Postępowanie ID: 1204640 : BZ/2025/10/037/S Zapytanie ofertowe na opracowanie Strategii Zrównoważonego Rozwoju dla Grupy PHH

Szanowni Państwo,

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE

Opracowanie Strategii Zrównoważonego Rozwoju dla Grupy PHH.

I. ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa

NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Zakres ogólny zamówienia:

Zamówienie obejmuje opracowanie Strategii Zrównoważonego Rozwoju dla Grupy PHH w tym.:

1)      Przeprowadzenie dialogu z interesariuszami oraz przygotowanie raportu podsumowującego dialog;

2)      Przeprowadzenie analizy podwójnej istotności zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz regulacjami Unii Europejskiej, w szczególności z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2464 z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 537/2014, dyrektywy 2004/109/WE, dyrektywy 2006/43/WE oraz dyrektywy 2013/34/UE w odniesieniu do sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (dalej: dyrektywa „CSRD” - Corporate Sustainability Reporting Directive ), z Europejskimi Standardy Sprawozdawczości Zrównoważonego Rozwoju („ESRS”-European Sustainability Reporting Standards) oraz Taksonomią UE, t. j. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/852 z dnia 18 czerwca 2020 r. w sprawie ustanowienia ram ułatwiających zrównoważone inwestycje;

3)      Opracowanie Strategii Zrównoważonego Rozwoju dla Grupy PHH;

4)      Przygotowanie ramowego planu wdrażania Strategii dla Grupy PHH;

5)      Przeprowadzenie konsultacji powdrożeniowych.

2.       Szczegółowy zakres zamówienia znajduje się w Opisie Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 1).

III. TERMIN REALIZACJI

1.       Planowany termin podpisania umowy – po przeprowadzonym postępowaniu.

2.       Planowany termin realizacji przedmiotu zamówienia:

·       do 30.12.2025 – przygotowanie raportu podsumowującego dialog z interesariuszami;

·       do 16.02.2026 - przygotowanie raportu z przeprowadzenia analizy podwójnej istotności
z opracowanym łańcuchem wartości Grupy PHH i ze wskazaniem luk;

·       do 20.03.2026 – przygotowanie dokumentu Strategii Zrównoważonego Rozwoju dla Grupy PHH na lata 2026 – 2034;

·       do 20.03.2026 – przygotowanie ramowego planu wdrożenia Strategii Zrównoważonego Rozwoju dla Grupy PHH;

·       do 30.09.2026 – przeprowadzenie konsultacji powdrożeniowych.

IV. ETAPY POSTĘPOWANIA 

Etap I: Wymagania dotyczące doświadczenia wykonawcy (portfolio).

1.    W celu oceny potencjału Wykonawcy oraz jego zdolności do realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga przedstawienia oferty w formie prezentacji, zawierającej portfolio z przykładami zrealizowanych i wdrożonych projektów doradczych w zakresie opracowania, wdrażania lub aktualizacji Strategii Zrównoważonego Rozwoju.

2.    Wykonawca zobowiązany jest do:

1)      Przedstawienia minimum 3 procesów doradczych w zakresie Zrównoważonego Rozwoju (ESG) obejmujących m.in. analizę podwójnej istotności, tworzenie planów środowiskowych i społecznych, integracji celów zrównoważonego rozwoju z celami biznesowymi lub innych podobnych dla grup kapitałowych lub dużych przedsiębiorstw w ciągu ostatnich 5 lat, które są zbliżone zakresem i charakterem do przedmiotu niniejszego zamówienia.

2)      Wykazania, że dedykowany zespół w ramach postępowania, posiada minimum 5-letnie doświadczenie oraz kompetencje umożliwiające opracowanie Strategii Zrównoważonego Rozwoju obejmujące zarówno aspekty merytoryczne jak i regulacyjne oraz komunikacyjne w grupach kapitałowych lub w dużych przedsiębiorstwach.

3.         Oczekuje się, że w skład zespołu wejdą eksperci posiadający wiedzę i doświadczenie w zakresie:

1)      Tworzenia i wdrażania strategii w organizacjach;

2)      Wymogów prawnych i regulacyjnych UE oraz krajowych (CSRD, ESRS, Taksonomia UE, dyrektywy środowiskowe, prawa pracy i prawa człowieka);

3)      Oceny ryzyk związanych z Greenwashingiem oraz zasad transparentnej i rzetelnej komunikacji ESG;

4)      Komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, w tym przygotowania materiałów dla interesariuszy.

4.         W portfolio należy wskazać:

1)      Opis minimum 3 procesów doradczych, prowadzonych przez wykonawcę, w zakresie zrównoważonego rozwoju uwzględniając:

·      nazwę klienta (opcjonalnie: z zachowaniem zasad poufności, jeśli wymagane);

·      zakres wykonanych prac;

·      czas realizacji projektu.

2)      Doświadczenie dedykowanego zespołu, w tym profili osób w zespole projektowym.  
W profilach należy uwzględnić: imię, nazwisko, funkcję w projekcie, opis doświadczenia zawodowego i specjalizację;

3)      Referencje wykonawcy oraz oceny współpracy.

5.         Portfolio powinno być przedstawione w formie elektronicznej (np. PDF, prezentacja PowerPoint, link do prezentacji online) i dołączone do oferty.

6.         Cel przedstawienia portfolio: przedstawienie portfolio ma na celu ocenę doświadczenia Wykonawcy/zespołu oraz jego zdolności do realizacji zamówienia zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego.

Etap II Spotkanie z Wykonawcą – prezentacja portfolio i koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia.

1.       W celu pełniejszej oceny zdolności Wykonawcy do należytej realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia spotkania (rozmowy) z 3 wybranymi oferentami, których oferty nie podlegają odrzuceniu.

2.       Spotkanie będzie miało na celu:

1)      przedstawienie przez Wykonawcę portfolio zrealizowanych 3 projektów doradczych, przedstawionych w Etapie I postępowania;

2)      prezentację wstępnej koncepcji lub planu realizacji zamówienia, zgodnej z założeniami określonymi w OPZ;

3)      przedstawienie propozycji zaangażowania zespołu Wykonawcy do realizacji Zamówienia;

4)      możliwość zadania przez Zamawiającego pytań dotyczących przedstawionych materiałów oraz zaproponowanego podejścia do realizacji zamówienia;

5)      informacje organizacyjne.

3.       Spotkanie odbędzie się w formie stacjonarnej w siedzibie Klienta bądź pod innym adresem przez niego wskazanym lub w formie online.

4.       Planowany czas trwania spotkania: do 90 minut.

5.       Dokładny termin i forma spotkania zostaną przekazane Wykonawcom drogą elektroniczną.

6.       Spotkanie ma charakter informacyjno-weryfikacyjny i będzie brane pod uwagę przy ocenie ofert zgodnie z kryteriami opisanymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

V. KRYTERIA OCENY

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

Etap I

·       doświadczenie w realizacji projektów doradczych w obszarze zrównoważonego rozwoju (ocenionych na podstawie portfolio oraz referencji) – 60%;

·       kompetencje zespołu do realizacji projektu (osoby z doświadczeniem przy budowaniu strategii, ocenie luk, analizy podwójnej istotności, doświadczenie regulacyjne i komunikacyjne) – 15%;

·       doświadczenie do realizacji projektu w branży HoReCa oraz nieruchomości – 15%;

·       dostępność - pisemne zobowiązanie do realizacji zadań w terminach wyznaczonych
w postępowaniu – 10%.

Do etapu drugiego zostaną zaproszeni wybrani Wykonawcy.

Etap II

·       cena – 70%;

·       ocena logiki i kompletności procesu – 20%;

·       dopasowanie do odbiorcy - 10%.

Kryterium 70% ceny oblicza się na podstawie sumy cen jednostkowych wszystkich produktów w ofercie. W przypadku więcej niż jednej oferty, suma cen jednostkowych każdej oferty będzie porównywana, a oferta z najniższą sumą cen jednostkowych otrzymuje najwyższą punktację w tej kategorii. 

VI. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

1.       Wymogi techniczne i formalne:

1)      Przeniesienie pełni majątkowych praw autorskich do wszystkich materiałów;

2)      Przekazanie dokumentacji i plików źródłowych.

2.       O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

3)      Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

4)      Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

5)      Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia;

6)      Spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

3.       Odrzuceniu podlega oferta, która:

1)      Będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego - Załącznik nr 2 – Formularz oferty;

2)      Nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym;

3)      Zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty;

4)      Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

5)      Zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody;

6)      Została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu;

7)      Została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu;

8)      Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

4.       W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

VII. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

1.       Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumentów lub przesłanie skanu podpisanych podpisem tradycyjnych dokumentów, w tym:

1)      Załącznika nr 2 - Formularz oferty w formie pliku pdf;

2)      Oferty w formie prezentacji zawierającej opis min. 3 procesów doradczych w zakresie Zrównoważonego Rozwoju, referencji oraz doświadczenia zespołu dedykowanego do realizacji zakresu Zamówienia;

3)      Pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

VIII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

1.       Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2.       Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH - Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

3.       Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

4.       Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2.

5.       Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłać skan dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

6.       Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

7.       Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 3 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

8.       Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

9.       Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH Open NEXUS poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

IX. TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.       Składanie ofert nastąpi do dnia 06.11.2025 r. do godz. 23:59:00 za pośrednictwem Platformy zakupowej PHH.

2.       Otwarcie ofert nie jest jawne.

X. UWAGI DODATKOWE

1.       Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny, zmienić treść zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert.

2.       W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

3.       Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

1)      Negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone;

2)      Negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt 1) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę);

3)      O terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji;

4)      Negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych;

5)      Oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu;

6)      Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

4.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

5.       Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

6.       W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

7.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

8.       Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9.       Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania (Załącznik nr 4). Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez Zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

10.  Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

11.  Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

12.  W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

13.  W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Wykonawców o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

14.  Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

15.  Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

16.  Na wniosek Wykonawcy możliwe jest przekazanie wyciągu ze Strategii Grupy PHH - warunkiem przekazania przedmiotowego dokumentu będzie podpisanie umowy NDA PHH (załącznik nr 6). Zamawiający preferuje podpisanie Umowy NDA w formie elektronicznej opatrując ją kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

XI. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia.

Załącznik nr 2 – Formularz oferty.

Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna.

Załącznik nr 4 – Wzór Umowy.

Załącznik nr 5 – Kodeks Postępowania Dostawców.

Załącznik nr 6 – Wzór umowy NDA PHH.