabycia dodatkowego sprzętu lub oprogramowania, Wykonawca zobowiązuje się przedstawić Zamawiającemu zestawienie zawierające najkorzystniejsze rozwiązania wraz z ceną. Wszystkie koszty związane z zakupem sprzętu lub oprogramowania obciążają w pełnej wysokości Zamawiającego.

7. Zamawiający przekaże Wykonawcy serwer DELL R720 o numerze inwentarzowym III-024-4 o wartości 9500,00zł w celu utrzymania niezbędnych aplikacji na potrzeby placówek oświatowych i opiekuńczo-wychowawczych z gminy Szubin wymienionych w pkt. 2.

8.    Wykonawca dokona zwrotu serwera wymienionego w pkt. 6 do siedziby Urzędu Miejskiego w Szubinie w terminie 14 dni od zakończenia umowy.

9.    Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia Przedmiotu Umowy przed kradzieżą lub zniszczeniem. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności z winy Wykonawcy, zobowiązany będzie zwrócić Zamawiającemu kwotę określoną w pkt.6 pomniejszoną o wartość wynikającą z normalnego używania.

IV.       Termin i miejsce składania ofert:

Oferty należy składać do 03.02.2026 r. do godz. 12:00 za pośrednictwem platformy zakupowej.

V.        Kryterium oceny oferty:

Cena – 100%

Sposób obliczenia:

Cena – C

gdzie:

C – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium cena

Cmin – najniższa cena

Cb – cena badanej oferty brutto

Wybrana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

VI.       Istotne postanowienia:

1.    Z Wykonawcą, którego oferta okaże się najkorzystniejsza zostanie zawarta umowa, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

2.    Okresem rozliczeniowym za wykonanie przedmiotu umowy jest jeden miesiąc kalendarzowy, a wysokość wynagrodzenia Wykonawcy w danym miesiącu będzie wynikać ze złożonej oferty oraz podpisanej umowy. Wynagrodzenie Wykonawcy nie obejmuje kosztów, które powstaną podczas usuwania awarii podzespołów. Koszty te obciążają Zamawiającego na podstawie przedłożonej mu przez Wykonawcę faktury VAT.      

3.    Należności za wykonane zgodnie z umową usługi, po ich odbiorze bez zastrzeżeń będą wpłacane przez Zamawiającego na konto bankowe Wykonawcy – o numerze wskazanym w fakturze VAT. Warunki fakturowania poza systemem KSeF:

1)        Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktur VAT bez żądania składania na nich podpisu potwierdzającego odbiór faktury.

2)        Wykonawca może wystawić i przesłać fakturę:

-     tradycyjnie w wersji papierowej, którą należy dostarczyć na poniższy adres:

Urząd Miejski w Szubinie

ul. Kcyńska 12, 89-200 Szubin,

-     elektronicznie w formacie PDF lub innym nieedytowalnym, którą należy dostarczyć
     na adres mailowy: um@szubin.pl

3)         Zmiana adresu e-mail, o którym mowa powyżej lub cofnięcie zgody nie wymaga sporządzenia aneksu, lecz doręczenia Wykonawcy pisemnego oświadczenia.

4)        Podstawą zapłaty wynagrodzenia o którym mowa w § 3 będzie prawidłowo wystawiona faktura VAT:

a)    dane nabywcy:

Gmina Szubin

ul. Kcyńska 12

89-200 Szubin

NIP 5581723233

b)   dane odbiorcy:

Urząd Miejski w Szubinie

ul. Kcyńska 12

89-200 Szubin

4.       Warunki fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

1)      Strony ustalają, że faktury dokumentujące transakcje od 1.02.2026 roku będą wystawiane i przesyłane wyłącznie za pośrednictwem KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2)      Zamawiający zobowiązany jest do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF od dnia 1.02.2026 roku.

3)      W przypadku braku dostępności systemu KSeF, faktury mogą być wystawiane w trybie offline, zgodnie z obowiązującą schemą faktury ustrukturyzowanej, z obowiązkiem przesłania ich do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym oraz przesłania wizualizacji faktury na adres mailowy: um@szubin.pl. Datą otrzymania będzie wówczas data przesłania wiadomości e-mail. Wykonawca może również przekazywać wizualizacje faktur w formie papierowej (np. w razie pojawienia się przejściowych problemów technicznych) i doręczać je na adres siedziby Zamawiającego. Powyższe znajdzie zastosowanie odpowiednio w przypadku awarii całkowitej KseF.

4)      Za datę wystawienia faktury uznaje się datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Krajowym Systemie e-Faktur.

5)      Obie strony zobowiązują się do archiwizacji faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym do przechowywania ich w KSeF przez wymagany okres.

6)      W przypadku błędów w przesyłanych fakturach, strona odpowiedzialna za ich wystawianie zobowiązuje się do ich korekty i ponownego przesłania w KSeF.

7)      Strony Umowy zobowiązują się do dostosowania jej zapisów do ewentualnych zmian w przepisach dotyczących KSeF.

8)      Wykonawca wystawia fakturę w formie ustrukturyzowanej i przesyła ją do KSeF, uwzględniając dwa podmioty powiązane:

a)       w roli  Nabywcy (Podmiot 2)

                   Gmina Szubin

      ul. Kcyńska 12

      89-200 Szubin

      NIP 5581723233

b)      w roli Odbiorcy (Podmiot 3) - jednostka podrzędna JST

Urząd Miejski w Szubinie

ul. Kcyńska 12

89-200 Szubin

NIP 5621004534

5.      Zmiana końcowego terminu realizacji przedmiotu umowy może nastąpić
na wniosek Zamawiającego w przypadku - wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności lub jakichkolwiek trudności po stronie Zamawiającego związanych z przeprowadzeniem postępowania na kolejny okres (od dnia 01.01.2027 r. do dnia 31.12.2027 r.), uniemożliwiających zawarcie umowy z nowym Wykonawcą w terminie do dnia 31.12.2026 r. na okres 1 miesiąca.

VII.           Informacje dodatkowe:

1.    Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

2.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentacji.

3.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do nierozpatrywania niekompletnej oferty.

4.    Osoba do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego: Alina Zdanowska e-mail: alina.zdanowska@szubin.pl oraz Natalia Konieczna e-mail: natalia.konieczna@szubin.pl

Załączniki:

1.       Formularz ofertowy

2.       Projektowane postanowienia umowy