ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie ZARZĄDZENIA NR 398/2017 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 14 września 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty 30 000 euro w Urzędzie Miejskim w Elblągu.

RZP.271.77.2017.AS
Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot i zakres zamówienia obejmuje dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Elblągu, w asortymencie, o parametrach i w ilościach określonych w ZAŁĄCZNIKU NR 2 do zapytania ofertowego - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018.
2. Zamawiający w poz. 71, 72, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98 ZAŁĄCZNIKA NR 2 do zapytania ofertowego - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018, wymaga zaoferowania tylko oryginalnych materiałów eksploatacyjnych - to znaczy pochodzących od producenta danego sprzętu.
Zamawiający informuje, iż w UMOWIE DOSTAWY NR DSO.ROK - 1/2016 zawartej dnia 20.12.2016 r. pomiędzy Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. a Gminą Miastem Elbląg w § 5. pkt 17. „Zamawiający zobowiązuje się do stosowania w sprzęcie komputerowym udostępnionej przez PWPW S.A. oryginalnych materiałów eksploatacyjnych (w szczególności tonerów do drukarek i materiałów eksploatacyjnych do skanerów), zalecanych przez producentów tego sprzętu."
3. Dostarczone materiały eksploatacyjne muszą być oryginalnymi materiałami eksploatacyjnymi, to znaczy pochodzącymi od producenta danego sprzętu lub materiałami równoważnymi fabrycznie nowymi i kompatybilnymi ze sprzętem, do którego są zamawiane. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert na materiały regenerowane oraz materiały poddawane procesowi ponownego napełniania.
4. Zamawiający dopuszcza składanie ofert na materiały równoważne w stosunku do oryginalnych materiałów eksploatacyjnych produkowanych przez producentów sprzętu. Pod pojęciem równoważne materiały eksploatacyjne Zamawiający rozumie takie, które są kompatybilne ze sprzętem do którego są zamawiane, o parametrach takich samych lub lepszych (jakość, pojemność, wydajność) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta sprzętu.
5. Przez odpowiednią jakość materiałów równoważnych Zamawiający rozumie bezawaryjną, bezproblemową pracę materiałów w urządzeniu drukującym. Przez odpowiednią wydajność, Zamawiający rozumie zdolność materiałów eksploatacyjnych do wydrukowania takiej samej lub większej (w stosunku do oryginalnego materiału eksploatacyjnego) ilości stron wydruku o takim samym lub większym pokryciu procentowym nadruku na papierze o formacie A4, z taką samą lub większą przyczepnością barwnika (podatność na rozmazywanie) i równomiernością pokrycia.
6. Oferowane materiały eksploatacyjne muszą być w całości fabrycznie nowe, pełnowartościowe, nieregenerowane, nierefabrykowane, nieużywane. Wszystkie elementy wchodzące w skład materiałów (np. kaseta, bęben światłoczuły, wałek grzewczy, wałek dociskowy, głowica drukująca, toner, atrament, tusz) muszą być fabrycznie nowe. Zaoferowane materiały muszą posiadać fabryczne, nieuszkodzone, jednostkowe opakowania z naniesionymi danymi technicznymi jednoznacznie identyfikującymi produkt, jego parametry techniczne, przeznaczenie do modelu sprzętu oraz datę ważności.
Zamawiający w momencie dostawy dokona sprawdzenia materiałów eksploatacyjnych pod kątem spełniania wyżej wymienionych warunków. W przypadku stwierdzenia, iż w dostarczonej partii materiałów znajdują się materiały niezgodne z wyżej wymienionymi warunkami, Zamawiający odmawia przyjęcia towaru i zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy Wykonawcy oraz naliczenia kar umownych.
7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ZAŁĄCZNIKU NR 2 do zapytania ofertowego - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018, podał w kolumnie C nazwę i producenta oferowanego towaru, w kolumnie G cenę ogółem (bez VAT) będącą iloczynem ceny jednostkowej (bez VAT) i ilości oferowanego towaru.
8. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udzielił gwarancji na dostarczone materiały eksploatacyjne minimum na okres 12 miesięcy od dnia dostawy. Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu kosztów naprawy sprzętu w przypadku, gdy przyczyną uszkodzenia było zastosowanie materiałów eksploatacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy sprzętu uważa się pisemną ekspertyzę serwisową wystawioną przez autoryzowany serwis sprzętu dla danego typu urządzenia potwierdzającą, że uszkodzenie powstało w wyniku użytkowania materiałów eksploatacyjnych o niewłaściwych parametrach. W przypadku sprzętu objętego umową gwarancyjną Wykonawca przejmie na siebie obowiązki gwaranta jeżeli dostarczone przez niego materiały nie będą aprobowane przez producenta sprzętu i przyczynią się do awarii tego sprzętu.
9. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, iż jakość wydruku, wydajność lub niezawodność dostarczonych materiałów niekorzystnie odbiega od parametrów produktu oryginalnego (zalecanego przez producenta sprzętu, do którego materiał jest przeznaczony) Wykonawca zobowiązany będzie w ciągu 3 dni od daty złożenia przez Zamawiającego reklamacji, dostarczyć zamienną partię takiego samego towaru bez wad, na swój koszt i ryzyko. Towar zamienny podlega odrębnemu odbiorowi zgodnie z zawartą umową.
10. Dostarczone przez Wykonawcę materiały eksploatacyjne muszą być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dostawą do Zamawiającego, muszą posiadać znak firmowy producenta, etykietę zawierającą numer katalogowy oraz termin ważności, a także nienaruszone cechy pierwotne opakowania.
11. W przypadku wątpliwości Zamawiającego co do równoważności oferowanych materiałów eksploatacyjnych, ciężar udowodnienia równoważności spoczywa na Wykonawcy.
12. Oferta musi być kompletna w zakresie zamawianego towaru. Nieuwzględnienie chociażby jednej z zamawianych pozycji asortymentowych spowoduje, iż oferta nie będzie oceniana.
13. Zamawiający wymaga, aby oferowane przez Wykonawcę materiały eksploatacyjne nie naruszały praw patentowych materiałów eksploatacyjnych zalecanych przez producentów sprzętu.
14. Zamawiający dopuszcza zmiany treści umowy w trakcie jej obowiązywania w przypadku:
a) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na umowę,
b) zmiany stawki VAT, zmianie ulegnie wartość brutto umowy, wartość netto pozostanie bez zmian,
c) zakończenia produkcji lub wycofania z rynku wyrobu będącego przedmiotem umowy dopuszcza się zmianę na nowy produkt o tych samych właściwościach lub lepszych po cenie jednostkowej zaoferowanej w ofercie.

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
data rozpoczęcia – 01.01.2018 r.
data zakończenia – 31.12.2018 r.
Umowa wygasa w momencie zrealizowania zamówień wyczerpujących wartość umowy.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I DOKUMENTY SKŁADANE NA POTWIERDZENIE ICH SPEŁNIENIA
Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, min. 2 dostaw materiałów eksploatacyjnych do drukarek lub faksów lub kopiarek lub urządzeń wielofunkcyjnych, o wartości min. 110 000,00 zł brutto każda.
Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU DOSTAW, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 4 do zapytania ofertowego oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że dostawy zostały wykonane należycie (poświadczenia lub referencje).
Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Cenę (bez VAT) oferty należy obliczyć wypełniając ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018, podając dla każdej pozycji „cenę ogółem (bez VAT) będącą iloczynem ceny jednostkowej (bez VAT) i ilości.
2. Cena (brutto) oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „RAZEM (brutto)” w ZAŁĄCZNIKU NR 2 do zapytania ofertowego - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018.
3. Cena (brutto) oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
4. Cena nie podlega waloryzacji.
5. Cena oferty powinna być wyrażona w złotych (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w zapytaniu ofertowym.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższymi kryteriami o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert: XC x 100%
Sposób obliczenia XC:

XC = cena (brutto) najniższa x 10 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać do dnia 14 listopada 2017 r. do godziny 09:30
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Składana oferta musi zawierać:
a) wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018, którego kopia stanowić będzie Załącznik Nr 1 do zawartej z Wykonawcą umowy,
b) WYKAZ DOSTAW, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do zapytania ofertowego oraz dokumenty potwierdzające, że dostawy zostały wykonane należycie (poświadczenia lub referencje, które muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane i należy je złożyć w formie skanu dokumentu).

VIII. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI
Alicja Siemiętkowska – Referat Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 404, telefon
55 239 31 78, e-mail: rzp@umelblag.pl
Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX. WZÓR UMOWY LUB ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ALBO OGÓLNE WARUNKI UMOWY OKREŚLAJĄCE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA, KTÓRE PO DOKONANIU WYBORU WYKONAWCY NIE PODLEGAJĄ ZMIANOM
Zamawiający przekazuje wzór umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego.

X. INFORMACJE DODATKOWE
1. Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

XI. ZAŁĄCZNIKI
1. ZAŁĄCZNIK NR 1 - wzór umowy wraz z Załącznikiem Nr 2
2. ZAŁĄCZNIK NR 2 - OPIS I WYCENA ZAMAWIANYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH NA ROK 2018
3. ZAŁĄCZNIK NR 3 - WYKAZ DOSTAW