ZAPYTANIE OFERTOWE


Postępowanie prowadzone na podstawie ZARZĄDZENIA NR 398/2017 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 14 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

RZP.271.81.2017.PL
Dostawa kolorowego urządzenia wielofunkcyjnego A4/A3.

I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1


II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot główny:
CPV: 30.23.60.00-2
Nazewnictwo wg CPV: Różny sprzęt komputerowy


1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa kolorowego urządzenia wielofunkcyjnego A4/A3 gotowego do pracy, wyposażonego w pełnowartościowe, oryginalne materiały eksploatacyjne (nie startowe) wraz z transportem, wniesieniem, instalacją urządzenia oraz przeszkoleniem dla 3 osób.

Specyfikacja techniczna urządzenia wielofunkcyjnego:
Maksymalna możliwa do osiągnięcia prędkość wydruku do: A4 w kolorze: 26 str./min.;
Maksymalna możliwa do osiągnięcia prędkość wydruku do: A3 w kolorze: 15 str./min.;
Obsługiwane formaty papieru: A5, A4, A3, SRA3;
Podawanie papieru: 2 uniwersalne kasety o pojemności minimum 500 ark. każda
(przy gramaturze 80 g/m2), podajnik boczny minimum na 100 ark. (przy gramaturze 80 g/m2);
Obsługiwana gramatura papieru z kaset: co najmniej 60 – 300 g/m2;
Obsługiwane formaty papieru z wszystkich kaset: A4 – SRA3;
Obsługiwana gramatura papieru przez podajnik boczny: co najmniej 55 – 300 g/m2;
Dupleks automatyczny standardowo;
Obsługa wydruku w dupleksie przy pobieraniu papieru z kasety: 60 – 256 g/m2;
Podstawa: na kółkach, oryginalna (wykonana przez producenta urządzenia);
Wyświetlacz: kolorowy, dotykowy, czytelny z komunikatami w języku polskim;
Rozdzielczość drukowania (rzeczywista): 600 x 600 dpi;
Rozdzielczość drukowania (interpolowana) maksymalnie do 9 600 x 600 dpi;
Rozdzielczość kopiowania: 600 x 600 dpi;
Kopiowanie seryjne: 1 – 9 999;
Czas nagrzewania: maksymalnie 20 sek.;
Czas uzyskania pierwszej strony: poniżej 5 sek. (mono), poniżej 7 sek. (kolor);
Złącza: Ethernet 10Base-T/100Base – TX/1 000 Base – T, 2 x USB 2.0 host;
Język opisu strony: PCL6;
Podajnik dokumentów: odwracający, o pojemności co najmniej 100 ark. (przy gramaturze 80 g/m2);
Prędkość skanowania w kolorze: co najmniej 80 str./min.;
Sposoby skanowania: do e-maila, na serwer FTP, do folderu sieciowego (SMB), na nośnik pamięci USB, do folderu na twardym dysku, sieciowe skanowanie TWAIN;
Formaty skanowania: TIFF, JPEG, PDF, PDF/A – 1b, szyfrowany PDF, XPS;
Sortowanie: przesunięciem offsetowym dla formatów A4 i A3;
Wydruk na papierze banerowym o wymiarach maksymalnych: 320 x 1 300 mm;
Możliwość wyświetlenia panelu urządzenia na komputerze i zdalnej obsługi urządzenia (wszystkie funkcje dostępne na panelu mogą być wprowadzane na komputerze);
Funkcja podglądu na panelu urządzenia: dokumenty przed skopiowaniem/zeskanowaniem mogą być oglądane i edytowane (obracanie strony, zmiana kolejności stron, usuwanie arkuszy, wstawianie pustych stron, usuwanie fragmentu zawartości strony) na panelu urządzenia;
Możliwość rejestracji do 48 różnych programów (predefiniowane parametry zadań
z możliwością ich przywoływania po wciśnięciu jednego przycisku);
Kopiowanie/drukowanie w tandemie: praca zostanie rozłożona na 2 urządzenia pracujące
w sieci;
Wydruk z nośnika pamięci USB plików: TIFF, JPEG, TXT, PDF;
Wydruk podążający: możliwość odbioru wydruku na dowolnym urządzeniu pracującym
w sieci (do 5 urządzeń);
Automatyczne wysuwanie tonera – pojemnik z tonerem automatycznie zostanie wysunięty, gdy się skończy; użytkownik nie może samodzielnie wymienić tonera zanim się skończy;
Obsługa drukowania z urządzeń mobilnych: AirPrint, urządzenia pracujące na systemie Android;
Książka adresowa: możliwość wprowadzenia do 2 000 wpisów;
Skanowane dokumenty mogą być automatycznie podzielone na wiele plików o określonej ilości stron;
Możliwość jednoczesnego skanowania wielu małych dokumentów z szyby i zapisaniu ich
jako oddzielnych plików;
Możliwość utworzenia do 1 000 folderów użytkowników na twardym dysku urządzenia;
Szyfrowanie danych: wykorzystaniem AES 256-bit;
Obsługa protokołów i zgodność ze standardami: HTTPS, FTPS, SSL, IPsec, S/MIME,
IEE 802.1X, SNMP V3;
Skanowanie Eco: podczas skanowanie moduł utrwalania pozostaje wyłączony;
Kolor urządzenia biel lub popiel;
Gwarancja co najmniej 36 miesięcy od daty zakupu.


Miejsce realizacji dostawy i przeszkolenia pracowników biura ds. ZIT: Urząd Miejski w Elblągu, ul. Łączności 2, budynek „D” (Budynek Urzędu Stanu Cywilnego), II piętro, p. 22.

Zamówienie dotyczy projektu „Pomoc techniczna RPO WiM 2014 – 2020 dla Gminy Miasto Elbląg na lata 2015-2017 w ramach Działania 12.1” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014 – 2020.

3. Wymagania i warunki wykonania zamówienia:
3.1. Dostarczone urządzenie musi być fabrycznie nowe,
3.2. Dostarczone urządzenie musi pochodzić z oficjalnego kanału sprzedaży producenta, co oznacza, że posiada stosowny pakiet usług gwarancyjnych kierowanych do użytkowników z obszaru Unii Europejskiej.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert przez Wykonawców, którzy są producentami zaoferowanego urządzenia i jednocześnie nie korzystają z pośrednich kanałów sprzedaży, oferując własne rozwiązania bezpośrednio, z pominięciem pośrednich kanałów sprzedaży (partnerów/dystrybutorów).
3.3. Wykonawca zapewni transport, dostawę i instalację w obecności pracownika DIN/RWiWU oraz przeszkolenie dla 3 pracowników w siedzibie Zamawiającego – Urząd Miejski w Elblągu, ul. Łączności 2, budynek „D” (Budynek Urzędu Stanu Cywilnego), II piętro, p. 22.
3.4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w kolumnie „Opis oferowanego przedmiotu” w OFERCIE WYKONAWCY - WYCENIE DOSTAWY stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego, podał producenta, model, opis i parametry oferowanego urządzenia.
3.5. W przypadku zgodności oferowanego urządzenia z opisem i parametrami opisanymi przez Zamawiającego w OFERCIE WYKONAWCY - WYCENIE DOSTAWY stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego, dopuszcza się zastosowanie zapisu „zgodnie z zapytaniem ofertowym” i wskazanie producenta i modelu oferowanego produktu.
W przypadku, gdy oferowane urządzenie nie posiada modelu wystarczy wskazanie producenta, opisu i parametrów lub wskazanie producenta i zastosowanie zapisu – zgodnie z zapytaniem ofertowym.
3.6. Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych o parametrach technicznych i wymogach jakościowych nie gorszych niż wskazane przez Zamawiającego.
3.7. Zamawiający informuje, że Wykonawca, który złoży rozwiązania równoważne opisanym przez Zamawiającego jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego urządzenie spełnia wymagania określone przez Zamawiającego. W związku z powyższym Zamawiający wymaga, aby Wykonawca opisał za pomocą parametrów technicznych i jakościowych rozwiązania, które oferuje Zamawiającemu jako równoważne do opisanych przez Zamawiającego. Wymagane informacje należy podać w OFERCIE WYKONAWCY - WYCENIE DOSTAWY stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca opisując rozwiązania, które oferuje jako równoważne do opisanych przez Zamawiającego wskazał producenta, model, opis i parametry oferowanego urządzenia w zakresie wszystkich parametrów wymienionych przez Zamawiającego w OFERCIE WYKONAWCY - WYCENIE DOSTAWY stanowiącej ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego.
Zamawiający oceniając, czy podane przez Wykonawcę rozwiązania są równoważne będzie porównywał parametry techniczne opisane w OFERCIE WYKONAWCY - WYCENIE DOSTAWY przez Zamawiającego i wskazane przez Wykonawcę.


III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
14 dni kalendarzowych od podpisania umowy

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIANIA I DOKUMENTY SKŁADANE NA POTWIERDZENIE ICH SPEŁNIENIA
Zamawiający nie określa warunków udziału w postępowaniu.

V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Cenę (brutto) oferty należy obliczyć na podstawie wypełnionego dokumentu OFERTA WYKONAWCY - WYCENA DOSTAWY stanowiącego ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego. Cena (brutto) oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „RAZEM”, w kolumnie „Wartość wraz z podatkiem w zł”.
2. Cena oferty musi uwzględniać wszystkie wymagania wykonania zamówienia oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu realizacji zamówienia.
3. Cena oferty musi uwzględniać podatek od towarów i usług – wg obowiązujących przepisów.
4. Każda cena musi być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Cena nie będzie podlegać waloryzacji.

VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w zapytaniu ofertowym.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższymi kryteriami o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 80%
(2) termin wykonania - 20%

3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana przez jednego oceniającego dla oferty, w przyjętych kryteriach oceny ofert:
X(1) x 80% + X(2) x 20%
gdzie:
X(1) – liczba punktów przyznawana w kryterium cena (brutto)
X(2) - liczba punktów przyznawana w kryterium termin wykonania

(1) Sposób obliczenia X(1):
X(1) = cena (brutto) najniższa x 100 pkt/ cena (brutto) badanej oferty

(2) Sposób obliczenia X(2):
W kryterium „termin wykonania” Wykonawca za zaoferowanie wykonania zamówienia w terminie:
- do 7 dni od udzielenia zamówienia otrzyma 100 pkt,
- do 10 dni od udzielenia zamówienia otrzyma 50 pkt,
- do 14 dni od udzielenia zamówienia otrzyma 0 pkt.

Jeżeli Wykonawca zaproponuje termin wykonania zamówienia krótszy niż do 7 dni od udzielenia zamówienia to dla oceny ofert przyjmowany będzie termin wykonania zamówienia do 7 dni od udzielenia zamówienia.
Jeżeli Wykonawca zaproponuje termin wykonania zamówienia krótszy niż do 10 dni od udzielenia zamówienia, ale dłuższy niż do 7 dni od udzielenia zamówienia to dla oceny ofert przyjmowany będzie termin wykonania zamówienia do 10 dni od udzielenia zamówienia.
Jeżeli Wykonawca zaproponuje termin wykonania zamówienia krótszy niż do 14 dni od udzielenia zamówienia, ale dłuższy niż do 10 dni od udzielenia zamówienia to dla oceny ofert przyjmowany będzie termin wykonania zamówienia do 14 dni od udzielenia zamówienia.

VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać do dnia 27 listopada 2017 r. do godziny 09:30
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Składana oferta musi zawierać wypełniony dokument OFERTA WYKONAWCY - WYCENA DOSTAWY sporządzony zgodnie wymaganiami pkt II. ppkt 3.4. i 3.5. zapytania ofertowego i pkt V. zapytania ofertowego stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego,
4. Oferta musi obejmować całość zamówienia. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania oferty wariantowej.

VIII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI
Paweł Lipiński – Referat Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 405, telefon 55 239 31 26, e-mail: rzp@umelblag.pl
Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX. WZÓR UMOWY LUB ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ALBO OGÓLNE WARUNKI UMOWY OKREŚLAJĄCE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, KTÓRE PO DOKONANIU WYBORU WYKONAWCY NIE PODLEGAJĄ ZMIANOM
Zamawiający przekazuje wzór umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego.

X. ZAMAWIAJĄCY NIE PRZEWIDUJE MOŻLIWOŚCI DOKONYWANIA ISTOTNYCH ZMIAN POSTANOWIEŃ ZAWARTEJ UMOWY W STOSUNKU DO TREŚCI OFERTY, NA PODSTAWIE KTÓREJ DOKONANO WYBORU WYKONAWCY.

XI. INFORMACJE DODATKOWE
1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

XII. ZAŁĄCZNIKI
1. Załącznik nr 1 – OFERTA WYKONAWCY-WYCENA DOSTAWY
2. Załącznik nr 2 – wzór umowy