Postępowanie ID: 1243911 : BZ/2025/07/022/PŁ Zakup i dostawa artykułów biurowych dla podmiotów z GK PHH

Warszawa, 08.01.2026 r.

Zapytanie ofertowe

na zakup i dostawę artykułów biurowych dla podmiotów z Grupy Kapitałowej PHH

I.       ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa

NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.1          Przedmiotem zamówienia jest zakup wraz z dostawą artykułów biurowych na potrzeby podmiotów z Grupy Kapitałowej PHH.

2.2          Dokładny wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.

2.3          Zamawiający nie dopuszcza złożenie oferty częściowej.

2.4          Zakres przedmiotowy zamówienia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

III. TERMIN REALIZACJI

1.       Planowany termin rozpoczęcia współpracy – bezpośrednio po zakończonym postepowaniu

2.       Planowany okres trwania umowy – 24 miesięcy

IV. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

4.1          Dopuszczenie wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia.

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

• znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia;

• spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w Załączniku nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia.

4.2       Odrzuceniu podlega oferta, która:

• będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego-Załącznik nr 2 – Formularz oferty;

• nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym;

• zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty;

• zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

• zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody;

• została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu;

• została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu;

• jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

4.3          W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

V. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną dokumentów.

Zamawiający dopuszcza złożenie dokumentów wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo w formie elektronicznych kopii (skanów) dokumentów podpisanych własnoręcznie:

- Załącznik nr 2 - Formularz oferty w formie pliku pdf;

- Załącznik nr 3 - Arkusz cenowy;

- dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 500 000 zł. W przypadku braku polisy w momencie przesłania Oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy; takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę upoważnioną.

- pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

VI. KRYTERIA OCENY OFERT

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

6.1           Cena 70%

6.2           Rabat od cen katalogowych produktów z certyfikatem ekologicznym dla papieru i produktów papierniczych 10%

•               powyżej 15% – 10 pkt

•               od 5% do 15% – 5 pkt

•               poniżej 5% – 0 pkt

6.2           Rabat od cen katalogowych na artykuły BHP w tym wyposażenie apteczek oraz akcesoriów komputerowych 10%

•               powyżej 15% – 10 pkt

•               od 5% do 15% – 5 pkt

•               poniżej 5% – 0 pkt

6.3           Udział produktów z certyfikatem ekologicznym dla papieru i produktów papierniczych w całkowitej ofercie Wykonawcy 10% (np. FSC (Forest Stewardship Council), PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification), EU Ecolabel (Europejskie oznakowanie ekologiczne), Blue Angel (Der Blaue Engel), Recycled Content Certification.)

•               powyżej 30% – 10 pkt

•               od 15% do 30% – 5 pkt

•               poniżej 15% – 0 pkt

VII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

7.1       Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

7.2       Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH - Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w formie elektronicznych kopii (skanów) dokumentów podpisanych własnoręcznie

7.3       Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim

7.4       Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę podstawową wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2.

7.5       Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.6       Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym.

7.7        Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 3 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

7.8       Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

7.9       Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH Open NEXUS poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERTY

8.1 Składanie ofert nastąpi do dnia – 22.01.2026 r. do godz. 15:00 za pośrednictwem Platformy

zakupowej PHH

8.2 Otwarcie ofert nie jest jawne.

IX. UWAGI DODATKOWE

9.1       Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

9.2       Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

a) negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone,

b) negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę),

c) o terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,

d) negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,

e) oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu,

9.3       Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

9.4       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

9.6       Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

9.7       W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

9.8       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

9.9       Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9.10    Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

9.11    Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

9.12    Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

9.14    W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

9.13    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

9.14    Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

9.15    Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

X. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2 – Formularz oferty

Załącznik nr 3 – Arkusz cenowy

Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna

Załącznik nr 5 – Wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym

Załącznik nr 6 – Wzór umowy

Załącznik nr 7 – Kodeks Postępowania Dostawców