Postępowanie ID: 1122580 : BZ/2025/05/016/S Obsługa prawna w zakresie RODO dla całej Grupy Kapitałowej PHH.

Szanowni Państwo,

Polski Holding Hotelowy sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie, ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa,
wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy
dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000047774,
NIP 5222482605, REGON 016046030, kapitał zakładowy: 1.911.499.700,00 PLN

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego NIE stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r., pn.:

„dotyczącego podpisania umowy na  obsługę prawną w zakresie RODO dla całej Grupy Kapitałowej PHH.”

Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000047774, NIP: 5222482605, kapitał zakładowy: 1.911.499.700,00 PLN.

oraz

PHH HOTELE sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, ul. Żwirki i  Wigury 1J, 00-906 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000219989, NIP: 6762278406, kapitał zakładowy 132.155.842,00 PLN,

oraz

WOJEWÓDZKIE PRZEDSIĘBIORSTWO USŁUG TURYSTYCZNYCH sp. z o.o., z siedzibą w Katowicach, Al. Korfantego 9, 40-951 Katowice, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000272147, NIP: 6340126424, kapitał zakładowy 3.500.000,00 PLN,

oraz

ELBEST sp. z o.o., z siedzibą w Bełchatowie, ul. 1 Maja 63, 97-400 Bełchatów, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000022197, NIP: 7691949726, kapitał zakładowy 116.812.000,00 PLN,

oraz

INTERFERIE S.A., z siedzibą w Legnicy, ul. Chojnowska 41, 59-220 Legnica, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000225570, NIP: 6920000869, kapitał zakładowy 73.000.000,00 PLN,

oraz

INTERFERIE MEDICAL SPA sp. z o.o., z siedzibą w Legnicy, ul. Chojnowska 41, 59-220 Legnica, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000349305, NIP: 6922477280, kapitał zakładowy 61.317.000,00 PLN,

oraz

GEOVITA S.A., z siedzibą w Jadwisinie, ul. Ogrodowa 31, 05-140 Jadwisin, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000425914, NIP: 5262734680, kapitał zakładowy 113.407.782,00 PLN,

oraz

Przedsiębiorstwo Usługowe „Holtur” sp. z o.o. z siedzibą w Kołobrzegu  przy ul. Koszalińska 72,   NIP 9540019002 , nr REGON 272561578, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym w Koszalinie,
IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000102167,  o kapitale zakładowym w kwocie 10.106.000,00 zł,

oraz

PHN Property Management sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,Al. Jana Pawła II 12 lok. V/24, 00-124 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego

Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001053856, NIP: 5252593551, REGON: 147393971, kapitał zakładowy: 142.000,00 zł

oraz

FUNDACJA HOTELE DLA MEDYKÓW, ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa,  zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000836600, NIP: 5223181797, REGON. 385877466,

I.                OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest zawarcie umowy na obsługę prawną w zakresie RODO dla całej GK PHH wraz z pełnieniem funkcji IOD dla spółek PHH, PHH Hotele, Interferie w tym :

1.       Pełnienie funkcji IOD - usługa obejmująca spółki :

Ø  Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o., ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148, Warszawa

Ø  PHH Hotele Sp. z o.o., ul. Żwirki i Wigury 1, 00-906 Warszawa

Ø  Interferie S.A.   ul. Chojnowska 41, 59-220,  Legnica

2.       Obsługa prawna  i doradztwo w zakresie RODO. Usługa obejmująca spółki :

Ø  PHN PM sp. z o.o. , al. Jana Pawła II 12, 00-124,  Warszawa

Ø  WPUT sp. z o.o., al. Wojciecha Korfantego 9, 40-951, Katowice

Ø  Holtur sp.zo.o., ul. Koszalińska 72, 78-100 Kołobrzeg

Ø  Geovita S.A., ul. Ogrodowa 31, 05-140 Jadwisin

Ø  Elbest sp.zo.o., ul. 1 Maja  63, 97-400, Bełchatów

Ø  Fundacja Hotele dla Medyków, ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148, Warszawa

Ø  Interferie Medical SPA sp. z o.o., ul. Uzdrowiskowa 15, 72-600, Świnoujście

Ø  Polski Holding Hotelowy Sp. zo.o., ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148, Warszawa

Ø  PHH Hotele Sp.zo.o., ul. Żwirki i Wigury 1, 00-906 Warszawa

Ø  Interferie S.A.   ul. Chojnowska 41, 59-220,  Legnica

Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozszerzenia zamówień o inne spółki należące do Grupy Kapitałowej PHH w przypadku gdyby nastąpiło rozszerzenie Grupy Kapitałowej PHH w trakcie trwania umowy, a nowe podmioty wyrażą wolę zawarcia umowy, na warunkach analogicznych jak dla zakresu wskazanego powyżej.

Wymagania ogólne:

1.       Złożenie oferty cenowej

2.       Określenie terminów udzielania odpowiedzi Spółce na zapytania prawne pod kątem ochrony danych osobowych

3.       Złożenie wymaganego oświadczenia w zakresie posiadanego doświadczenia i kompetencji IOD oraz rekomendacji.

II.              TERMIN REALIZACJI:

Planowany termin podpisania umowy – po zakończeniu postępowania zakupowego, nie później niż od 1 lipca 2025 r.

Okres obowiązywania: 24 miesiące

III.            WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE:

1.       Dopuszczenie wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia :

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

·       posiadają uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego i adwokata;

·       posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia i są w stanie zapewnić jednocześnie obsługę prawną w zakresie RODO oraz wyznaczyć osobę do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych;

·       znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

·       nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

·       posiada doświadczenie w obsłudze prawnej w zakresie RODO w realizacji świadczenia usług prawnych w zakresie RODO przez nie mniej niż 12 miesięcy dla podmiotu zatrudniającego co najmniej 500 pracowników

2.       Odrzuceniu podlega oferta, która:

·       nie spełnia wymagań określonych w niniejszym Zaproszeniu,

·       zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty,

·       zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

·       zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia otrzymania, nie wyraził zgody,

·       została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu

·       jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów

3.       W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia.

4.       Wykonawca posiada niezbędne środki finansowe do terminowego zrealizowania przedmiotu Zamówienia.

5.       Wykonawca posiada odpowiednie urządzenia i narzędzia do wykonania przedmiotu Zamówienia.

6.       Wykonawca posiada liczbę odpowiednio wykwalifikowanych pracowników posiadających wszelkie wymagane prawem uprawnienia do zrealizowania przedmiotu Zamówienia.

7.       Zaoferowane warunki cenowe są jednostkową ceną netto wyrażoną w PLN

8.       Wykonawca zapewni możliwości rozliczeń bezgotówkowych na podstawie faktury VAT

9.       Wykonawca zaakceptuje wzór umowy, która stanowi załączniki do niniejszego zapytania.

10.  W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

11.  Zamawiający nie będzie udzielał przedpłat ani zaliczek na realizację Zamówienia.

IV.            INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH:

Zamawiający wymaga złożenia następujących dokumentów wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym:

-        formularz ofertowy  stanowiący Załącznik nr 1 w formie w formie pliku pdf

-        Załącznik nr 4 – Oświadczenie o kompetencjach osoby mającej pełnić funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych,

-        Załącznik nr 5 - Oświadczenie Wykonawcy o wykazaniu się doświadczeniem w realizacji świadczenia usług prawnych w zakresie RODO przez nie mniej niż 12 miesięcy dla podmiotu zatrudniającego co najmniej 500 pracowników

-        pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);

-        Rekomendacje

VII. KRYTERIA OCENY OFERT:

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

·       cena – 60 pkt

·       wskazany termin udzielania odpowiedzi na zapytania prawne – 20 pkt : ( 1-2 dni)- 10 pkt.; ( 3-4 dni)- 20 pkt.; powyżej 4 dni – 0 pkt.

·       rekomendacje z obsługi prawnej w zakresie RODO - 20 pkt : do 3 rekomendacji – 10 pkt.; 4-5 rekomendacji – 20 pkt., przy czym Oferent , który złoży więcej niż 5 rekomendacji otrzyma maksymalnie 20 pkt.

VIII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

1.       Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert.

2.       Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia przez Wykonawcę o wykazaniu się doświadczeniem w realizacji świadczenia usług prawnych w zakresie RODO przez nie mniej niż 12 miesięcy dla podmiotu zatrudniającego co najmniej 500 pracowników oraz Oświadczenia stanowiącego załącznik nr 4.

3.       Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

4.       Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych

5.       Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych - ofertę należy przygotować zgodnie z załączonym plikiem: Załącznik nr 1 - Formularz oferty oraz wypełniając rubryki i załączając załączniki według instrukcji na platformie zakupowej PHH- Open Nexus przy konkretnych rubrykach według instrukcji wskazanych w opisie.

6.       Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.       Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

8.       Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie, muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę(-y) podpisującą(-e) ofertę.

9.      Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.

10.  Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

11.   Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym

12.  W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu  składania ofert, zmienić treść Zaproszenia do składania ofert. Dokonaną zmianę Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom zaproszonym do składania ofert. W przypadku, gdy zmiana treści Zaproszenia do składania ofert będzie istotna, Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.

13.  Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

14.  Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 09 czerwca 2025 r. do godziny 14.00 za pośrednictwem Platformy zakupowej PHH.

15.  Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w  postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

IX. TERMIN SKŁADANIA OFERTY:

1.       Składanie ofert nastąpi do dnia – 12 czerwca 2025 r.  do . do godz.14:00 za pośrednictwem Platformy zakupowej PHH

2.       Otwarcie ofert nie jest jawne.

X. UWAGI DODATKOWE:

1.       Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

2.       Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych :

a)      negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu lub których oferty nie zostały odrzucone,

b)      negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę),

c)      o terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,

d)      negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,

e)      oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu,

Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

3.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

4.       Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

5.       W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

6.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone  przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

7.       Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

8.       Zapisy o ochronie danych osobowych stanowią załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

9.       Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

10.  Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

11.  W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

12.  Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

13.  Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

14.  Zamawiający nie ma obowiązku poinformowania Oferentów o wyniku postępowania.

15.  Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).

XI.  ZAŁĄCZNIKI

·       Załącznik nr 1  – Formularz ofertowy

·       Załącznik nr 2 – Wzór umowy

·       Załącznik nr 2a – Wzór umowy PHN PM

·       Załącznik nr 3 – Spełnienie obowiązku informacyjnego RODO

·       Załącznik nr 4 – Oświadczenie o kompetencjach osoby mającej pełnić funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych

·       Załącznik nr 5 - Oświadczenie Wykonawcy o wykazaniu się doświadczeniem w realizacji świadczenia usług prawnych w zakresie RODO przez nie mniej niż 12 miesięcy dla podmiotu zatrudniającego co najmniej 500 pracowników

·       Załącznik nr 6  - Kodeks Postępowania Dostawców

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Złożenie ważnej oferty jest możliwe tylko poprzez platformę zakupową. Wysłanie oferty na adres mailowy będzie skutkować jej odrzuceniem.