Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub e-mail: oisw_koszalin@sw.gov.pl

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny. 

OI.KW.2231.1.2025.MaW                                                                                           Koszalin, dnia 30 maja 2025 roku

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące zamówień o wartości od 7 000 zł brutto do 130 000 zł.

1.       Opis przedmiotu zamówienia:

Okręgowy Inspektorat Służby Więziennej w Koszalinie zaprasza do udziału w prowadzonym postępowaniu dotyczącym szkolenia kadry zarządczej Służby Więziennej z zakresu stosowania zasady dostępności. finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach realizacji projektu pn. „Kompleksowe działania szkoleniowo - aktywizacyjne mające na celu przygotowanie osób odbywających karę pozbawienia wolności do skutecznego powrotu na rynek pracy i do społeczeństwa” Zadanie nr 5 Działania Służby Więziennej z zakresu stosowania dostępności finansowego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego na lata 2021-2027. Informacje o programie można znaleźć na stronie internetowej: https://www.rozwojspoleczny.gov.pl/

2.       Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia jednodniowego w formie zajęć on-line pn. „szkolenie dla kadry zarządczej w celu zapoznania z zagadnieniami dostępności” 

3.       Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 80000000-4 usługi szkoleniowe, 79632000-3 szkolenie pracowników.

4.       Szkolenie należy przeprowadzić w dzień roboczy w godzinach 8:00 – 14:30.

5.       Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę brutto: 4542,00 zł. Jednym  z kryteriów oceny oferty jest liczba uczestników, których Wykonawca przeszkolić w podanej kwocie.

6.       Zagadnienia programu szkolenia:

1)      Przedstawienie standardów zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zawarte w przepisach krajowych odnośnie:

-        dostępności architektonicznej,

-        dostępności komunikacyjnej – informacyjnej,

-        dostępności cyfrowej.

2)      Omówienia obowiązków i zadań koordynatorów do spraw dostępności,

3)      Charakterystyka osoby ze szczególnymi potrzebami,

4)      Przedstawienie zagadnień związanych z obsługą klienta ze szczególnymi potrzebami,

5)      Zapoznanie z zasadami savoir-vivre’e w kontaktach z osobami ze szczególnymi potrzebami,

6)      Przedstawienie najważniejszych zasad zawiązanych z dostępnością architektoniczną,

7)      Przedstawienie najważniejszych zasad zawiązanych z dostępnością informacyjno – komunikacyjną,

8)      Przedstawienie najważniejszych zasad zawiązanych z dostępnością cyfrową,

9)      Zasady tworzenia tekstu łatwego do czytania i zrozumienia (ETR),

10)   Omówienie zasad dotyczących tworzenia i prezentowania stron internetowych WCAG: postrzegalność, funkcjonalność, zrozumiałość, kompatybilność (solidność),

11)   Minimalne wymagania służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej, informacyjno-komunikacyjnej,

12)   Dobre praktyki w zapewnianiu dostępności,

13)   Przedstawienie sposobów zapewnienie dostępności poprzez usprawnienia, dostęp alternatywny,

7.       Wykonawca zobowiązuję się do realizacji zagadnień programu szkolenia, ewentualne zmiany, uzupełnienia wymagają akceptacji Zamawiającego.

8.       Szkolenia będą miały formę webinarium, to znaczy uczestnicy będą mieli możliwość zadawania pytań w czasie rzeczywistym. Zamawiający wymaga aby Wykonawca samodzielnie odpowiadał na pytania.

9.       Wykonawca może rozszerzyć zakres poszczególnych zagadnień, zmienić kolejność zagadnień. W programie szkolenia należy również zaplanować blok przeznaczony na indywidualne pytania uczestników. Trener powinien upewnić się, czy uczestnicy nie mają pytań lub wątpliwości do omówionego materiału.

10.   Zamawiający wymaga, aby szkolenie zostało  przeprowadzone w godzinach pomiędzy 08:00 - 14:30 w dni robocze (od poniedziałku do piątku) i trwało min. 6 godzin zegarowych   z uwzględnieniem 2 przerw 15 minutowych i 1 przerwy 30 minutowej.

11.   Wykonawca przeprowadzi szkolenie w terminie do 20 dni od podpisania umowy, termin szkolenia Wykonawca ustali wcześniej z Zamawiającym.

12.   Szkolenia odbędą się w formie online, za pomocą platformy Wykonawcy. W przypadku problemów technicznych, Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie szkolenia za pomocą platformy Zamawiającego.

13.   Wykonawca przygotuje dla uczestników szkolenia materiały szkoleniowe w formie elektronicznej omawiające zagadnienia przedstawione na szkoleniu. Materiały muszą być własnością firmy szkoleniowej i nie mogą naruszać praw autorskich (Ustawa z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022r. poz. 2509, z 2024r. poz. 1222, 1254)). Materiały w wersji elektronicznej powinny być przesłane na adresy e-mail: oisw_koszalin@sw.gov.pl najpóźniej na 4 dni robocze przed terminem szkolenia.

14.   Wykonawca zobowiązuję się umieścić na opracowanych materiałach nazwę projektu i logotyp Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021 – 2027 zgodnie z załącznikiem   nr 6 do zapytania ofertowego.

15.   Wykonawca zobowiązuje się przygotować certyfikaty dla uczestników szkolenia w wersji papierowej. Układ graficzny oraz treść, jaka musi się znaleźć na certyfikatach, określa załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.

16.   Listę uczestników szkolenia Zamawiający przekażę po zakończonym szkoleniu na adres poczty elektronicznej podany w formularzu ofertowym Wykonawcy.

17.   Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć certyfikaty uczestników szkolenia w wersji papierowej na adres Okręgowy Inspektorat Służby Więziennej w Koszalinie, ul. Młyńska 69, 75-950 Koszalin w terminie 18 dni od dnia przekazania listy uczestników szkolenia przez Zamawiającego.

18.   Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie wśród uczestników szkolenia Ankiety ewaluacyjnej – wzór ankiety stanowi załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. Jeżeli Wykonawca otrzyma w wypełnionych przez uczestników szkolenia Ankietach oceny szkolenia średnią arytmetyczną ocen niższą niż 3,80 w pięciostopniowej skali, Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kar umownych za nienależyte wykonanie umowy.

19.   Wykonawca wystawi fakturę/rachunek po podpisaniu przez obie Strony protokołu odbioru usługi po przeprowadzeniu szkolenia. Protokół będzie zawierał następujące informacje: datę  i miejsce przeprowadzenia szkolenia, opis przedmiotu zamówienia, imię i nazwisko trenera, wartość wynagrodzenia oraz ocenę prawidłowości wykonania usługi. W protokole zostanie również umieszczona informacja o braku lub istnieniu uwag lub zastrzeżeń do wykonania przedmiotu zamówienia. Protokół odbioru usługi stanowi załącznik nr 9 do Zapytania ofertowego.

20.   Jeżeli w trakcie trwania zamówienia, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, wynikających z decyzji organów władzy publicznej, nastąpią zmiany organizacyjne wpływające na możliwość realizacji umowy, może ona zostać rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym.

21.   Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kar umownych za nienależyte wykonanie umowy zgodnie z § 5 ust. 1 wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

22.   Wykonawca oświadcza, że nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do Zapytania ofertowego.

23.   Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że:

·         należycie wykonał w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), przynajmniej 2 (dwie) usługi szkoleniowe, w których zostały omówione co najmniej 5 zagadnień wskazane w załączonym programie szkolenia (pkt 6 – Zapytania ofertowego). Przez usługę szkoleniową należy rozumieć min. 5 godzinne szkolenie zorganizowane na rzecz jednego podmiotu lub na rzecz jednej grupy uczestników (przeprowadzone stacjonarnie lub on-line), w którym uczestniczyło min. 7 osób    1 godzina szkoleniowa = 45 minut.

·         dysponuje co najmniej jednym trenerem/wykładowcą, który przeprowadził (w trybie stacjonarnym lub on-line) w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, przynajmniej 2 (dwa) minimum 5-godzinne szkolenia/warsztaty (1 godzina szkoleniowa = 45 minut), w których zostały omówione co najmniej 5 zagadnień wskazane w załączonym programie szkolenia (pkt 6 – Zapytania ofertowego) i w każdym ze wskazanych szkoleń uczestniczyło min. 7 osób.  W przypadku wykazania dwóch lub więcej trenerów/wykładowców Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał każdy ze wskazanych trenerów/wykładowców, który będzie omawiał zagadnienia wskazane w punkcie 6 wyżej wymienionego programu szkolenia.

24.   Zamawiający wymaga 30-dniowego terminu związania z ofertą. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

25.   Wykluczeniu podlega Wykonawca:

·         który brał czynny udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia;

·         który bezprawnie wpływał lub próbował wpłynąć na czynności Zamawiającego lub pozyskać informacje poufne;

·         który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził Zamawiającego w błąd;

·         który z przyczyn leżących po jego stronie nie wykonał albo nienależycie wykonał w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego na rzecz Zamawiającego;

·         w stosunku do którego otwarto likwidację.

26.   Wykonawca oświadcza, że nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenia zamówienia – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego.

27.   Wykonawca  oświadczy, że spełnia warunki udziału w postępowaniu – załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego oraz uzupełni tabele w formularzu ofertowym – załącznik nr 2 do Zapytania  ofertowego.

28.   Zamówienie będzie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach realizacji projektu pn. „Kompleksowe działania szkoleniowo - aktywizacyjne mające na celu przygotowanie osób odbywających karę pozbawienia wolności do skutecznego powrotu na rynek pracy i do społeczeństwa”.

29.   Zamawiający oświadcza, iż szkolenie jest w całości finansowane ze środków publicznych, zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt. 29 lit. c ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, 852, 1473,1721, 1911, z 2025r. poz. 222).

Kryterium wyboru ofert:

1.       Wybór najkorzystniejszej oferty zamówienia nastąpi w oparciu o następujące  kryteria:

a)            LICZBA UCZESTNIKÓW SZKOLENIU (IL) – 60%

b)           DOŚWIADCZENIE (D) – 40 %

2.       Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów (100%=100 pkt) wyliczonych na podstawie ustalonej wagi punktowej:

3.       Liczba punktów przyznana każdej z ocenianych ofert obliczona zostanie wg poniższego wzoru:

LP = IL + D

gdzie:

LP – łączna liczba punktów przyznanych Ofercie,

IL – liczba punktów przyznanych Ofercie w oparciu o kryterium – liczba uczestników szkolenia,

D – liczba punktów przyznanych Ofercie w oparciu o kryterium – doświadczenie.

4.       Punkty za kryterium „liczba uczestników szkolenia” (IL)  zostaną przyznane na podstawie zaoferowanej ilości osób, które oferent zobowiązuje się przeszkolić w szkoleniu jedno - dniowym w formie zajęć on-line pn. „szkolenie dla kadry zarządczej w celu zapoznania z zagadnieniami dostępności”, wraz z wystawieniem certyfikaty, w wersji papierowej, potwierdzające ukończenie  szkolenia zgodnie z pkt 15 Zapytania ofertowego:

- do 30 uczestników szkolenia = 20 pkt

- od 31 uczestników szkolenia do 40 uczestników szkolenia = 30 pkt

- od 41 uczestników szkolenia do 50 uczestników szkolenia = 50 pkt

- od 51 uczestników szkolenia, i więcej = 60 pkt

Zostaną obliczone według wzoru:

oferta badana/oferta z największą liczbą punktów za doświadczenie dydaktyczne x 60 pkt = liczba punktów w danym kryterium

5.       Punkty za kryterium Doświadczenie (D) zostaną przyznane na podstawie oświadczenia (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego) zawierającego informacje ile wskazany trener przeprowadził (w trybie stacjonarnym lub on-line) w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, przynajmniej 2 (dwie) minimum 5 godzinne szkolenia (1 godzina szkolenia = 45 min), w którym zostały omówione co najmniej 5 zagadnień wskazanych w § 6 Zapytania ofertowego i w każdym ze wskazanych szkoleń uczestniczyło minimum 7 osób, w ilości:

-        od 2 do 3 szkoleń o których mowa w pkt 23 Zapytania ofertowego (trwające co najmniej 5 godzin szkoleniowych każde) = 10 pkt

-        od 4 do 5 szkoleń o których mowa w pkt 23 Zapytania ofertowego (trwające co najmniej 5 godzin szkoleniowych każde) = 20 pkt

-        od 6 do 7 szkoleń o których mowa w pkt 23 Zapytania ofertowego (trwające co najmniej 5 godzin szkoleniowych każde) = 30 pkt

-        od 8 i więcej szkoleń o których mowa w pkt 23 Zapytania ofertowego (trwające co najmniej 5 godzin szkoleniowych każde) = 40 pkt

Zostaną obliczone według wzoru:

oferta badana/oferta z największą liczbą punktów za doświadczenie dydaktyczne x 40 pkt = liczba punktów w danym kryterium

6.       Liczby punktów otrzymanych za kryterium cena oraz doświadczenie, po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty. Wszystkie obliczenia będą dokonywane do dwóch miejsc po przecinku a zaokrąglenia będą dokonywane zgodnie z regułami matematycznymi.

7. Termin realizacji/wykonania zamówienia:

Wykonawca przeprowadzi szkolenie w terminie do 20 dni od dnia podpisania umowy. Termin realizacji szkolenia Wykonawca ustali z Zamawiającym.

8. Okres gwarancji:

Zamawiający przeprowadzić wśród uczestników szkolenia Ankiety ewaluacyjnej – wzór ankiety stanowi załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. Jeżeli Wykonawca otrzyma w wypełnionych przez uczestników szkolenia Ankietach oceny szkolenia średnią arytmetyczną ocen niższą niż 3,80 w pięciostopniowej skali, Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kar umownych za nienależyte wykonanie umowy.

9. Miejsce, termin i forma złożenia oferty:

1.       Na zawartość oferty skalda się:

1)      Wypełniony i podpisany formularz ofertowy – stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego,

2)      Podpisane oświadczenie – stanowiące załącznik nr 7 do Zapytania ofertowego,

3)      Podpisane klauzula informacyjna – stanowiąca załącznik nr 8 do Zapytania ofertowego. 

2.       Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym, podpisana przez osobę uprawnioną.

3.       Ofertę oraz wymagane dokumenty należy złożyć wyłącznie drogą elektroniczną przez platformę zakupową na adres :  https://www.platformazakupowa.pl/pn/oisw_koszalin

4.       W przypadku, gdy w Formularzu ofertowym Wykonawca wskaże inną ilość osób uczestniczących w szkoleniu wyrażoną cyfrowo, a inną wyrażoną słownie – oferta zostanie przyjęta uwzględniając cenę wyrażoną cyfrowo.

5.       Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

6.       Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

7.       Ofertę należy przesłać do dnia 5.06.2025r. do godziny 14:00

8.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w przypadku, gdy:

a)       powstaną lub ujawnią się okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,

b)      wystąpiła istotna okoliczność powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,

c)       postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy,

d)      złożone oferty nie spełnią wymogów formalnych.  

10. Termin otwarcia ofert:

1.      Otwarcie ofert nastąpi w dniu 05.06.2025 r. o godz. 14:30 w siedzibie Zamawiającego, tj. Okręgowy Inspektorat Służby Więziennej w Koszalinie, ul. Młyńska 69, 75-950 Koszalin.

2.      W toku badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

7. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:

Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami kpt. Marek Węcławiak, oisw_koszalin@sw.gov.pl.