ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAKUP NOWYCH I POLEASINGOWYCH KOMPUTERÓW PC I LAPTOPÓW DLA GRUPY MUSZKIETEÓW

Swadzim 31.03.2025

1             Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą siecią sklepów w Polsce, działającą w formule franczyzowej, zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w dwóch kategoriach: supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów "dom i ogród" pod szyldem Bricomarche.

Na terenie Polski Grupa Muszkieterów posiada łącznie 381 sklepy, w tym 185 Intermarche oraz 213 Bricomarche, trzy centra logistyczne zlokalizowane w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, sześć składów budowlanych oraz 72 stacje paliw działające przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu, k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, odpowiedzialnych za koordynację i wsparcie działalności spółek prawa handlowego prowadzących sklepy Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2             Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

1.    Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest otrzymanie ofert na zakup i dostarczenie laptopów i komputerów PC zarówno nowych jak i poleasingowych. Pełna specyfikacja znajduje się w dalszej części zapytania.

2.    Zamawiający:

„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

3.    „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, zwana dalej „Zamawiającym”, jest spółką odpowiedzialną za zarządzanie procesem rozwoju sieci supermarketów Intermarche i supermarketów Bricomarche.  W niniejszym zapytaniu reprezentuje interesy spółki OSTREWKA sp. z o.o., będącą spółką technologiczną zapewniającą usługi IT dla Grupy Muszkieterów.

4.    Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Zamawiający posiada prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3             Zastrzeżenia

1.      Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.      Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.      Odpowiedź oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 68(2) Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli.

4.      Do przyjęcia oferty nie mają zastosowania ogólne przepisy prawa dotyczące milczącego przyjęcia oferty, co oznacza konieczność potwierdzenia Zamawiającego w formie co najmniej dokumentowej.

5.      Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert. W szczególności niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i n. KC.

6.      Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki „ITM Polska” w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli Spółki „ITM Polska” zawarciu umowy w trybie ofertowym;

7.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

8.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Dostawcy usług objętych niniejszym zapytaniem;

9.      Ostatecznie oferta musi być podpisana przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji, w języku polskim. Podpisaną ofertę w pliku pdf należy załączyć do postępowania na Platformie Zakupowej Open Nexus.

10.   Propozycja finansowa musi być zgodna z przedstawionymi tabelami cenowymi, przy czym przyjmuje się, że oferenci mogą przedstawić dodatkowe informacje, które uznają za niezbędne do zrozumienia ich ofert.

11.   Przedstawiona oferta musi zawierać wszystkie elementy pod względem formy i treści wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, nadawać się do przyjęcia bez konieczności składania kontroferty przeciwnym przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezorganizowania spotkania w celu przedstawienia oferty

12.   Zamawiający zastrzega możliwość prowadzenia rozmów z wybranymi oferentami. 

13.   Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) obciążają wyłącznie Oferenta.

4             Wymagania dotyczące oferenta

1.      Oferent powinien wykazywać wiedzę oraz posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także posiadać odpowiedni potencjał techniczny i wykonawczy.

2.      Oferent zobowiązuje się do dostarczania asortymentu określonego w zapytaniu ofertowym oraz zapewnienia opieki serwisowej/gwarancji dla zakupionych urządzeń

5             Warunki udziału w postępowaniu

1.      Ostatecznym i decydującym dokumentem jest wersja sporządzona w języku polskim, zgodnie z obowiązującym prawem polskim,

2.      Oferent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia potwierdzającego posiadanie odpowiednich możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz zasobów (technicznych i osobowych) niezbędnych do pomyślnego wykonania przedmiotu zamówienia.

3.      Wymagane załączniki do oferty: Załącznik nr 1 - Kwestionariusz Dostawcy, aktualne dokumenty rejestracyjne firmy: bieżący odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON

6             Założenia techniczne do oferty

6.1. Zapotrzebowanie dotyczy:

6.1.1. ZAKUP NOWYCH KOMPUTERÓW PC I LAPTOPÓW

- 30 laptopów - do użytku biznesowego procesor ultra 5, 16GB Ram, Dysk 500GB, matryca 15'6 lub 16" windows 11pro

Gwarancja 36 miesięcy onsite – możliwość rozbudowy do 60 miesięcy jako opcja

- 21 Komputerów PC procesor I5, 16GB Ram, Dysk 500GB, windows 11pro, obudowa mini lub small tower

Gwarancja 36 miesięcy onsite

Istnieje możliwość dokupienia większej ilości w późniejszym terminie

6.1.2. ZAKUP POLEASINGOWYCH KOMPUTERÓW PC I LAPTOPÓW

- 100 laptopów - do użytku biznesowego procesor i5 lub i7 minimum 8gen, najlepiej 10gen, 16GB Ram, Dysk 500GB (nowy), matryca 15'6 lub 16" windows 11pro - bateria miniumum 1,5H - KLASA A

- 100 Komputerów PC procesor i5 lub i7 minimum 8gen, najlepiej 10gen, 16GB Ram, Dysk 500GB, windows 11pro, obudowa mini lub small tower

- gwarancja 12 miesięcy - możliwość rozbudowy do 24 miesięcy lub 36miesięcy jako opcja

- koszty obsługi gwarancyjnej (wysyłki kurierskie) po stronie dostawcy

6.3. Serwis:

Prosimy o podanie warunków serwisowych zarówno dla nowego jak i poleasingowego sprzętu

6.4. Umowa

Umowa na dostawę sprzętu będzie na spółkę Ostrewka,

6.5. Dostawa

Możliwość dostarczenia sprzętu w kilku partiach, nie później jednak niż do końca lipca 2025 r.

6.6. Termin płatności

Termin płatności 30 dni

7             Organizacja i zasady wypełniania dokumentów

7.1         Formalizowanie odpowiedzi

1.      Oferta powinna być zatytułowana „Komputery PC i laptopy nowe i poleasingowe dla Grupy Muszkieterów”

2.      W swoich odpowiedziach oferenci proszeni są o podanie następujących informacji:

a)  Prezentacja firmy

b)  W pliku excel należy podsumować wszystkie elementy finansowe oferty

c)   Projekt umowy

1.     Oferent przygotuje propozycję w oparciu o wytyczne wynikające z przekazanych materiałów oraz zgodnie z najlepszą wiedzą wymaganą od profesjonalisty, a także obowiązującymi przepisami.

2.     Informacje związane z postępowaniem Oferent przedstawi poprzez Platformę Zakupową Open Nexus, uzupełniając wskazane pola oraz obligatoryjnie ofertę w excel.

3.     Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane;

8         Kryteria oceny ofert

Przy ocenie ofert usług będą brane pod uwagę wymienione poniżej kryteria:

1.       Cena (waga: 75%)

oceniana będzie całkowita kosztorysowa cena oferty dostawcy obejmująca koszt zakupu i gwarancji

2.       Solidność obudowy, najlepiej aluminium i brak plastików z recyklingu (waga: 10%)

3.       Wsparcie serwisowe (waga: 10%):

Dostawca powinien zapewnić odpowiednie wsparcie serwisowe

4.      Czas dostawy (waga: 5%):

Oceniana będzie gotowość dostawcy do dostarczenia urządzeń

9         Terminy związane z postępowaniem

10          Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1.      Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2.      W przypadku pytań:

a.   merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b.   pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3.      Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

11          Załączniki

1.    Załącznik 1– Kwestionariusz Dostawcy