ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie ZARZĄDZENIA NR 398/2017 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 14 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

RZP.271.78.2017.AŁ
Dostawa materiałów biurowych
I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem i zakresem zamówienia jest dostawa fabrycznie nowych materiałów biurowych wymienionych w ZAŁĄCZNIKU NR 2 do zapytania ofertowego – SZCZEGÓŁOWY OPIS, ZAKRES I WYCENA PRZEDMIOTU ZAMOWIENIA – MATERIAŁY BIUROWE NA 2018 r. Kopia wypełnionego ZAŁĄCZNIKA NR 2 stanowić będzie Załącznik nr 1 do umowy.
2. Wymagania Zamawiającego:
1) przy każdej dostawie towar musi zawierać na opakowaniu dane identyfikacyjne wyrobu: numer katalogowy producenta, nazwę producenta, rozmiar, typ, model oraz termin ważności, a także nienaruszone cechy pierwotne opakowania (jeśli dotyczy) i tym samym być zgodny z produktem i producentem zaoferowanym w Załączniku nr 1 do Umowy,
2) wszystkie dostarczone przedmioty zamówienia opisane w Załączniku nr 1 do Umowy, które mają określoną gramaturę papieru lub tektury muszą posiadać oznaczenie tej gramatury na poszczególnych przedmiotach zamówienia lub na zbiorowym opakowaniu,
3) dostarczone materiały muszą być fabrycznie nowe, w oryginalnych opakowaniach producenta.
3. Przy każdej dostawie Zamawiający dokona losowego sprawdzenia jakości oraz zgodności z zaoferowanym w ofercie towarem. W przypadku stwierdzenia złej jakości lub niezgodności z zaoferowanym w ofercie towarem Zamawiający odmówi przyjęcia partii przetestowanego towaru. Wykonawca zobowiązany będzie w terminie 2 dni roboczych na własny koszt do wymiany kwestionowanego towaru na pozbawiony wad. Każda dostawa podlega odrębnemu odbiorowi.
4. Wykonawca, który złoży ofertę zawierającą rozwiązania równoważne do opisanych przez Zamawiającego w ZAŁĄCZNIKU NR 2 do zapytania ofertowego jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. Przez równoważne przedmioty Zamawiający rozumie przedmioty o parametrach technicznych takich samych bądź wyższych niż opisane przez Zamawiającego.
5. Oferta musi być kompletna w zakresie zamawianego towaru. Nieuwzględnienie chociażby jednej z zamawianych pozycji asortymentowych spowoduje odrzucenie oferty.

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

data rozpoczęcia: 01.01.2018 r.
data zakończenia: 31.12.2018 r.

Umowa wygaśnie w momencie zrealizowana zamówień wyczerpujących wartość umowy, o której mowa w § 3 umowy.
W razie niewykorzystania całości wartości umowy, o której mowa w § 3 umowy w okresie jej obowiązywania, umowa wygasa w niezrealizowanym zakresie.
Dostawy przedmiotu zamówienia będą realizowane przez Wykonawcę sukcesywnie do 31.12.2018 r. każdorazowo na podstawie zamówień częściowych składanych przez Kierownika Magazynu Zamawiającego na formularzu zamówieniowym według wzoru, który stanowi Załącznik nr 2 do wzoru umowy.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, minimum 2 dostaw materiałów biurowych o wartości min. 100 000,00 zł brutto każda.
Wartości podane w walutach innych niż wskazane przez Zamawiającego dla wartości dostaw należy przeliczyć wg średniego kursu NBP na dzień odbioru tych dostaw, podając datę i kurs.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU DOSTAW, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do zapytania ofertowego oraz dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie.
Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełnią przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Cenę (brutto) oferty należy obliczyć wypełniając ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego – SZCZEGÓŁOWY OPIS, ZAKRES I WYCENA PRZEDMIOTU ZAMOWIENIA – MATERIAŁY BIUROWE NA 2018 r. Cena (brutto) oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena (brutto) oferty”.
2. Cena (brutto) oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
3. Cena nie podlega waloryzacji.

VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w zapytaniu ofertowym.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu: cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert: XC x 100%
Sposób obliczenia: XC = cena (brutto) najniższa x 10 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać do dnia 14 listopada 2017 r. do godziny 09:30
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Składana oferta musi zawierać:
a) wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego - SZCZEGÓŁOWY OPIS, ZAKRES I WYCENA PRZEDMIOTU ZAMOWIENIA – MATERIAŁY BIUROWE NA 2018 r.; kopia wypełnionego ZAŁĄCZNIKA NR 2 stanowić będzie Załącznik nr 1 do umowy.
b) wypełniony WYKAZ DOSTAW, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do zapytania ofertowego, oraz dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie (dowody określające czy te dostawy zostały wykonane należycie muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, i należy je złożyć w formie skanu dokumentu).

VIII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI
Alicja Łepkowicz – Referat Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 406, telefon 55 239 31 27, e-mail: rzp@umelblag.pl
Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX. WZÓR UMOWY LUB ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ALBO OGÓLNE WARUNKI UMOWY OKREŚLAJĄCE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, KTÓRE PO DOKONANIU WYBORU WYKONAWCY NIE PODLEGAJĄ ZMIANOM
Zamawiający przekazuje wzór umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego.

X. INFORMACJE DODATKOWE
1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

XI. ZAŁĄCZNIKI
1. ZAŁĄCZNIK NR 1 - wzór umowy + Załącznik nr 2
2. ZAŁĄCZNIK NR 2 - SZCZEGÓŁOWY OPIS, ZAKRES I WYCENA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – MATERIAŁY BIUROWE NA 2018 r.
3. ZAŁĄCZNIK NR 3 - WYKAZ DOSTAW