Postępowanie ID: 986563 : PZP.271.46.MZOPO.2024 Specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające zarządzanie operacyjne postępem rzeczowym, finansowym, czasowym projektu edukacyjnego w modelu SaaS (“Software-as-a-Service”), wraz z zarządzaniem i rozliczeniem projektu.

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

PZP.271.46.MZOPO.2024 Specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające zarządzanie operacyjne postępem rzeczowym, finansowym, czasowym projektu edukacyjnego w modelu SaaS (“Software-as-a-Service”), wraz z zarządzaniem i rozliczeniem projektu.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające zarządzanie operacyjne postępem rzeczowym, finansowym, czasowym projektu edukacyjnego w modelu SaaS (“Software-as-a-Service”), wraz z zarządzaniem i rozliczeniem projektu w ramach programu: Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021 - 2027, nr projektu FESL.06.02-IZ.01-02E5/23-003 pt. „Radlin-miasto talentów”.

Szczegółowe wymagania Zamawiającego dot. przedmiotu zamówienia obejmują :

1. OPROGRAMOWANIE W MODELU SAAS

• Rekrutacja uczestników na formularzach online.

• Automatyczne tworzenie arkusza monitoringu uczestników kompatybilnego
  z systemem na podstawie danych z elektronicznej rekrutacji.

• Automatyczne generowanie plików i sprawozdań z zakresu monitoringu uczestników projektu.

• Aktualny budżet możliwy do wyfiltrowania w kontekście wydatkowanych środków w wybranym przedziale czasowym.

• Filtrowanie wszystkich wydatków kwalifikowalnych niezbędnych do wniosku
  o płatność, również w wybranych przedziale czasowym.

• Automatyczne zliczanie kosztów kwalifikowalnych w postaci wynagrodzeń osób prowadzących zajęcia w aplikacji i kosztów użytkowania sal w ramach postępu finansowego.

• Aktualny podgląd wydatkowania środków oraz środków pozostałych
  do wydatkowania na dany moment, w podziale na zadania i kategorie kosztów.

• Automatyczne zliczanie poziomu osiągnięcia wskaźników założonych
  w projekcie(produktu i rezultatu) od pierwszego dnia korzystania z aplikacji.

• Generowanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją projektu
  (w tym : regulaminów, formularzy, dzienników zajęć, list obecności, raportów
  z realizacji, sprawozdań z wykorzystania sprzętu tik).

• Bieżący monitoring czasu pracy personelu.

• Generowanie dokumentacji postępu merytorycznego do wniosku o płatność (ewidencje godzin zrealizowanych, oświadczenia o wysokości wniesionego wkładu itp.)

• Automatyczne generowanie harmonogramów form wsparcia wraz z alertem o każdej zmianie naniesionej przez osobę prowadzącą zajęcia.

• Generowanie dokumentów będących podstawą naliczania wynagrodzeń.

• Indywidualny dostęp do aplikacji przez stronę www z poziomu nauczyciela, koordynatora szkolnego, koordynatora projektu oraz księgowość
  wraz z uprawnieniami odpowiednimi dla poszczególnych ról.

• Realizacja usługi wdrożenia (onboardingu), w tym przeszkolenia pracowników realizujących projekt po stronie Zamawiającego z obsługi systemu
  jak i pracowników 5 szkół - realizatorów projektu.

  2. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

• Monitoring postępu rzeczowo finansowego Projektu i nadzór nad realizacją Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie oraz wnioskiem o dofinansowanie realizacji Projektu, w szczególności z harmonogramem i budżetem Projektu ;

• Koordynacja, monitoring i bieżące rozliczanie prac personelu projektowego w kontekście rozliczenia projektu (zliczanie godzin zajęć lekcyjnych, warsztatów rodzicielskich, doskonalenia zawodowego nauczycieli);

• Rozliczenie rzeczowe i finansowe całego Projektu zgodnie z faktycznym stanem realizacji Projektu;

• Przygotowanie koniecznych zmian w harmonogramie o płatność, budżecie i treści wniosku;

• Generowanie dokumentacji postępu merytorycznego do wniosku o płatność - ewidencje godzin zrealizowanych, oświadczenia o wysokości wniesionego wkładu itp.;

• Całościowy nadzór nad wdrożeniem poszczególnych zadań w ramach projektu;

• Przygotowanie wzoru Polityki Bezpieczeństwa w tym upoważnień i rejestrów w zakresie ochrony danych osobowych uczestników projektu (uczniów, nauczycieli, rodziców);

• Weryfikacja wniosków o płatność w części merytorycznej i finansowej;

• Korespondencja z IP (przygotowanie pism, wniosków, wyjaśnień), bieżący

kontakt z opiekunem projektu;

• Opracowanie i przygotowanie ewentualnych zmian do projektu, korekty

wniosku o dofinansowanie, aktualizacja harmonogramu płatności;

• Generowanie z aplikacji dokumentów związanych z projektem w okresie trwałości projektu bez dodatkowego wynagrodzenia;

• Weryfikacja kwalifikowalności wydatków w zakresie zgodności z wytycznymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;

• Zapewnienie zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych,
  z wytycznymi oraz innymi dokumentami obowiązującymi w ramach Funduszy Europejskich ;

• Przygotowanie wzorów dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu pod kątem zarządzania projektem;

• Ponoszenie finansowej odpowiedzialności (w zakresie własnych zadań)
  za wystąpienie nieprawidłowości (do ustalenia na etapie umowy przez radcę)

• Bieżący monitoring stopnia osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu (miesięczne rozliczenie) (z aplikacji)

• Generowanie z aplikacji dokumentacji do zakończenia projektu, w tym rozliczenie projektu po jego zakończeniu.

3. REKRUTACJA UCZESTNIKÓW PROJEKTU

• Przygotowanie wzoru regulaminu rekrutacji zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego;

• Przygotowanie wzorów pełnej dokumentacji uczestników m.in. formularzy zgłoszeniowych do projektu, dzienników zajęć, raportów z realizacji, sprawozdań;

• Weryfikacja ilościowa uczestników ;

• Wprowadzenie i monitoring uczestników w ramach ewidencji w systemie: CST2021 dla 5 szkół podstawowych ( nauczycieli i uczniów).

• Monitoring uczestników projektu

• Bieżące uzupełnianie bazy personelu/ uczniów

• 4. INFORMACJA I PROMOCJA

• Przygotowanie wzoru informacji promocyjnych

• Przygotowanie wzoru plakatów i naklejek informacyjnych,

5. KONTROLA PROJEKTU

• Przygotowanie dokumentacji (z wyłączeniem dokumentacji merytorycznej) projektu
  na potrzeby kontroli – audyt przed kontrolny i pokontrolny;

• Przygotowanie dokumentów (z wyłączeniem dokumentów merytorycznych), wyjaśnień, uzupełnień, oświadczeń, zgodnie z wymogami zespołu kontrolującego;

• Wsparcie w kontrolach projektu, w tym po zakończeniu realizacji projektu
  bez dodatkowego wynagrodzenia;

• Rozliczanie comiesięczne na koniec miesiąca na podstawie wystawionych faktur lub rachunków.

2. Istotne warunki realizacji zamówienia:

1) Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 7 października 2024r. do 31 marca 2027 r.;

2) Istotne elementy postępowania zostały określone we wzorze umowy (Załącznik 1);

3) Przeprowadzone postępowanie nie musi zakończyć się wyborem Wykonawcy;

4) Kryterium Cena 100%;

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel………..........  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.