Postępowanie ID: 1140171 : BI.271.131.2025.JA Grupowe ubezpieczenie na życie dla pracowników Urzędu Miejskiego w Barczewie oraz członków ich rodzin.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Znak sprawy: BI.271.131.2025.JA

Z A P Y T A N I E      O F E R T O W E

1. ZAMAWIAJĄCY:

Urząd Miejski w Barczewie, działający w imieniu i na rzecz Gminy Barczewo z siedzibą przy Placu Ratuszowym 1, 11 – 010 Barczewo, REGON: 510743574, NIP: 739-38-44-890

Telefon: (89) 514 83 46, wew. 41

Adres e – mail: joanna.andruczyk@barczewo.pl

Strona internetowa: www.barczewo.bip.net.pl

Godziny urzędowania: Poniedziałek 8⁰⁰ – 16⁰⁰ , Wtorek – Piątek 7⁰⁰ – 15⁰⁰

2.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi grupowego ubezpieczenia na życie dla pracowników Urzędu Miejskiego w Barczewie oraz członków ich rodzin, tj.:

a)       współmałżonków,

b)       partnerów życiowych,

c)       pełnoletnich dzieci.

d)       małoletnich dzieci- w formie dodatkowego pakietu.

2.1 Zakres zamówienia: 

Zakres zamówienia obejmuje zawarcie umowy grupowego ubezpieczenia na życie, która zapewniać będzie ochronę ubezpieczeniową dla uprawnionych osób (pracowników i członków ich rodzin) w zakresie co najmniej następujących ryzyk:

1.     Śmierć ubezpieczonego (dowolnej przyczyny)

2.     Śmierć ubezpieczonego w wyniku nieszczęśliwego wypadku

3.     Śmierć ubezpieczonego w wyniku wypadku komunikacyjnego

4.     Śmierć współmałżonka/partnera życiowego

5.     Śmierć dziecka

6.     Trwały uszczerbek na zdrowiu w wyniku nieszczęśliwego wypadku

7.     Pobyt w szpitalu w wyniku choroby lub nieszczęśliwego wypadku trwający min. dobę

8.     Poważne zachorowanie

9.     Operacje chirurgiczne

10.  Urodzenie dziecka przez ubezpieczonego lub współmałżonka

11.  Zgon rodziców lub teściów

12.  Inne świadczenia dodatkowe (opcjonalnie)

2.2 Warunki realizacji zamówienia 

1.   Umowa zostanie zawarta na okres 24 miesięcy.

2.   Liczba uprawnionych pracowników: ok. 45 (liczba zatrudnionych osób 63)

3.   Ubezpieczenie ma charakter dobrowolny – przystąpienie do ubezpieczenia odbywa się na podstawie zgłoszenia przez zainteresowanego pracownika.

4.   Składka miesięczna będzie w całości opłacana przez pracownika z jego wynagrodzenia (potrącenie przez pracodawcę).

5.   Ubezpieczyciel zobowiązany jest do przeprowadzenia akcji informacyjno-edukacyjnej na temat warunków ubezpieczenia oraz przyjmowania deklaracji przystąpienia do ubezpieczenia w siedzibie Zamawiającego.

2.2 Okresy karencji 

                 1. Karencja nie dłuższa niż:

a)     3 miesiące – w przypadku poważnego zachorowania, operacji chirurgicznych, urodzenia dziecka

b)     6 miesięcy – w przypadku świadczeń wynikających z wcześniejszych schorzeń

c)     9 miesięcy – w przypadku urodzenia dziecka, jeśli kobieta przystępuje do ubezpieczenia po potwierdzeniu ciąży

2.  Brak karencji:

a)     W przypadku śmierci ubezpieczonego w wyniku nieszczęśliwego wypadku

b)     W przypadku kontynuacji ubezpieczenia u tego samego ubezpieczyciela

2.3 Okres wypowiedzenia

           1.     Uczestnik ubezpieczenia (pracownik) ma prawo do rezygnacji z ubezpieczenia w dowolnym momencie, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, liczonego od końca miesiąca, w którym złożono pisemne wypowiedzenie.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia umowy z ubezpieczycielem z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia warunków umowy lub niezgodności z przepisami prawa.

2.4 Dodatkowa opieka medyczna- nieobowiązkowo 

     W ramach oferty preferowane będzie zaoferowanie dodatkowej opieki medycznej dla ubezpieczonych, w szczególności:

            a)     Dostęp do konsultacji lekarzy specjalistów (np. internista, kardiolog, ortopeda, ginekolog)

b)     Badania laboratoryjne i diagnostyczne

c)     Profilaktyczne badania okresowe

d)     Konsultacje telemedyczne,

e)     Opieka ambulatoryjna i szybki dostęp do świadczeń medycznych w przypadku zdarzenia ubezpieczeniowego

Dostęp do powyższych świadczeń może być realizowany poprzez pakiety medyczne, sieci placówek partnerskich lub systemy rejestracji online/telefonicznej.

2.5 Dodatkowe ubezpieczenie OC za błędy w decyzjach urzędniczych- nieobowiązkowo  

    W ramach zamówienia Zamawiający dopuszcza rozszerzenie zakresu ubezpieczenia o dobrowolne grupowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności urzędniczych, w tym podejmowania decyzji administracyjnych       przez pracowników Urzędu Miejskiego w Barczewie.

      1.     Ubezpieczenie to powinno obejmować m.in.:

      a)     ochronę przed roszczeniami osób trzecich wynikającymi z błędów, zaniechań lub naruszeń przepisów prawa w trakcie podejmowania decyzji administracyjnych,

      b)     koszty postępowań sądowych lub odszkodowań zasądzonych prawomocnym wyrokiem,

      c)     odpowiedzialność cywilną za szkody niemajątkowe, jeśli wynikają z działań lub decyzji pracownika w ramach pełnienia funkcji publicznej,

      d)     ochronę również w przypadku dochodzenia roszczeń po ustaniu zatrudnienia, jeśli dotyczy decyzji podjętych w trakcie trwania stosunku pracy.

      2.     Minimalna suma gwarancyjna: 150.000,00 zł

      3.     Ubezpieczenie może być finansowane przez pracowników dobrowolnie lub w całości przez Zamawiającego – w zależności od konstrukcji oferty.

2.6 Wymagania dotyczące oferenta 

           1.   Posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności ubezpieczeniowej zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz. U. z 2023 r. poz. 656, z późn. zm.).

2.   Doświadczenie w realizacji co najmniej trzech usług o podobnym zakresie w ciągu ostatnich 3 lat.

3.   Gotowość do prowadzenia bieżącej obsługi administracyjnej ubezpieczenia oraz kontaktu z ubezpieczonymi.

7. Informacje dodatkowe:

         1.   Ubezpieczyciel powinien zapewnić możliwość wyboru kilku wariantów ochrony ubezpieczeniowej (np. różne wysokości składek i świadczeń).

     8. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:  01.08.2025r.

9. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE

1)   Kryterium oceny ofert – cena 100 % (kwotę netto, podatek VAT oraz kwotę brutto należy podać z dokładnością do 2 miejsc po przecinku).

2)   W przypadku, gdy Zamawiający otrzyma dwie takie same oferty cenowe, zastrzega sobie prawo wezwania do złożenia oferty uzupełniającej. Cena w ofercie uzupełniającej nie może być wyższa niż w ofercie pierwotnej.

3)   Oferty będą oceniane w następujący sposób:

        Pc = (Cn : Cb) x 100   

        gdzie:

        Pc – liczba punktów;

        Cn – najniższa zaoferowana cena brutto spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu;

        Cb – cena brutto badanej oferty;

100 – waga kryterium cena (100%)

10. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY:

 1) Wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia oraz dysponować osobami zdolnymi do jego realizacji.

 2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w tym również nie podlegają wykluczeniu na podstawie przepisów:

   Zgodnie z art. 1 pkt 3 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 835), wykluczeniu z postępowania podlegają:

 a) Wykonawca lub uczestnik konkursu, który znajduje się w wykazach określonych w rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 oraz rozporządzeniu Rady (UE) nr 269/2014, lub został wpisany na listę na podstawie decyzji o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy;

 b) Wykonawca lub uczestnik konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym (w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Dz.U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba ujęta w powyższych wykazach lub wpisana na listę od       dnia 24 lutego 2022 r.;

 c) Wykonawca lub uczestnik konkursu, którego jednostką dominującą (w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach lub wpisany na listę od dnia 24 lutego 2022 r.;

 d) Do wykonawcy podlegającego wykluczeniu na podstawie pkt a–c stosuje się art. 7 ust. 3 ww. ustawy;

 3) Okres wykluczenia rozpoczyna się z dniem 1 maja 2022 r., zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.

11. WRAZ Z OFERTĄ NALEŻY ZŁOŻYĆ:

 W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć:

1)  Doświadczenie w realizacji co najmniej trzech usług o podobnym zakresie w ciągu ostatnich 3 lat. - załącznik nr. 1;

2) Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do prowadzenia działalności ubezpieczeniowej zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz. U. z 2023 r. poz. 656, z późn. zm.).- załącznik nr 2;

3) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia i o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, uwzględniające przesłanki wykluczenia z art. 7 ust.1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – załącznik nr 3;

4) pełnomocnictwo do reprezentowania, o ile ofertę składa pełnomocnik. Wykonawca ma obowiązek przedstawienia (załączenia do oferty) oryginału dokumentu pełnomocnictwa lub jego kopii poświadczonej notarialnie.- załącznik nr. 4;

5) Wzór umowy- załącznik nr. 5.

12. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI

Za pomocą Platformy Zakupowej.

13. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

Ofertę można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej przez Platformę Zakupową Gminy Barczewo, oferty złożone w inny sposób nie będą wzięte pod uwagę.

Termin składania ofert upływa w dniu 14.07.2025, godz. 09.00

14. ISTOTNE WARUNKI POSTĘPOWANIA:

1)  Zamawiający i Wykonawca związani są ofertą 30 dni od daty jej złożenia.

2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania

     przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

3) Zamawiający może udzielić odpowiedzi, wyjaśnień oraz modyfikacji w prowadzonym

     zapytaniu.

4) Wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę.

5) Oferty należy sporządzić w języku polskim.

  6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji cenowych z Wykonawcą, który

złożył w oparciu o przyjęte kryteria najkorzystniejszą ofertę. Negocjacje cenowe zostaną podjęte w szczególności w przypadku, gdy zaoferowana cena będzie wyższa od założonej przez Zamawiającego.

 7) Oferty niespełniające któregokolwiek z wymagań, lub których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego, zostaną odrzucone.

15. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY :

Wybór oferty nastąpi zgodnie z Regulaminem udzielania przez Urząd Miejski w Barczewie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130.000,00 zł. zatwierdzonym Zarządzeniem Burmistrza Barczewa nr 0050.21.2025 z dnia 11.02.2025 r.

1)     Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

2)     Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy.

3)     Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4)     Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

 Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:

- niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel 89 514-83-46 wew.27

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.