Postępowanie ID: 1150328 : BZ/2025/06/023/S Najem długoterminowy pojazdów na potrzeby spółki Polski Holding Hotelowy Sp. z o. o. i spółek Grupy Kapitałowej PHH

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Szanowni Państwo,

ZAPYTANIE OFERTOWE

Polski Holding Hotelowy sp. z o.o.

z siedzibą w Warszawie, ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000047774, NIP 5222482605, REGON 016046030, kapitał zakładowy: 1.911.499.700,00 PLN

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r., pn.:

„Najem długoterminowy pojazdów na potrzeby spółki Polski Holding Hotelowy Sp. z o. o. i spółek Grupy Kapitałowej PHH”

I. Nazwa i adres Zamawiającego

POLSKI HOLDING HOTELOWY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul.

Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa, www.phh.pl

Osoba do kontaktu: Przemysław Pierścieniak, email: przemyslaw.pierscieniak@phh.pl

UWAGA! prosimy o kierowanie wszelkich zapytań do Zamawiającego poprzez platformę zakupową poprzez przycisk- "Wyślij wiadomość do zamawiającego", podany wyżej adres mailowy ma tylko charakter kontaktowo- pomocniczy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiadania tylko na zapytania, które wpłynęły do Zamawiającego poprzez platformę zakupową poprzez przycisk- "Wyślij wiadomość do zamawiającego". Złożenie ważnej oferty jest możliwe tylko poprzez platformę zakupową. Wysłanie oferty na ww. kontaktowy adres mailowy będzie skutkować jej odrzuceniem.

II. Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia

Przedmiot zamówienia: Najem długoterminowy pojazdów na potrzeby spółki Polski Holding Hotelowy Sp. z o. o. i spółek Grupy Kapitałowej PHH.

Szczegółowy zakres zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego

III. Termin wykonania zamówienia

01.09.2025 – 9 pojazdów

01.01.2026 – 29 pojazdów

01.07.2026 – 1 pojazd

IV. Opis warunków udziału w postępowaniu

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający następujące warunki:

1)      Wykonawca musi wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat zrealizował co najmniej trzy zamówienia polegające na najmie długoterminowym pojazdów o wartości nie mniejszej niż 3 000 000,00  PLN netto

2)      Wykonawca musi posiadać dostępne dedykowane serwisy w miastach: Warszawa, Gdańsk, Katowice, Poznań ,Szczecin, Olsztyn, Rzeszów, Bielsko Biała, Łódź, Legnica.

3)      Wykonawca przedstawi projekt umowy o współpracy w zakresie najmu długoterminowego wraz z załącznikami.

4)      Wykonawca zawrze w projekcie umowy wymagane przez Zamawiającego istotne postanowienia umowy w zakresie najmu długoterminowego:

-        Brak opłaty wstępnej oraz zabezpieczeń (W ramach zawieranej umowy najmu długoterminowego, Wykonawca nie będzie pobierał od Zamawiającego żadnej opłaty wstępnej ani nie będzie wymagał ustanowienia przez Zamawiającego jakichkolwiek zabezpieczeń wykonania umowy, w tym w szczególności kaucji, weksli, gwarancji bankowych, poręczeń czy zastawów).

-        Brak udziału własnego Zamawiającego w ubezpieczeniu pojazdów – (Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej dla wszystkich pojazdów objętych umową, obejmującej w szczególności ubezpieczenie OC, AC oraz NNW, przy czym umowa musi wykluczać udział własny Zamawiającego w jakichkolwiek szkodach objętych zakresem ww. ubezpieczeń, niezależnie od ich rodzaju i wysokości).

-        Możliwość podnajmu pojazdów spółkom z Grupy Kapitałowej Polskiego Holdingu Hotelowego (Umowa powinna przewidywać uprawnienie Zamawiającego do oddania pojazdów w dalszy najem (podnajem) na rzecz spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Polskiego Holdingu Hotelowego, bez konieczności uzyskiwania uprzedniej zgody Wykonawcy)

-        Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) za każde nieprawdziwe oświadczenie złożone przez Wykonawcę w zakresie spełniania wymagań określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

-        Wykonawca nie jest uprawniony do przenoszenia na osoby trzecie, w całości ani w części, jakichkolwiek wierzytelności przysługujących mu z tytułu niniejszej Umowy bez uprzedniej, wyrażonej na piśmie zgody Zamawiającego. Wszelkie czynności dokonane z naruszeniem tego zakazu będą nieważne.

5)      Wykonanie przedmiotu zamówienia musi być zgodne z wymaganiami wskazanymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Wykonawca przedstawi oświadczenie o spełnieniu wymagań wskazanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

6)      Wykonawca musi posiadać aktualne na dzień składania ofert zaświadczenia o niezaleganiu w płaceniu podatków oraz składek zdrowotnych i społecznych oraz wszystkie inne dokumenty potwierdzające zdolność finansową Wykonawcy, o które Wykonawca zostanie poproszony przez Zamawiającego lub jego przedstawiciela w przypadku ofert najkorzystniejszych wybranych do dalszych negocjacji. Wykonawca nie jest zobowiązany do składania powyżej wymienionych dokumentów do oferty.

V. Kryteria oceny ofert

Oferty będą oceniane na podstawie następujących kryteriów:

1.     Cena – 90%

Oferowana cena za wykonanie przedmiotu zamówienia, oceniana na podstawie ceny brutto wskazanej w formularzu ofertowym.

2.     Możliwość kompensowania kosztu kilometra przekroczonego ponad limit i kosztu kilometra nieprzekroczonego – 10%

Ocenie podlegać będzie sposób, w jaki Wykonawca przewiduje możliwość rozliczania różnic między kilometrami przekroczonymi a niewykorzystanymi w stosunku do określonego w umowie limitu. Preferowane będą rozwiązania pozwalające na elastyczne kompensowanie kilometrów, bez dodatkowych opłat lub z preferencyjną stawką rozliczeniową.

VI. Sposób i termin składania ofert

Termin składania ofert – do dnia 04 .08.2025 r. r. do godz. 10:00.

Sposób składania ofert:  Ofertę w postaci wypełnionego formularza na niniejszej platformie oraz Formularza oferty, należy złożyć na niniejszej platformie zakupowej.

Dokumenty przekazywane elektronicznie muszą zostać podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy oraz mogą być przesłane w postaci:

1)      skanu (kopii podpisanego dokumentu papierowego) zapisanego w formacie PDF,

2)      elektronicznego dokumentu w formacie PDF opatrzonego podpisem kwalifikowanym.

Wraz z ofertą Wykonawca przedstawi wzory dokumentów wymaganych przez Wykonawcę przez zawarciem umowy o ile dotyczy.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Decydujące znaczenie ma data wpływu oferty na platformę Zamawiającego.

VII. Udzielanie wyjaśnień do postępowania

1)      Oferent nie może samodzielnie wprowadzać zmian do dokumentów udostępnionych przez Zamawiającego w ramach tytułowego zapytania ofertowego. Ewentualne błędy lub braki ujawnione w udostępnionej dokumentacji itp., Oferent ma obowiązek zgłosić PHH sp. z o.o. w ciągu 5 dni od publikacji postępowania na platformie zakupowej za pośrednictwem platformy poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" na platformie.

2)      Zamawiający lub wskazany przez niego Przedstawiciel będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści zapytania ofertowego, jeśli wniosek o ich udzielenie wpłynie za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" do dnia 30.07.2025 r. do godziny 23:59.

3)      Zamawiający opublikuje na platformie dla wszystkich Oferentów wyjaśnienia lub odpowiedzi na pytania bez ujawniania autora wniosku lub pytania.

4)      Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

VIII. Informacje dodatkowe

1)      Niniejsze zapytanie ofertowe stanowi zaproszenie do złożenia oferty i nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

2)      Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zasad prowadzenia postępowania lub dokumentacji przetargowej w trakcie trwania postępowania oraz unieważnienia postępowania na każdym etapie jego trwania bez podania przyczyn.

3)      O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia, Przedstawiciel Zamawiającego zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców.

4)      Zamawiający informuje, że nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, a niniejsze postępowanie jest przeprowadzone na podstawie Kodeksu cywilnego.

5)      Brak odpowiedzi na ofertę złożoną przez Wykonawcę nie stanowi przyjęcia oferty przez Zamawiającego.

6)      Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z wybranymi Wykonawcami, zmiany treści zapytania, unieważnienia postępowania, odstąpienia od niego lub uznania, że postępowanie nie dało rezultatu, bez podania przyczyn.

Załączniki:

Załącznik nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2 Formularz oferty

Załącznik nr 3 Istotne postanowienia umowy wymagane przez Zamawiającego

Załącznik nr 4 Klauzula RODO do zapytań ofertowych

Załącznik nr 5 Kodeks Postępowania Dostawców

Załącznik nr 6 Oświadczenie o dostępności serwisów autoryzowanych oraz serwisów blacharsko lakierniczych

Załącznik nr 7 Oświadczenie o spełnianiu parametrów technicznych

Załącznik nr 8 Wykaz zrealizowanych zamówień na najem samochodów osobowych.