ZAPYTANIE OFERTOWE



Postępowanie prowadzone na podstawie ZARZĄDZENIA NR 398/2017 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 14 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

RZP.271.18.2018.AD
Dzierżawa i pełna obsługa serwisowa kserokopiarek.

I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1


II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem i zakresem zamówienia jest dzierżawa i pełna obsługa serwisowa 12 urządzeń kopiujących.
Wykaz pomieszczeń, w których zostaną zlokalizowane urządzenia:
a) Powielarnia w budynku Urzędu Miejskiego w Elblągu, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg – 2 urządzenia,
b) Departament Skarbnika Miasta Referacie Podatków i Opłat – parter pok. 118 Urzędu Miejskiego w Elblągu, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg,
c) Departament Spraw Obywatelskich – USC, ul. Łączności 2, 82-300 Elbląg,
d) Ratusz Staromiejski, ul. Stary Rynek 25, 82-300 Elbląg,
e) Departament Spraw Obywatelskich Referat Obsługi Kierowców, Plac dworcowy 4, 82-300 Elbląg,
f) Departament Spraw Obywatelskich Referat Ewidencji i Dowodów Osobistych, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg,
g) Referat Organizacji i Kadr Urzędu Miejskiego w Elblągu, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg,
h) Departament Kontroli i Monitoringu Urzędu Miejskiego w Elblągu, ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg,
i) Departament Zarząd Dróg, ul. Czerwonego Krzyża 2, 82-300 Elbląg
j) Referat Zdrowia i Spraw Społecznych, ul. Kosynierów Gdyńskich 42, 82-300 Elbląg,
k) Departament Świadczeń Rodzinnych, ul. Jaśminowa 11, 82-300 Elbląg,

Szczegółowy zakres zamówienia ujęty jest we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
2. Pełna obsługa serwisowa oferowanych urządzeń obejmuje wszystkie czynności mające na celu utrzymanie urządzeń w całkowitej sprawności i gotowości do bieżącej pracy i zawiera wszystkie koszty serwisu, w tym koszty napraw wraz z częściami zamiennymi, koszty wymaganych przez producenta przeglądów okresowych wraz z kosztami wymienianych części zamiennych, pakietów naprawczych i innych zużywanych elementów oraz koszty dojazdu pracowników serwisu.
Zamawiający zobowiązany będzie jedynie do zaopatrzenia urządzeń w papier.
3. Każda wizyta uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy powinna być odnotowana w dokumentach kopiarki będących w posiadaniu Zamawiającego i Wykonawcy. Zamawiający ma prawo żądania dokonania wpisu po każdej uzasadnionej wizycie Wykonawcy.
4. Wykonawca zobowiązany będzie do nieodpłatnego przeszkolenia pracowników Zamawiającego
w zakresie obsługi urządzeń.

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
rozpoczęcie wykonywania usług – od 03.04.2018 r.

zakończenie wykonywania usług – do 31.03.2020 r.

IV. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Cenę (brutto) oferty należy obliczyć wypełniając WYCENĘ, której wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
2. Wykonawca musi podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia, stawkę i kwotę VAT oraz podać cenę bez VAT kserokopii 1 szt. A4.
Cena bez VAT kserokopii 1 szt. A4 musi obejmować koszty pełnej obsługi serwisowej, o której mowa w pkt II. ppkt 2. ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
3. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.
4. Cena oferty powinna być wyrażona w złotych (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Podana w WYCENIE ilość kserokopii jest wartością szacunkową i służy jedynie porównaniu ofert.

V. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w zapytaniu ofertowym.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert: XC x 100%
Sposób obliczenia XC:

XC = cena (brutto) najniższa x 10 pkt : cena (brutto) badanej oferty

VI. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać do dnia 20 marca 2018 r. do godziny 09:30
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Składana oferta musi zawierać wypełnioną WYCENĘ, której wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 1.

VII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI
Agnieszka Dudzik – Referat Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 406, telefon 55 239 31 74, e-mail: rzp@umelblag.pl
Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.


VIII. WZÓR UMOWY LUB ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ALBO OGÓLNE WARUNKI UMOWY OKREŚLAJĄCE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, KTÓRE PO DOKONANIU WYBORU WYKONAWCY NIE PODLEGAJĄ ZMIANOM
Zamawiający przekazuje wzór umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.


IX. INFORMACJE DODATKOWE
1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

X. ZAŁĄCZNIKI
1. ZAŁĄCZNIK NR 1 – WYCENA
2. ZAŁĄCZNIK NR 2 – wzór Umowy + SPECYFIKACJA urządzeń w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Urzędu