Postępowanie ID: 1111715 : Zapewnienie programu animacji i atrakcji plenerowych dla dzieci i młodzieży w wakacyjne niedziele.

Przedsięwzięcie ma zostać zrealizowane w Parku Miejskim im. Józefa Wybickiego w Nowym Dworze Mazowieckim. Atrakcje i animacje mają być dostępne dla dzieci i młodzieży bez dodatkowych opłat w dniach 6, 27 lipca 2025 i 10,31 sierpnia 2025 roku w godzinach 14.00-18.00 (z możliwością zmiany godzin, w uzgodnieniu z Zamawiającym).

Zaproponowane atrakcje i animacje powinny w sposób bezpieczny i ciekawy umożliwiać dzieciom spędzanie wolnego czasu na świeżym powietrzu. Program animacji powinien zawierać konkursy z drobnymi nagrodami, musi być dostosowany do dzieci w różnym wieku i zapewniać atrakcje i animacje prowadzone jednocześnie w kilku strefach wydzielonych w Parku Miejskim.

Zakres zamówienia obejmuje:

1. Stały zestaw atrakcji na każdą z podanych niedziel, obejmujący:
• Minimum 3 animatorów prowadzących zabawy ruchowe, konkursy i animacje integracyjne z gotowością do zwiększenia liczby animatorów w zależności od liczby uczestników i zakresu atrakcji;
• Plenerowe gry i zabawy (m.in. mega gry planszowe, tory przeszkód, gry sportowe itp);
• Minimum 3 dmuchane zjeżdżalnie i/lub zamki – jedna dostosowana do dzieci w wieku 1-3 lata, druga dla dzieci w wieku 4-8 lat i trzecia dla starszych dzieci 9+ lat;
• Malowanie twarzy, skręcanie balonów, robienie tatuaży, małe rękodzieła;
• Strefę malucha – specjalnie wydzieloną przestrzeń dla dzieci młodszych (0–4 lat) dostępną przez cały czas trwania imprezy (w godz. 14:00–18:00) z odpowiednim wyposażeniem: np. basen z piłeczkami, mini zabawki sensoryczne, kącik plastyczny, bezpieczne maty, animatorzy czuwający nad bezpieczeństwem.
2. Dodatkowe atrakcje tematyczne w wybrane niedziele:

W każdą z czterech niedziel przewidziana jest dodatkowa, bardziej angażująca atrakcja specjalna. Terminy niedziel:

·         6 lipca 2025 r. 27 lipca 2025 r. 10 sierpnia 2025 r. 31 sierpnia 2025 r.

Opis wydarzeń specjalnych (do przypisania przez Wykonawcę, z uwzględnieniem sugestii Zamawiającego):

·         Warsztaty ekologiczne i sensoryczne
Zajęcia mające na celu rozwijanie kreatywności, zmysłów i świadomości ekologicznej. Przykładowe działania: tworzenie przedmiotów z materiałów naturalnych i z recyklingu, zabawy z piaskiem kinetycznym, masami plastycznymi, ścieżki sensoryczne, eko-gry i zagadki.

·         Spektakl teatralny dla dzieci
Plenerowe przedstawienie z udziałem aktorów, którzy aktywnie wchodzą w interakcję z dziećmi. Spektakl ma charakter edukacyjno-rozrywkowy i angażuje uczestników do wspólnego udziału w historii i zabawie.

·         Dzień Służb Mundurowych
Współpraca ze Strażą Pożarną, Policją, Ratownictwem Medycznym i innymi służbami – pokazy sprzętu, symulacje akcji ratowniczych, gry i zabawy edukacyjne dla dzieci (np. tor sprawnościowy, pokaz udzielania pierwszej pomocy, możliwość obejrzenia wozu strażackiego lub radiowozu).
Zamawiający sugeruje przypisanie tej atrakcji do daty 10 sierpnia 2025 r.

·         Wielki finał wakacji
rozbudowany blok animacji sportowo-rekreacyjnych, strefa zabaw oldschoolowych, zawody i konkursy z nagrodami, warsztaty kreatywne, pokaz iluzjonisty.

Zamawiający sugeruje przypisanie tej atrakcji do daty 31 sierpnia 2025 r.

3. Warsztaty rodzinne:
• W każdą z wyznaczonych niedziel organizator zapewni przestrzeń warsztatową dla rodzin z dziećmi, gdzie prowadzone będą zajęcia manualne, plastyczne lub edukacyjne. Wykonawca zapewni pełne wyposażenie warsztatów (stoły, krzesła, materiały plastyczne, niezbędne narzędzia).
• Warsztaty mają być dostosowane do różnych grup wiekowych i umożliwiać wspólne, twórcze spędzanie czasu opiekunów z dziećmi.

Dodatkowo: 

1.       Każde wydarzenie musi prowadzić konferansjer – animator przy użyciu mikrofonu. Konferansjer musi być obecny w trakcie całego wydarzenia (tj. w godz. 14.00-18.00 z możliwością zmiany godzin, w uzgodnieniu z Zamawiającym).

2.       Wymagamy aby organizowanym wydarzeniom towarzyszyło nagłośnienie i muzyka w tle dostosowana dla dzieci. Koszty ZAiKS po stronie Oferenta. Umożliwiamy podłączenie urządzeń do zasilania elektrycznego.

3.       Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia wydarzenia zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami epidemiologicznymi, w tym także do zapewnienia środków dezynfekujących.

4.       Wszystkie atrakcje i urządzenia muszą posiadać niezbędne atesty i certyfikaty, być dopuszczone do użytku przez dzieci i pochodzić z dystrybucji na terenie Unii Europejskiej.

5.       W przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych uniemożliwiających bezpieczne przeprowadzenie wydarzenia w zaplanowanym terminie, Wykonawca zobowiązany jest być przygotowany na jego realizację w innym terminie, ustalonym wspólnie z Zamawiającym z odpowiednim wyprzedzeniem.

6.       Wykonawca, który przystąpi do realizacji zamówienia oświadcza, iż posiada niezbędny sprzęt wraz z certyfikatami dopuszczającymi do użytkowania w miejscach publicznych przez ludzi w tym przez dzieci, a także kwalifikacje do wykonania czynności będących przedmiotem zamówienia. Wykonawca ponosić będzie odpowiedzialność za bezpieczeństwo osób korzystających z dostarczonych urządzeń w trakcie ich użytkowania.

7.       Wykonujący zadanie będzie zobowiązany do tworzenia relacji fotograficznej i tekstowej z każdego dnia wydarzenia oraz przesyłania jej w sposób uzgodniony do Zamawiającego. 

8.       Wykonawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia OC, NW.

9.       Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o stosowaniu ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. z 2024 r. poz. 1802 z późn. zm.).

10.   Wykonawca zobowiązany jest do wydruku 4 banerów (nie mniejsze niż:55 cm x 190 cm - 2 szt., oraz 80 cm x 250 cm - 2 szt. Dokładny rozmiar do ustalenia w późniejszego terminie z Zamawiającym), które zostaną wywieszone na terenie Nowego Dworu Mazowieckiego.

Prosimy o składanie ofert zawierających opisy proponowanego programu, wykorzystywanych urządzeń i przeprowadzanych animacji wraz z wyszczególnieniem kosztów poprzez formularz elektroniczny.

Niniejsze postępowanie może zostać unieważnione.

Kryterium wyboru ofert:

1.       Cena (50%)
Oceniana będzie łączna cena brutto realizacji całości zamówienia. Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałe oferty proporcjonalnie według wzoru.

2.       Jakość i atrakcyjność programu (40%)
Ocenie będzie podlegać kreatywność, różnorodność, dostosowanie atrakcji do grup wiekowych, pomysłowość zaproponowanych działań dodatkowych.

3.       Doświadczenie i referencje (10%)
Wykonawca może otrzymać punkty za udokumentowane doświadczenie w realizacji podobnych wydarzeń (referencji)  w ciągu ostatnich 3 lat. 

Termin składania upływa 2 czerwca 2025 roku o godz. 11.00.

Osoby do kontaktu ze strony Zamawiającego:

Kinga Przygoda Tel. (22) 51-22-161 kinga.przygoda@nowydwormaz.pl

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel………..........  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.