Postępowanie ID: 1044675 : Dostarczenie i utrzymanie bezpańskich zwierząt w schronisku w roku 2025

Nowy Dwór Mazowiecki, 08-01-2025 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na wykonanie zadania

Dostarczenie i utrzymanie bezpańskich zwierząt w schronisku w roku 2025

Zamawiający zwraca się z uprzejmą prośbą o przygotowanie i złożenie oferty dotyczącej wykonania powyższego zadania.

I.       Nazwa i adres zamawiającego

Miasto Nowy Dwór Mazowiecki

z siedzibę ul. Zakroczymska 30, 05-100 Nowy Dwór Mazowiecki,

NIP 531 10 00 938

II.    Tryb postępowania

Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000 złotych

Przedmiot zamówienia

1.    Przedmiotem zamówienia jest wykonanie zadania pn: „Dostarczenie i utrzymanie bezpańskich zwierząt w schronisku w roku 2025”

Opis przedmiotu zamówienia

Usługa dotyczy dostarczenia odłowionych psów do schroniska w czasie od 2-24 godzin od zgłoszenia przez Straż Miejską i bezzwłocznego przyjęcia zwierzęcia do schroniska. Psy odbierane będą z lecznic lub z terenu Miejskiego Zakładu Oczyszczania ul Przytorowa 7 Nowy Dwór Mazowiecki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w załączniku.

Termin wykonania zamówienia

Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie: od podpisania umowy do 31.12.2025 r.

IV.  Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1.    Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone w języku polskim.

2.    W postępowaniu          oświadczenia,          wnioski,        zawiadomienia         oraz    informacje     Zamawiający  i Wykonawcy przekazują, z uwzględnieniem ust. 5, drogą elektroniczną, za pośrednictwem Platformy zakupowej, dostępnej na stronie internetowej www.bip.nowydwormaz.pl, pod Zakładką - Zamówienia poniżej 130 000 zł. Zamawiający ma prawo żądać, by każdy dokument został dostarczony do jego siedziby na piśmie w wyznaczonym przez niego terminie.

3.    Zamawiający wymaga niezwłocznego potwierdzenia przez Wykonawcę (w postaci krótkiej informacji zwrotnej przesłanej drogą elektroniczną) faktu otrzymania każdego oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji przekazanych drogą elektroniczną, a na żądanie Wykonawcy potwierdzi fakt otrzymania od niego takich dokumentów. 

4.    Wykonawca składa ofertę wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy zakupowej.

5.    Wszelką korespondencję do Zamawiającego, związaną z postępowaniem, należy kierować za pośrednictwem Platformy zakupowej.

6.    Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami, w tym do potwierdzania wpłynięcia oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz innych informacji przekazanych drogą elektroniczną jest pani. Julianna Borkowska.

VI. Opis sposobu przygotowania i składania ofert

1.    Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2.    Oferta powinna zostać sporządzona według formularza oferty, który stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego i przesłana wraz z załącznikami w postaci „skanów” za pośrednictwem Platformy zakupowej, dostępnej na stronie internetowej www.bip.nowydwormaz.pl, pod Zakładką Zamówienia poniżej 130 000 zł, do dnia 17.01.2025 roku.

3.    Oferta przesłana w inny sposób nie będzie uwzględniona przy ocenie ofert – zostanie uznana za odrzuconą.

4.    Oferta musi być sporządzona w języku polskim.

5.    Złożone oferty mogą zostać wycofane lub zmienione przed ostatecznym upływem terminu składania ofert.

6.    Wniosek o wycofanie lub zmianę oferty powinien zostać złożony drogą elektroniczną  za pośrednictwem Platformy zakupowej.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny i kryterium oceny oferty

1.    Ocenie będą podlegały wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria:

Dla porównania ofert zostaną wzięte pod uwagę:

           1)   w kryterium Cena – cena brutto oferty, wyliczona w sposób, o którym mowa w Rozdziale XII ust. 1 SIWZ;

2)   w kryterium Termin pobytu w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela – ilość dni, jaką Wykonawca zaoferuje na pobyt w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela bez ponoszenia przez miasto Nowy Dwór Mazowiecki kosztów pobytu;

2.    Liczbę punktów przyznaną każdej z ocenianych ofert Zamawiający ustali według następujących wzorów:

·         Kryterium Cena (C):

Oferta, w której Wykonawca zaoferuje najniższą cenę, spośród ofert nieodrzuconych, otrzyma 60 punktów, pozostałe proporcjonalnie mniej, według wzoru:

C = C_min / C_oo x 100 x 90%

gdzie:

C – liczba punktów otrzymanych w kryterium Cena;

C_min – najniższa cena spośród ocenianych ofert;

C_oo – cena oferty ocenianej.

·         Kryterium Termin pobytu w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela (T):

Ilość dni, jaką Wykonawca zaoferuje na Pobyt w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela.

1 dzień – to minimalny termin na Pobyt w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela, za jaki miasto Nowy Dwór Mazowiecki nie poniesie żadnych kosztów.

Oferta, w której Wykonawca zaoferuje najdłuższy termin na Pobyt w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela, za jaki miasto Nowy Dwór Mazowiecki nie poniesie żadnych kosztów, otrzyma 10 pkt, pozostałe proporcjonalnie mniej, według wzoru:

T = T_oo /T_max x 100 x 10%

gdzie:

T – liczba punktów otrzymanych w kryterium Termin pobytu w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela;

T_oo – Termin pobytu w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela w ofercie ocenianej,

T_max – najdłuższy zaoferowany Termin pobytu w schronisku zwierzęcia posiadającego właściciela spośród ocenianych ofert.

3.    Ocena punktowa (O_p) oferty ocenianej będzie liczbą wynikającą z zsumowania ilości punktów, jakie otrzyma ta oferta za poszczególne kryteria:

O_p= C + T

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów wg powyższego kryterium.

2.    Ceną oferty będzie wynikała z  zaoferowanych przez Wykonawcę zapisów w formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

3.    Ceny przedstawione w ofercie muszą uwzględniać wszystkie koszty, jakie będzie zobowiązany ponieść Zamawiający z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia i są cenami ryczałtowymi w rozumieniu art. 632 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 poz. 459 ze zm.). Tym samym Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w wyliczeniu ceny wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia.

4.    Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamawiający ustali liczbę punktów przyznaną każdej z ocenianych ofert z dokładnością do 2 miejsc po przecinku (wyliczoną według podanego wzoru liczbę punktów Zamawiający zaokrągli do pełnych setnych części punktu, przy czym końcówki poniżej 0,005 punktu pominie, a końcówki 0,005 punktu i wyższe zaokrągli do 0,01 punktu).

5.    Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, tzn. uzyska najwyższą ilość punktów.

VIII. Informacja o obowiązku wynikającym z art. 13 RODO w przypadku  zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia

1.     Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1)   administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Nowym Dworze Mazowieckim, ul. Zakroczymska 30.

2)   W sprawach ochrony danych osobowych proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@nowydwormaz.pl;

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą „Dostarczenie i utrzymanie bezpańskich zwierząt w schronisku” prowadzonym zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro ustalonym Zarządzeniem Nr 86/2017 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 08 maja 2017 roku, zmienionym Zarządzeniem Nr 62/2018 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 06 kwietnia 2018 roku,

3)   odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2016 r.,poz.1764 ze zm.);

4)   obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem niezbędnym do przeprowadzenia postępowania i realizacji zamówienia,

5)   w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

6)   posiada Pani/Pan:

a)    na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b)    na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

c)    na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego)

d)    prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7)   nie przysługuje Pani/Panu:

a)    w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b)    prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c)    na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2.     W zamówieniach publicznych administratorem danych osobowych obowiązanym do spełnienia obowiązku informacyjnego w związku z art. 13 RODO są w szczególności:

1)   Zamawiający - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał, w szczególności:

a)    wykonawcy będącego osobą fizyczną,

b)    wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą

c)    pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

d)    członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

e)    osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;

2)   Wykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał, w szczególności:

a)    osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia,

b)    podwykonawcy/podmiotu trzeciego będącego osobą fizyczną,

c)    podwykonawcy/podmiotu trzeciego będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

d)    pełnomocnika podwykonawcy/podmiotu trzeciego będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

e)    członka organu zarządzającego podwykonawcy/podmiotu trzeciego, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK);

3)   Podwykonawca/podmiot trzeci - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał, w szczególności osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia.

3.     Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.

IX. Informacje dodatkowe

1.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1)   zmiany lub odwołania warunków postępowania;

2)   unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

2.    Zamawiający poinformuje o wyborze oferty najkorzystniejszej poprzez Platformę zakupową.

3.    Załącznikami do niniejszego Zapytania ofertowego i jego integralną częścią są:

1)   Załącznik nr 2 - Formularz oferty,

2)   Opis przedmiotu zamówienia- Załącznik nr 1

3)   Wzór umowy adopcyjnej

Z up. Burmistrza Miasta

Zastępca Burmistrza

Bartosz Rogiński

Załącznik nr 1 do zapytania

Opis przedmiotu zamówienia

1.    Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn. „Dostarczenie i utrzymanie bezpańskich zwierząt w schronisku”. Na realizację zadania, którym mowa w ust.1 składa się transport zwierząt do schroniska i objęcie opieką bezpańskich zwierząt z terenu miasta Nowego Dworu Mazowieckiego wg opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do umowy.

2.    Na realizację zadania, o którym mowa w ust.2 składają się następujące czynności:

1)   Transport zwierząt do schroniska

2)   objęcie całodobową opieką bezdomnych zwierząt z terenu miasta Nowego Dworu Mazowieckiego przekazanych do schroniska,

3)   Wszczepienie zwierzętom mikroczipów służących do identyfikacji zwierzęcia z wprowadzeniem danych do ogólnodostępnej bazy internetowej,

4)   organizowanie akcji promujących adopcję zwierząt przebywających w schronisku. Adopcja musi być poprzedzona przygotowaniem zwierzęcia do adopcji. Wydanie zwierzęcia do adopcji nowym właścicielom musi być potwierdzone na piśmie prze odbiorcę.

3.    Wykonawca w ramach realizacji zadania zobowiązany będzie do :

1)   Bezzwłocznego przyjęcia odłowionego zwierzęcia do schroniska przez pracowników Zamawiającego ( dotyczy również dni wolnych od pracy ),

2)   Transport zwierząt do schroniska

3)   traktowania w sposób humanitarny zwierząt przebywających w schronisku,

4)   zapewnienie właściwych pomieszczeń ( chroniących przed zimnem upałami i opadami atmosferycznymi, z dostępem do światła dziennego ) oraz warunków bytowania dla zwierząt przebywających w schronisku,

5)   zapewnienia zwierzętom wystarczającej ilości karmy i stałego dostępu do wody według obowiązujących norm,

6)   zapewnienie zwierzętom opieki weterynaryjnej tj kontroli stanu zdrowia, profilaktyki i leczenia , zwalczania pasożytów wewnętrznych i zewnętrznych, szczepienia przeciwko wściekliźnie, wykonania zabiegu sterylizacji lub kastracji zwierząt z terenu miasta Nowego Dworu Mazowieckiego nowo przyjętych i bytujących w schronisku,

7)   utrzymywania zwierząt w pomieszczeniach umożliwiających swobodne poruszanie się ,

8)   prowadzenia rejestru przyjmowanych i wydawanych bezdomnych zwierząt z terenu miasta Nowego Dworu Mazowieckiego,

9)   przekazanie Zamawiającemu potwierdzenia faktu oddania do adopcji bezpańskiego zwierzęcia z terenu miasta Nowego Dworu Mazowieckiego,

10) przestrzegania zasady wydzielania pomieszczeń dla zwierząt agresywnych i chorych,

11) przyjmowania nowych zwierząt na podstawie pisemnego potwierdzenia, oraz dołączenia kopii potwierdzenia do faktury za dany miesiąc,

12) utylizowania zwłok zwierząt padłych bądź uśpionych w zakładzie posiadającym odpowiednie zezwolenia .

13) w przypadku śmierci , w tym śmierci przez uśpienie, do udokumentowania tego zdarzenia poprzez uzyskanie zaświadczenia lekarskiego.

4.    Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu :

1)   oryginał lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem Zaświadczenia  Lekarza Weterynarii Powiatowej o nadaniu numeru identyfikacyjnego,

2)   oryginał lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem umowy o współpracy z firmą posiadającą uprawienia do prowadzenia utylizacji zwłok martwych zwierząt.

5.    Wymienione w ust. 4 dokumenty stanowić będą załącznik nr 2 i 3  do umowy.

6.    Zamawiający planuje do oddania 8 szt. bezpańskich zwierząt z terenu miasta Nowego Dworu Mazowieckiego.