Postępowanie ID: 1061288 : RFP – POWER UPY NA KONFERENCJI

1. Wprowadzenie
Jesteśmy firmą organizującą piątą ogólnopolską konferencję dedykowaną pracownikom sektora publicznego, której uczestnikami jest zazwyczaj około 300 osób. Od dwóch lat uzupełniamy merytoryczne wystąpienia o przerywniki (power upy) realizowane przez grupę IMPRO IMPRO, która zapewnia konferansjera oraz prowadzenie gier słownych i elementów ruchowych.

Ostatnie wydarzenie:

POZAP 2024 - Poznań o zamówieniach publicznych

2. Cel projektu
W bieżącym roku pragniemy odświeżyć agendę konferencji i zaskoczyć uczestników nowym, atrakcyjnym formatem power upów. Głównym celem jest utrzymanie koncentracji uczestników przez cały dzień, zwłaszcza że tematyka konferencji jest poważna i trudna w odbiorze.

3. Grupa docelowa
Odbiorcami są pracownicy sektora publicznego. Elementy rozrywkowe muszą być wyważone i dostosowane do tej specyfiki (benchmark: wydarzenia emitowane na kanale YouTube). Płatne wejściówki będą na wydarzenie stacjonarne, a transmisja online będzie bezpłatna.

4. Zakres usług
Prosimy o przygotowanie szczegółowej propozycji obejmującej:

• Koncepcję power upów:

• Nowatorski format przerywników angażujących uczestników.

• Elementy gier słownych i/lub aktywności ruchowych, dopasowanych do charakteru konferencji.

• Selekcjonowanie pytań od uczestników (po każdym panelu jest 15 minutowy Q&A), gdzie można wplatać elementy rozrywki

• Scenariusze i harmonogram:

• Opracowanie scenariuszy power upów rozmieszczonych w ciągu całego dnia konferencji.

• Propozycje dotyczące długości trwania poszczególnych segmentów oraz integracji z merytoryczną częścią wydarzenia.

• Konsultacje i warsztaty:

• Spotkania w celu dokładnego poznania tematyki konferencji oraz określenia persony odbiorców.

• Współpraca przy opracowaniu materiałów pomocniczych.

• Realizacja i wsparcie podczas konferencji:

• Zapewnienie pełnej obsługi power upów w trakcie wydarzenia.

• Wsparcie techniczne i merytoryczne dla prowadzących, jeśli będzie taka potrzeba.

• Doświadczenie i referencje:

• Przykłady realizacji podobnych projektów oraz referencje od innych klientów.

5. Wymagania

• Doświadczenie: Udokumentowane doświadczenie w realizacji interaktywnych przerywników lub podobnych form na konferencjach.

• Kreatywność i dopasowanie: Umiejętność tworzenia rozwiązań, które angażują, ale nie rozpraszają uczestników.

• Dostosowanie do specyfiki: Znajomość specyfiki środowiska sektora publicznego i umiejętność balansowania między elementami rozrywkowymi a powagą tematyki.

• Elastyczność: Gotowość do współpracy przy modyfikacjach koncepcji na etapie konsultacji.

6. Opcja barteru
Bierzemy pod uwagę możliwość rozliczenia części kosztów w formie barteru. Nasza konferencja posiada dodatkowy atut w postaci transmisji, która ostatnio zgromadziła 11 tys. widzów (transmisja). W związku z tym:

• Prosimy o uwzględnienie w ofercie możliwości obniżenia opłaty za usługę w zamian za reklamę Państwa marki i rozwiązania w ramach transmisji konferencji oraz innych kanałów komunikacji.

• Oczekujemy propozycji barterowych, które przedstawiają konkretne formy ekspozycji i korzyści promocyjnych dla wykonawcy.

7. Harmonogram

• Wstępna selekcja ofert: [marzec 2025]

• Spotkania z wybranymi dostawcami: [marzec 2025]

• Finalizacja wyboru i podpisanie umowy: [kwiecień 2025]

• Realizacja projektu w trakcie konferencji: [6-7.10.2025]

8. Proces wyboru i oczekiwania

• Prosimy o przesłanie propozycji budżetu z podziałem kosztów poszczególnych elementów projektu oraz ewentualnymi opcjami dodatkowych usług.

• Oferta powinna zawierać opis proponowanego rozwiązania, w tym wskazanie przewag konkurencyjnych, które przyczynią się do osiągnięcia celów konferencji.

• Zachęcamy do zadawania pytań pogłębiających – możliwe będzie umówienie spotkania z wybranymi dostawcami.