Postępowanie ID: 1213124 : HBHW/2025/09/012/S Transport gości na trasie hotel-lotnisko-hotel pojazdem osobowym typu bus.

Szanowni Państwo,

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE

Transport gości na trasie hotel-lotnisko-hotel pojazdem osobowym typu bus.

I. ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa

NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Zakres ogólny zamówienia:

1)      Przedmiotem zapytania ofertowego jest zapewnienie świadczenia usług przewozu pojazdem osobowym typu Bus przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego na trasie:

Hampton by Hilton Warsaw Airport ul. Komitetu Obrony Robotników 39 F, 02-148Warszawa – wejście główne do Lotnisko Okęcie- postój pod Renaissance Warsaw Airport Hotel ul. Żwirki i Wigury 1 H, 00-906 Warszawa;

2)      Wykonawca w swojej ofercie przedstawi cenę netto w zł, obejmującą wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia

2.       Szczegółowy zakres zamówienia znajduje się w Opisie Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 1).

III. TERMIN REALIZACJI

1.       Planowany termin podpisania umowy – po przeprowadzonym postępowaniu.

2.       Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

od 01 stycznia 2026 r. do 01 stycznia 2028 r.

IV. KRYTERIA OCENY

1.         Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

1)      Cena -max 90%

2)      Zapewnienie pojazdu osobowego typu Bus o napędzie alternatywnym ekologicznym  -max 10%

2.         Sposób obliczania punktów:

1)      dla kryterium Cena

Ilość punktów = Cmin/Cwn x 90 pkt

Gdzie:

Cmin – cena netto minimalna spośród zaproponowanych cen ofertowych,

Cwn – cena netto zaproponowana przez Wykonawcę n

2)      dla kryterium Zapewnienie pojazdu osobowego typu Bus o napędzie alternatywnym ekologicznym

a)              nie złoży oświadczenia dotyczącego Zapewnienie pojazdu osobowego typu Bus o napędzie alternatywnym ekologicznym – 0 pkt

b)              złoży oświadczenia dotyczącego Zapewnienie pojazdu osobowego typu Bus o napędzie alternatywnym ekologicznym – 10 pkt

V. TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.       Składanie ofert nastąpi do dnia 20 listopada2025 r. do godz. 23:59:00 za pośrednictwem Platformy zakupowej Zamawiającego.

2.       Otwarcie ofert nie jest jawne.

VI. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

1.       O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1)      Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2)      Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

3)      Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia;

4)      Spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

2.       Odrzuceniu podlega oferta, która:

1)      Będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego - Załącznik nr 2 – Formularz oferty;

2)      Nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym;

3)      Zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty;

4)      Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

5)      Zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody;

6)      Została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu;

7)      Została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu;

8)      Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

3.       W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

VII. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

1.       Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumentów lub przesłanie skanu podpisanych podpisem tradycyjnych dokumentów, w tym:

1)      Załącznika nr 2 - Formularz oferty w formie pliku pdf;

2)      Pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);

3)      Dokument potwierdzający, ze wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 500 000 zł. W przypadku braku polisy w monecie przesłania oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia  Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej n ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy. Takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę uprawnioną.

VIII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

1.         Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2.         Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej Zamawiającego - Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

3.         Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

4.         Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2.

5.         Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłać skan dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

6.         Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

7.         Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 4 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

8.         Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej Zamawiającego Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

9.         Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową Zamawiającego Open NEXUS poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej Zamawiającego.

IX. UWAGI DODATKOWE

1.         Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny, zmienić treść zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert.

2.         W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

3.         Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

1)        Negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone;

2)        Negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt 1) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę);

3)        O terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji;

4)        Negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych;

5)        Oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu;

6)        Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

4.         Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

5.         Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

6.         W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

7.         Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

8.         Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9.         Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania (Załącznik nr 3). Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez Zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

10.      Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

11.      Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

12.      W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

13.      W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Wykonawców o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

14.      Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi Zamawiającego i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

15.      Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością Zamawiającego. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody Zamawiającego.

16.      Pytania i odpowiedzi dot. Zapytania przekazane telefonicznie lub ustnie będą nieskuteczne, tj. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi, a udzielone odpowiedzi nie są wiążące.

X. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia.

Załącznik nr 2 – Formularz oferty.

Załącznik nr 3 – Umowa.

Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna.

Załącznik nr 5 – Kodeks Postępowania Dostawców.