ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie ZARZĄDZENIA NR 398/2017 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 14 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

RZP.271.96.2017.AD
Aktualizacja baz danych ewidencji dróg, wykonanie rocznego przeglądu dróg, fotorejestracji pasa drogowego, usług programistycznych w zakresie obsługi bazy danych ewidencji dróg

I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest aktualizacja baz danych ewidencji dróg, wykonanie rocznego przeglądu dróg, fotorejestracji pasa drogowego, usług programistycznych w zakresie obsługi bazy danych ewidencji dróg.
2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
1) Aktualizację istniejącej ewidencji dróg publicznych i obiektów mostowych w granicach administracyjnych miasta Elbląga. Inwentaryzacja dróg publicznych na obszarze miasta Elbląg o łącznej długości 219 km ± 5% z jednoczesnym zakodowaniem danych w oprogramowaniu do zarządzania siecią drogową i mostami
2) Wykonanie mapy sieci dróg (system referencyjny)
3) Wykonanie dokumentacji fotograficznej stanu technicznego sieci dróg publicznych na obszarze miasta Elbląg dla 219 km ± 5%.
4) Utworzenie rozwiązań programistycznych, które umożliwią prezentację danych ewidencji dróg oraz dostęp do wybranych danych z poziomu przeglądarki internetowej.
5) Wykonanie przeglądu dróg na obszarze miasta Elbląg o łącznej długości 219 km ± 5%.
6) Szkolenie
Szczegółowy zakres usługi ujęty jest we wzorze umowy, stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określa OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA stanowiący Załącznik Nr 1 do wzoru Umowy ¬– Załącznik Nr 2 do Zapytania ofertowego.

3. Wykonanie przeglądu dróg metodą automatyczną musi być zgodne z wytycznymi wprowadzonymi Zarządzeniem nr 34 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie diagnostyki stanu nawierzchni i jej elementów stanowiącym ZAŁĄCZNIK NR 5 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (konsorcjum) jeden z Wykonawców musi wykonać łączny zakres zamówienia, o którym mowa w pkt II. ppkt 2. poz 1), 2), 4) i 6) ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz musi wykazać się wykonaniem wszystkich usług, o których mowa w pkt IV. ppkt 1. poz a).
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (konsorcjum) jeden z Wykonawców musi wykonać łączny zakres zamówienia, o którym mowa w pkt II. ppkt 2. poz 3) i 5) ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz musi wykazać się wykonaniem wszystkich usług, o których mowa w pkt IV. ppkt 1. poz b), c) i d).

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (konsorcjum) przed podpisaniem umowy złożą oświadczenie określające zakres zamówienia, który będzie realizował każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

5. Przed podpisaniem umowy Zamawiający wymaga aby Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, dokonał prezentacji systemu ewidencji dróg (w celu potwierdzenia wszystkich wymaganych przez Zamawiającego funkcjonalności) w siedzibie Departamentu Zarząd Dróg Urzędu Miejskiego w Elblągu w terminie ustalonym z Zamawiającym.


III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
rozpoczęcie wykonywania usług – od daty udzielenia zamówienia
zakończenie wykonywania usług – 31 października 2018 r., w tym realizacja zakresu prac polegającego na wykonaniu:
a. rocznego przeglądu dróg na obszarze miasta Elbląg – do 15.04.2018 r.
b. mapy techniczno – eksploatacyjnej – do 31.03.2018 r.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I DOKUMENTY SKŁADANE NA POTWIERDZENIE ICH SPEŁNIENIA

1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie co najmniej:
a) trzech usług polegających na wykonaniu systemu referencyjnego lub jego aktualizacji, gromadzeniu drogowych danych ewidencyjnych w oparciu o system GIS (zapisujący rzeczywisty kształt geometrii oraz położenie geograficzne obiektów drogowych), w dowiązaniu do przyjętego systemu referencyjnego, wdrożeniu lub aktualizacji oprogramowania do obsługi danych ewidencyjnych, dla sieci dróg o długości nie mniejszej niż 200 km (dla sieci dróg powiatowych lub wyższej kategorii),
b) trzech usług polegających na wykonaniu sekwencji zdjęć pojedynczych z minimum 4 kamer – dla długości dróg nie mniejszej niż 200 km z możliwością pokazywania lokalizacji bieżącego zdjęcia na mapach Geoportal oraz GoogleMaps i przekazane na nośnikach pamięci posiadających oprogramowanie umożliwiające odtwarzanie zdjęć (dla sieci dróg powiatowych lub wyższej kategorii),
c) trzech usług polegających na wykonaniu rocznego przeglądu dróg, w którego skład wchodziła wizualna ocena stanu technicznego dróg dla zakresu min. 200 km (dla sieci dróg powiatowych lub wyższej kategorii)
d) trzech usług polegających na wykonaniu oceny stanu nawierzchni metodą automatyczną, zgodną z Zarządzeniem nr 34 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie diagnostyki stanu nawierzchni i jej elementów, dla sieci dróg powiatowych lub wyższej kategorii o długości nie mniejszej niż 20 km.

Zamawiający również uzna warunek za spełniony, jeśli w ramach jednej lub kilku odrębnych usług wykonane będą usługi wymienione w pkt a), b), c) i d).

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3. Przedmiot wykazanych usług należy podać z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania warunku.
Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie.

2. Warunkiem udziału w postępowaniu jest dysponowanie osobą zdolną do wykonania zamówienia posiadającą uprawnienia budowlane w specjalności drogowej bez ograniczeń.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU OSÓB, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4. W WYKAZIE OSÓB należy podać informacje o posiadanych uprawnieniach (rodzaj uprawnień, numer uprawnień, datę wystawienia).



V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Wykonawca musi podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia, stawkę i kwotę VAT oraz podać cenę bez VAT wykonania poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia, tj.:
a) Aktualizacji istniejącej ewidencji dróg publicznych i obiektów mostowych – inwentaryzacja dróg publicznych na obszarze miasta Elbląg o łącznej długości 219 km +/- 5 % z jednoczesnym zakodowaniem danych w oprogramowaniu do zarządzania siecią drogową i mostami oraz wykonanie mapy sieci dróg (system referencyjny) – cena ryczałtowa
b) Utworzenia rozwiązań programistycznych, które umożliwiają prezentację danych ewidencji dróg oraz dostęp do wybranych danych z poziomu przeglądarki internetowej oraz szkolenie – cena ryczałtowa
c) Wykonania przeglądu dróg metodą BIKB – IBDM oraz wykonanie dokumentacji fotograficznej stanu technicznego sieci dróg publicznych kategorii gminnej i powiatowej na obszarze miasta Elbląg o łącznej długości 191 km
Cena stanowi iloczyn ceny jednostkowej za wykonanie przeglądu i fotorejestracji oraz ilości jednostek obmiarowych, tj. kilometrów.
d) Wykonania przeglądu dróg metodą automatyczną oraz wykonanie dokumentacji fotograficznej stanu technicznego sieci dróg publicznych kategorii wojewódzkich na obszarze miasta Elbląg o łącznej długości 28 km
Cena stanowi iloczyn ceny jednostkowej za wykonanie przeglądu i fotorejestracji oraz ilości jednostek obmiarowych, tj. kilometrów.

e) Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy.
f) Cena oferty powinna być wyrażona w złotych (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w zapytaniu ofertowym.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert: XC x 100%
Sposób obliczenia XC:

XC = cena (brutto) najniższa x 10 pkt : cena (brutto) badanej oferty

VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać do dnia 5 lutego 2018 r. do godziny 09:30
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Składana oferta musi zawierać:
a) wypełnioną WYCENĘ, której wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 1,
b) wypełniony WYKAZ USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 oraz dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie (dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, i należy je złożyć w formie skanu dokumentu),
d) wypełniony WYKAZ OSÓB, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4.

VIII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI
Agnieszka Dudzik – Referat Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 406, telefon 55 239 31 74, e-mail: rzp@umelblag.pl
Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX. WZÓR UMOWY LUB ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ALBO OGÓLNE WARUNKI UMOWY OKREŚLAJĄCE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, KTÓRE PO DOKONANIU WYBORU WYKONAWCY NIE PODLEGAJĄ ZMIANOM
Zamawiający przekazuje wzór umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego.

X. INFORMACJE DODATKOWE
1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

XI. ZAŁĄCZNIKI
1. ZAŁĄCZNIK NR 1 – WYCENA
2. ZAŁĄCZNIK NR 2 – wzór Umowy + Załącznik Nr 1 do wzoru Umowy OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
3. ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYKAZ USŁUG
4. ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ OSÓB
5. ZAŁĄCZNIK NR 5 – Zarządzenie Nr 34 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie diagnostyki stanu nawierzchni i jej elementów