Postępowanie ID: 1108248 : ZC/9/2025 Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w SP ZOZ Powiatowym Pogotowiu Ratunkowym w Świdnicy ZC/9/2025

Działając w oparciu o zapisy Regulaminu udzielania zamówień podprogowych o wartości do 130.000,00 zł zwracamy się z zapytaniem ofertowym o cenę dostaw/usług/robót budowlanych, prosząc o złożenie oferty w oparciu o poniższe warunki:

SP ZOZ Pogotowie Ratunkowe w Świdnicy zaprasza do złożenia oferty

na wykonanie usługi pn.:

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych

I.   Informacje ogólne:

1.       Zamawiający: SP ZOZ Powiatowe Pogotowie Ratunkowe w Świdnicy, ul. Leśna 31,

58-100 Świdnica.

2.      Adres poczty elektronicznej: zp@999.swidnica.pl

3.      Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: PLATFORMA ZAKUPOWA

4.      Postępowanie prowadzone jest w oparciu o „Regulamin udzielania zamówień publicznych w Pogotowiu Ratunkowym w Świdnicy

5.      Jako podstawowy dokument do sporządzenia oferty należy traktować niniejsze Zaproszenie do złożenia ofert wraz ze wszystkimi dokumentami zamieszczonymi na PLATFORMIE ZAKUPOWEJ Zamawiającego, w tym wzór umowy i ewentualne Informacje dla Wykonawców.

6.      Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawcę stosować się będzie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740).

Przedmiot zamówienia:

1.      Przedmiotem zamówienia jest zadanie polegające na pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych u Zamawiającego jako administratora danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „Rozporządzeniem”.

2.      Do obowiązków Wykonawcy należy realizacja zadań Inspektora Ochrony Danych określonych w art. 39 Rozporządzenia, tj.:

a) informowanie Zamawiającego, pracowników Zamawiającego oraz inne osoby wykonujące prace na innej podstawie prawnej na rzecz Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;

b) monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia oraz innych przepisów o ochronie danych oraz polityk Zamawiającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;

c) udzielanie na żądanie Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z art. 35 Rozporządzenia;

d) współpraca z organem nadzorczym ustanowionym zgodnie z art. 51 Rozporządzenia;

e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach dot. ochrony danych osobowych;

f) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 30 Rozporządzenia;

g) zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 Rozporządzenia.

3.      Dodatkowo Zamawiający powierza Wykonawcy wykonanie następujących zadań, nienaruszających prawidłowego wykonania obowiązków j.w. tj.:

1)    opracowanie i bieżące przygotowywanie aktualizacji dokumentacji przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami Rozporządzenia;

2)      przeprowadzanie planowanych audytów systemu ochrony danych osobowych (raz w roku) oraz audytów doraźnych, przeprowadzanych w sytuacji powzięcia przez Inspektora wiadomości o naruszeniu ochrony danych osobowych lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia takiego naruszenia, oraz przedkładanie Zamawiającemu pisemnego raportu z audytu w terminie:

a) 30 dni od dnia dokonania audytu planowanego,

b) 3 dni od dnia dokonania audytu doraźnego.

c) przygotowywanie i weryfikowanie propozycji umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, umów o zachowaniu poufności w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;

3)      przygotowywanie propozycji pism w kontaktach z organem nadzorczym i innymi organami, kontrahentami Zamawiającego oraz osobami fizycznymi zgłaszającymi naruszenie ich praw w zakresie ochrony danych osobowych lub w zakresie wniosków dotyczących udostępnienia przetwarzanych przez Zamawiającego danych osobowych;

4)      sporządzanie opinii oraz wytycznych w zakresie ochrony danych osobowych;

5)      przygotowywanie lub opiniowanie klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;

6)      przygotowanie wzoru:

a) ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

b) upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla osoby przetwarzającej dane osobowe;

c) oświadczenia o zachowaniu poufności danych osobowych dla pracownika i współpracownika Zamawiającego przetwarzającego dane osobowe;

7)      opiniowanie wniosków o udostępnienie danych osobowych;

8)      prowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych;

9)      udział w kontrolach organu nadzorczego lub innych uprawnionych organów;

10)   udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości Zamawiającego związane z ochroną danych osobowych w organizacji Zamawiającego;

11)    wykonywanie pozostałych działań Inspektora, które wynikają wprost z Rozporządzenia i obowiązujących przepisów prawa.

4.      Wykonawca pełnił będzie dyżury w siedzibie Zamawiającego (min. 2 x w tygodniu po 6 godz.) oraz ma obowiązek stawić się niezwłocznie na każde wezwanie Zamawiającego.

  II.     Termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy od dnia obowiązywania umowy.

III.     Warunki udziału w postępowaniu:

Zamawiający wymaga, aby wykonawca (osoba skierowana do realizacji zamówienia) posiadał doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych w jednostce służby zdrowia – pełnił funkcję ABI, IODO.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz 835)

Spełnienie warunków opisanych powyżej należy potwierdzić poprzez załączenie wykazu – wypełniona tabela w Formularzu oferty (załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego).

  IV.     Sposób przygotowania oferty:

1.    Osoby zainteresowane złożeniem swojej oferty, składają ją poprzez platformę zakupową.

2.    Oferta musi być sporządzona wg wzoru „Formularza oferty” (załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego).

3.    Oferta musi być złożona na całość zamówienia określonego w Zapytaniu Ofertowym.

4.    Wraz z ofertą należy złożyć wszelkie dokumenty wymagane w Zapytaniu Ofertowym.

5.    Ofertę, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt.

6.    Ofertę, składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie skanu podpisanego dokumentu.

7.    Oferty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

8.    Oferty, zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują poprzez Platformę Zakupową

    V.        Termin złożenia ofert: do dnia 19.05.2025r. do godziny 10:00

  VI.        Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcą: Anna Włosińska oraz Marta Pankiewicz, tel. 74/8500-997

VII.        Kryterium oceny ofert: Cena – 100 %

VIII.        Zamawiający informuje, że fakt przesłania ofert cenowych będących odpowiedzią na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia z jednym z Oferentów umowy nawet jeżeli jego oferta okaże się najkorzystniejsza.

 IX.            Jeżeli pierwszy z wygranych oferentów odmówi podpisania umowy, druga spełniająca wymogi przez Zamawiającego oferta zastępuje jego miejsce.

    X.        Załączniki do Zapytania Ofertowego:

1)    Wzór Formularza oferty

2)    Wzór umowy

3)    Wzór umowy powierzenia

Dyrektor Pogotowia Ratunkowego w Świdnicy

Beata Szczepankowska

………………………………………………………

podpis Kierownika Zamawiającego (w oryginał)