Postępowanie ID: 1148750 : BZ/2025/07/029/S Zapytanie ofertowe na realizację projektu marek własnych, analizę marki Halo i opracowanie strategii marketingowej dla Grupy Kapitałowej PHH.

Szanowni Państwo,

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zapytanie ofertowe

na realizację projektu marek własnych, analizę marki Halo i opracowanie strategii marketingowej dla Grupy Kapitałowej PHH

I.       ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa

NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zakres ogólny zamówienia:

Zamówienie obejmuje kompleksowe usługi kreatywno-strategiczne związane z :

1.1   Opracowaniem dwóch nowych marek w segmencie wypoczynkowo-uzdrowiskowym (m.in., naming, identyfikacja wizualna, brandbook)

1.2   Strategia marketingowa i komunikacyjna dla nowych marek

1.3   Przygotowanie strategii marketingowej dla Grupy Kapitałowej PHH na lata 2026-2034

1.4   Analiza  marki halo

Szczegółowy zakres zamówienia znajduje się w Opisie Przedmiotu Zamówienia ( Załącznik 1)

III. TERMIN REALIZACJI

1.       Planowany termin podpisania umowy – po przeprowadzonym postępowaniu.

2.       Planowany Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

- Do 21/09/2025 – realizacja i uzyskanie niezbędnych akceptacji Klienta dla opracowania dwóch marek wypoczynkowo-uzdrowiskowych (podpunkty 1.1 do 1.1.5.3 ze szczegółowego zakresu zamówienia)

 - Do 21/09/2025 – realizacja i uzyskanie niezbędnych akceptacji Klienta dla strategii marketingowej Grupy Kapitałowej  PHH (podpunkt 1.3 ze szczegółowego zakresu zamówienia)

- Do 21/09/2025 – realizacja i uzyskanie niezbędnych akceptacji Klienta dla analizy marki Halo (podpunkt 1.4 ze szczegółowego zakresu zamówienia)

- Do 30/12/2025 – opracowanie pozostałych materiałów graficznych (podpunkty 1.1.5.4. do 1.1.5.8) oraz opracowanie strategii marketingowej dla dwóch marek (1.2 ze szczegółowego zakresu zamówienia).

IV. ETAPY POSTĘPOWANIA

Etap I : Wymagania dotyczące doświadczenia wykonawcy (portfolio)
W celu oceny potencjału Wykonawcy oraz jego zdolności do realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga przedstawienia portfolio zawierającego przykłady zrealizowanych projektów marketingowych.

Wykonawca zobowiązany jest do:

przedstawienia minimum 3 przykładów projektów marketingowych zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat, które są zbliżone zakresem i charakterem do przedmiotu niniejszego zamówienia.

W portfolio należy wskazać co najmniej:

·       nazwę klienta (opcjonalnie: z zachowaniem zasad poufności, jeśli wymagane),

·       zakres wykonanych prac,

·       zastosowane narzędzia i kanały komunikacji (np. kampanie digital, ATL, BTL, PR, social media),

·       efekty działań (np. wzrost zasięgów, liczba odsłon, konwersji, ROI – jeśli dostępne),

·       czas realizacji projektu.

Portfolio powinno być przedstawione w formie elektronicznej (np. PDF, prezentacja PowerPoint, link do prezentacji online) i dołączone do oferty.

Cel przedstawienia portfolio:

przedstawienie portfolio ma na celu ocenę doświadczenia Wykonawcy oraz jego zdolności do realizacji zamówienia zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego, w tym także estetyki, spójności komunikacyjnej oraz kreatywności działań marketingowych.

Etap II Spotkanie z Wykonawcą – prezentacja portfolio i koncepcji realizacji

W celu pełniejszej oceny zdolności Wykonawcy do należytej realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia spotkania (rozmowy) z 3 wybranymi oferentami, których oferty nie podlegają odrzuceniu.

Spotkanie będzie miało na celu:

·       przedstawienie przez Wykonawcę portfolio zrealizowanych projektów marketingowych, przedstawionych w Etapie I postępowania;

·       prezentację wstępnej koncepcji lub planu realizacji zamówienia, zgodnej z założeniami określonymi OPZ;

·       przedstawienie propozycji zaangażowania zespołu Wykonawcy do realizacji Zamówienia;

·       możliwość zadania przez Zamawiającego pytań dotyczących przedstawionych materiałów oraz zaproponowanego podejścia do realizacji zamówienia.

Informacje organizacyjne:

·       spotkanie odbędzie się w formie stacjonarnej w siedzibie Klienta lub pod innym adresem przez niego wskazanym;

·       planowany czas trwania spotkania: do 90 minut;

·       dokładny termin i forma spotkania zostaną przekazane Wykonawcom drogą elektroniczną,

·       spotkanie ma charakter informacyjno-weryfikacyjny i będzie brane pod uwagę przy ocenie ofert zgodnie z kryteriami opisanymi w OPZ.

V. KRYTERIA OCENY

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami”

Etap I

·       doświadczenie w realizacji projektów dla marek ogólnopolskich lub globalnych (ocenione na podstawie portfolio oraz referencji) – 40%

·       doświadczenie we budowaniu marek w branży hospitality (ocenione na podstawie portfolio oraz referencji) -15%

·       kompleksowość oferty - pokrycie wszystkich elementów z zakresu postępowania – 15% (3,75 % za objęcie oferta każdego podpunktu z zakresu ogólnego zamówienia)

·       wielkość zespołu oddelegowanego do realizacji projektu – 10%

·       nagrody i wyróżnienia – 10%

·       dostępność agencji - pisemne zobowiązaniu do realizacji zadań w terminach wyznaczonych w postępowaniu – 10%

Do etapu drugiego zostaną zaproszone wybrane agencje.

Etap II

·       cena – 45%

·       metodologia i plan realizacji projektu – 15%

·       trafność i oryginalność koncepcji  (ocena pomysłowości, spójności z celem kampanii, atrakcyjności komunikatu) – 15%

·       dobór kanałów i narzędzi – 10%

·       realność i przejrzystość planu – 10%

·       dopasowanie do odbiorcy – 5%

Kryterium 45% ceny oblicza się na podstawie sumy cen jednostkowych wszystkich produktów w ofercie. W przypadku więcej niż jednej oferty, suma cen jednostkowych każdej oferty będzie porównywana, a oferta z najniższą sumą cen jednostkowych otrzymuje najwyższą punktację w tej kategorii.

VI. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

4.1          Wymogi techniczne i formalne:

·       Przeniesienie pełni majątkowych praw autorskich do wszystkich materiałów,

·       Przekazanie dokumentacji i plików źródłowych (AI, PDF, SVG, itp.).

·       Przedstawienie wersji roboczych i końcowych w ustalonym harmonogramie etapów.

4.2          Dopuszczenie wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia.

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

• znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia;

• spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w Załączniku nr 1- Opis Przedmiotu Zamówienia.

4.2       Odrzuceniu podlega oferta, która:

• będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego-Załącznik nr 2 – Formularz oferty;

• nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym;

• zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty;

• zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

• zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody;

• została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu;

• została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu;

• jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

4.3          W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

VII. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym

podpisem elektronicznym dokumentów lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym:

- Załącznik nr 2 - Formularz oferty w formie pliku pdf;

- prezentacja zawierająca portfolio, referencje, nagrody i wyróżnienia oraz szacowaną wielkość zespołu oddelegowanego do realizacji zakresu Zamówienia

- pisemne zobowiązanie do realizacji zadań wynikających z OPZ (Załącznik nr 1) w terminach w nim wskazanych.

-dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 1 000 000 zł. W przypadku braku polisy w momencie przesłania Oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy; takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę upoważnioną.

- pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię

poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

VIII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

7.1       Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

7.2       Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

7.3       Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim

7.4       Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę podstawową wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2.

7.5       Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

7.6       Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub przesłanie skanu podpisanych dokumentów, podpisanych podpisem tradycyjnym.

7.7        Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 3 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

7.8       Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

7.9       Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH Open NEXUS poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

IX. TERMIN SKŁADANIA OFERTY

8.1 Składanie ofert nastąpi do dnia – 04.08.2025 r. do godz. 08:00 za pośrednictwem Platformy

zakupowej PHH.

8.2 Otwarcie ofert nie jest jawne.

X. UWAGI DODATKOWE

9.1       Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

9.2       Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

a) negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone,

b) negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę),

c) o terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,

d) negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,

e) oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu.

9.3       Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

9.4       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

9.6       Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

9.7       W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

9.8       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

9.9       Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9.10    Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

9.11    Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

9.12    Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

9.14    W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

9.13    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

9.14    Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

9.15    Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

XI. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia;

Załącznik nr 2 – Formularz oferty;

Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna;

Załacznik nr 4 - Wzór Umowy

Załącznik  nr 5 - Kodeks Postępowania Dostawców