1. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz

Wydział przeprowadzający postępowanie:
Biuro Zarządzania Gospodarką Odpadami Komunalnymi, ul. Wojska Polskiego 65 – Bydgoszcz


2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie Festynu Ekologicznego pn. „Segregujesz–Zyskujesz”, w dniu 12 maja 2018 r. na Wyspie Młyńskiej w Bydgoszczy.
Czas trwania festynu: godz. 12.00 - 18.00.
Wykonawca powinien dobrać narzędzia gwarantujące skuteczne zrealizowanie postawionych celów festynu.


3. Celem działań w ramach festynu będzie przede wszystkim:
a) zwiększenie świadomości społecznej w zakresie gospodarki odpadami, z uwzględnieniem segregacji odpadów oraz ich odzysku i recyklingu,
b) zwiększenie wiedzy mieszkańców na temat celów i korzyści wynikających z funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi na terenie Miasta Bydgoszczy,
c) kształtowanie świadomości ekologicznej oraz rozwinięcie proekologicznych zachowań wśród mieszkańców.


4. W ramach realizacji Zamówienia przewiduje się następujące grupy docelowe:
a) dzieci i młodzież w wieku przedszkolnym, szkolnym (szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne),
b) pozostali mieszkańcy Miasta (w tym seniorzy).


5. Wykonawca zobowiązany jest do obsługi technicznej i organizacyjnej Festynu w następującym zakresie:
a) zapewnienie osoby animatora przebranego za maskotkę chłopca - wzrost ok. 170-180 cm.
b) zapewnienie osoby animatora przebranego za maskotkę dziewczynkę - wzrost do 170 cm.
c) zapewnienie zadaszonej sceny o wymiarach podestu 8m-10 m, stabilne schody z jednej strony sceny; zamontowanie sceny w dniu 12 maja 2018 roku do godziny 8.00 i złożenie po zakończeniu imprezy nie później niż do godz. 22.00 w tym samym dniu;
d) zapewnienie nagłośnienia poprzez dobór mocy sprzętu odpowiedniego do miejsca imprezy;
e) zapewnienie sprzętu niezbędnego do obsługi muzycznej imprezy – możliwość odtwarzania płyt CD, DVD oraz nośników typu pendrive;
f) zapewnienie oświetlenia scenicznego (wybór sprzętu zgodnego z zapotrzebowaniem festynu);
g) wszystkie urządzenia elektryczne muszą posiadać stosowne atesty;
h) zapewnienie prądu (umowa z dostawcą, koszty przyłączenia, koszt zużycia, koszt odłączenia po zakończeniu festynu, konieczna obecność osoby odpowiedzialnej (w trakcie trwania imprezy);
i) zapewnienie stanowiska dla realizatora nagłośnienia i oświetlenia;
j) zapewnienie pełnej i profesjonalnej obsługi techniczno-akustycznej (min. 2 osoby);
k) zabezpieczenie imprezy pod względem bezpieczeństwa osób i mienia (posiadanie ubezpieczenie OC organizatora imprez);
l) zapewnienie opieki medycznej dla uczestników festynu tj. obecność karetki
i 1 ratownika wraz z niezbędnym sprzętem medycznym;
m) zapewnienie 4 szt. namiotów (wymiary namiotów w przedziale 4-5m x 5-10m); w tym jedną garderobę z lustrami dla występujących;
n) zapewnienie namiotów o wymiarach umożliwiających zadaszenie i osłonięcie wszystkich stanowisk na których organizowane będą warsztaty ekologiczne, quizu na ekranie dotykowym oraz zabawy i warsztaty odbywające się w strefie dziecka (warsztaty robienia mydła, warsztaty robienia lizaków, malowanie dziecięcych twarzy, stanowisko wybijania monet itp.);
o) zapewnienie możliwości bezpłatnego korzystania przez uczestników festynu z toalet publicznych znajdujących się na Wyspie Młyńskiej;
p) dokonanie opłat na rzecz ZAiKS i innych przewidzianych praw z tytułu publicznego odtwarzania utworów muzycznych;
q) uporządkowanie i przywrócenie do stanu faktycznego pierwotnego zajmowanego terenu i jego otoczenia.


6. Przy realizacji zadania Wykonawca powinien uwzględnić następujące kwestie:
a) Na terenie Wyspy Młyńskiej nie można mocować i wbijać w darń żadnych elementów z uwagi na system nawadniania.
b) W przypadku awarii sprzętu w trakcie trwania imprezy, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż wymagane przez Zamawiającego.
c) Projekty wszystkich materiałów promocyjnych tj. spotu radiowego i spotu telewizyjnego, artykułu do gazety, plakatu i ulotki należy dostarczyć Zamawiającemu najpóźniej do dnia 18.04.2018 r. W przypadku uwag Zamawiającego do projektów, Wykonawca zobowiązany jest do nanoszenia zmian, do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego.


7. Wykonawca jest obowiązany do przeprowadzenia akcji promocyjnej festynu poprzez:
a) emisję spotów radiowych w 3 lokalnych rozgłośniach radiowych, emisja w dni pracujące od poniedziałku do piątku, spot 30 sekundowy, łącznie 90 spotów, po 30 spotów w każdej rozgłośni radiowej, w pasmach o godz. 5:00-7:00, 7:00-14:00, 14:00-18:00, termin emisji od 7 do 11 maja 2018 r. do Wykonawcy należy przygotowanie spotu promującego festyn oraz zapłata za emisję;
b) przygotowanie i zlecenie druku 1 artykułu zapraszającego na festyn oraz emisja w 3 gazetach lokalnych – w wersji papierowej i elektronicznej (w tym minimum jedna gazeta o średnim nakładzie jednorazowym w ilości 10 tys. szt.) na początkowych stronach gazety tj. najdalej do 6 strony w dniu 11 maja 2018 r., rozmiar artykułu ½ strony redakcyjnej, do Wykonawcy należy zakup miejsca na reklamę;
c) druk 250 plakatów promujących imprezę i dystrybucja ich do placówek oświatowych z terenu Bydgoszczy w terminie do dnia 27 kwietnia 2018 r, format plakatu A3, papier kreda, pełen kolor, grubość 150 g/m2, mat, Wykonawca przedłoży projekt i układ graficzny Zamawiającemu, zleci przygotowanie do druku, przekaże projekty w formacie wymaganym przez drukarnie i będzie sprawował nadzór nad drukiem;
d) druk 5000 szt. ulotek w formacie A5 – papier kreda, pełen kolor. Wzór identyczny jak plakat promujący imprezę, dostarczenie ulotek do siedziby Zamawiającego do dnia 27 kwietnia 2018 r.;
e) przygotowanie 30 sekundowego spotu promującego festyn i emisja w TVP Bydgoszcz w terminie od 7 do 11 maja 2018 roku, emisja spotu 25 razy – 5 spotów dziennie (2 spoty w czasie „Zbliżeń Głównych” i 2 spoty w czasie „Zbliżeń Wieczornych”).




8. Przeprowadzenie działań edukacyjnych, artystycznych i warsztatów w tym:
a) zorganizowanie koncertu minimum 2 zespołów dla dzieci (czas występu zespołów ok. 45 min. każdy zespół);
b) zapewnienie występów zespołów lokalnych z Bydgoszczy – minimum 3 zespoły (taneczne, wokalne, artystyczne itp.) które będą występować na scenie podczas całego trwania festynu;
c) przygotowanie projektu dyplomu i ich wydruk dla uczestników nieodpłatnie występujących na scenie podczas festynu oraz dla uczestników konkursów, format A4, ilość uzależniona od ilości osób występujących i biorących udział w konkursach;
d) zakup upominków dla dzieci nieodpłatnie występujących na scenie (zespoły) oraz nagród na konkursy (listę proponowanych nagród i upominków należy dołączyć do oferty);
e) zorganizowanie minimum 5 różnych konkursów dla uczestników festynu wraz z nagrodami w tym:
• quizu ekologicznego na ekranie dotykowym (pytania i odpowiedzi będą przygotowane przez Zamawiającego) – przygotowanie aplikacji oraz zapewnienie przez Wykonawcę interaktywnego ekranu dotykowego o przekątnej minimum 42” i parametrach umożliwiających pracę w warunkach światła dziennego;
• konkursu edukacyjnego o segregacji odpadów
• konkursu sportowego,
Wszystkie konkursy winny być organizowane i dostępne dla uczestników przez cały czas trwania festynu.
f) zorganizowanie minimum 5 stanowisk, w których wykonawca, przez cały czas trwania festynu będzie prowadził warsztaty ekologiczne (w tym zdobienie jasnych toreb bawełnianych przez uczestników - zapewnienie materiałów na warsztaty ekologiczne po stronie Wykonawcy);
g) zorganizowanie tzw. Strefy dziecka, w której Wykonawca będzie prowadził zabawy i atrakcje dla dzieci (każda atrakcja przez cały czas trwania festynu, materiały wykorzystywane przy zabawach i atrakcjach zapewnia Wykonawca), w tym:
• baloniarze kształtujący balony dla dzieci,
• malowanie dziecięcych twarzy,
• 1 stanowisko do robienia waty cukrowej (darmowej dla dzieci),
• 1 stanowisko robienia baniek mydlanych,
• dwie konstrukcje dmuchane dla dzieci (wymagane osoby obsługujące i odpowiedzialne za każdy element),
• warsztaty robienia lizaków,
• warsztaty tworzenia mydła,
• stanowisko wybijania pamiątkowych monet (wzór monety winien być uzgodniony z Zamawiającym);
h) zorganizowanie wystawy – minimum 10 elementów (nie zdjęcia tylko realne przedmioty) przedstawiającej możliwości ekologicznego wykorzystania różnego rodzaju odpadów (np. meble z palet, przedmioty użytkowe z odpadów itp. – wystawiane przedmioty dostarcza Wykonawca);
i) zorganizowanie stanowiska zbierania nakrętek – każda osoba, która przyniesie minimum 1 kg nakrętek będzie mogła wziąć udział w losowaniu atrakcyjnej nagrody rzeczowej (nakrętki winny być przekazane na cel charytatywny ustalony przez Zamawiającego), zakup nagrody oraz zgłoszenie formalne zamiaru zorganizowania loterii do naczelnika urzędu celnego należy do Wykonawcy;
j) zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej – prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci (konkursy i zabawy w strefie dziecka: malowanie dziecięcych twarzy, robienie małych/wielkich baniek, szczudlarze, itp.). Wymagana obecność minimum 3 animatorów, przebranych w barwne kostiumy, którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy.
k) ustawienie na Wyspie Młyńskiej na czas trwania festynu minimum 5 drewnianych drogowskazów (lub innych tablic informacyjnych wykonanych z materiałów ekologicznych lub materiałów o których mowa w punkcie 8h.) kierujących uczestników festynu do poszczególnych atrakcji i stanowisk.

9. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca wykona dwa stroje dla dorosłych animatorów: jeden dla chłopca Bydgusia drugi dla dziewczynki Bydgusi – bohaterów bajki Ekologicznej wydanej przez Miasto Bydgoszcz.
a) Strój dla dziewczynki winien pasować na animatora o wzroście do 170.
b) Strój dla chłopca winien pasować na animatora o wzroście 170-180 cm (strój chłopca winien być wykonany na wzór stroju posiadanego już przez Zamawiającego - zdjęcie w załączeniu).
c) Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego projekty obu strojów, a po uzyskaniu akceptacji Wykona oba stroje i dostarczy do siedziby Zamawiającego (ul. Wojska Polskiego 65 w Bydgoszczy) najpóźniej do dnia 27 kwietnia 2018 r.
d) Po zakończeniu festynu stroje być wyczyszczone i w stanie niezniszczonym dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie do 25 maja 2018 r. Stroje przechodzą na własność Zamawiającego.

Uwaga:
Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu harmonogram oraz propozycje działań planowanych do zrealizowania podczas festynu w formie opisowej wraz z mapą rozmieszczenia atrakcji i stoisk do 14 dni przed rozpoczęciem Festynu. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia zmian wprowadzonych przez Zamawiającego w terminie trzech dni roboczych od dnia otrzymania uwag.

10. Podczas planowania rozmieszczenia poszczególnych stanowisk na Wyspie jak też podczas organizacji festynu należy uwzględnić poniższe elementy i stanowiska, za które odpowiada Zamawiający :
a) stanowisko odbioru surowców wtórnych, baterii, sprzętu elektrycznego (kontenery);
b) stanowisko z roślinami;
c) stanowisko wydawania kompostu,
d) stanowisko warsztatów wykonywania mebli z butelek plastikowych,
e) obsługa konferansjerska przez całą imprezę - 2 konferansjerów;
f) nieodpłatne udostępnienie terenu Wyspy Młyńskiej w Bydgoszczy na czas trwania Festynu;
g) stanowisko Nadleśnictwa Żołędowo.

Rozmieszczenie poszczególnych stanowisk winno być skonsultowane z Zamawiającym i przez niego zaakceptowane.

Uwaga:
Zaproponowana przez Wykonawcę cena za organizację festynu winna uwzględniać wszystkie elementy, materiały i działania niezbędne do jego kompleksowej organizacji; w tym min. materiały na warsztaty ekologiczne i konkursy, upominki dla dzieci występujących nieodpłatnie na scenie, organizację zabaw i konkursów (nagrody w konkursach). Cena powinna także uwzględniać wszystkie działania promocyjne w tym zaprojektowanie, wykonanie, wydruk (plakatów i ulotek), publikację (artykułów) w prasie, stworzenie i emisję spotów itp. a także transport materiałów w miejsca, w których będą odbywały się działania informujące i promocyjne.


11. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.


12. Wymagania formalne stawiane Wykonawcy:
Wykonawca wraz z Formularzem ofertowym musi przesłać następujące dokumenty:
a) dokument potwierdzający organizację w okresie 3 lat poprzedzających złożenie oferty co najmniej jednej podobnej imprezy o wartości nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto;
b) koncepcję Festynu ekologicznego pn. „Segregujesz–Zyskujesz”.
c) portfolio działalności Wykonawcy w ciągu ostatnich 5 lat.



13. Kryterium jakim zamawiający będzie kierował się przy wyborze ofert to:

W celu dokonania wyboru Wykonawcy, Komisja przeprowadzi ocenę ofert na podstawie poniższych kryteriów:
a) Kryterium ceny brutto (wskaźnik C) - 50%

cena brutto oferty najtańszej
C = ------------------------------------- x 50
cena brutto oferty ocenianej

Za kryterium ceny będzie można otrzymać maksymalnie 10 punktów.

b) Kryterium oceny koncepcji (wskaźnik J) – 50 %.
Jest to ocena jakościowa i merytoryczna koncepcji Festynu ekologicznego pn. „Segregujesz–Zyskujesz”, która zostanie opisana i przesłana do Zamawiającego wraz z Formularzem Ofertowym. Będzie to wskaźnik J - 50%, za który można otrzymać maksymalnie 10 punktów. Ocena dokonana będzie na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów tj. wstępnej koncepcji obchodów Festynu i scenariusza tematycznego oraz doboru zespołów występujących w trakcie Festynu, konkursów, warsztatów i innych elementów Festynu, które oceni Komisja, składająca się z przedstawicieli Zamawiającego. Komisja w formie debaty oceni merytoryczną zawartość proponowanego scenariusza Festynu ekologicznego, koncepcje, atrakcyjność, propozycje przedstawione przez wykonawcę, kompletność oraz spójność z celami Festynu, opisanymi w punkcie 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia.

Oferty uzyskają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

ilość pkt. oferty ocenianej za jakość i merytorykę
J = --------------------------------------------------------------------------------------- x 50
ilość pkt. oferty, która uzyskała największą ilość pkt. za jakość i merytorykę


c) Całkowita ilość punktów uzyskanych przez Wykonawców wyniesie: C + J.

O wyborze oferty zadecyduje największa liczba uzyskanych punktów.
Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta umowa.


14. Termin wykonania zamówienia – organizacji Festynu:
12 maja 2018 r.


15. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami:
a) Ewa Dyla - tel. 52 58 59 211
b) Anna Engel - tel. 52 58 58 388



16. Termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: upływa w dniu 26.02.2018 r. o godz. 12.00

17. Pytania do zapytania ofertowego należy składać przez platformę OPEN NEXUS najpóźniej do dnia 23.02.2018r. do godz. 09.00.


18. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy przesłać za pośrednictwem platformy OPEN NEXUS.

19. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania bez podania przyczyny.