ZAPYTANIE OFERTOWE

SYSTEM KAUCYJNY –

AUTOMATY WSPIERAJĄCE ZBIÓRKĘ OPAKOWAŃ

Swadzim 16.04.2024

Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą siecią sklepów w Polsce, działającą w formule franczyzowej, zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w dwóch kategoriach: supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów "dom i ogród" pod szyldem Bricomarche.

Na terenie Polski Grupa Muszkieterów posiada łącznie 395 sklepy, w tym 184 Intermarche oraz 211 Bricomarche, trzy centra logistyczne zlokalizowane w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, sześć składów budowlanych oraz 68 stacji paliw działających przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu, k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, odpowiedzialnych za koordynację i wsparcie działalności spółek prawa handlowego prowadzących sklepy Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

1             Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

1.    Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego w związku z wprowadzeniem ustawy kaucyjnej od stycznia 2025r.  jest wybór dostawcy odpowiedzialnego za dostarczenie, montaż, uruchomienie oraz serwis automatów zwrotnych do zużytych opakowań po napojach (butelki PET, puszki oraz szkło dla sklepów Intermarche, stacji paliw oraz w mniejszym stopniu Bricomarche należących do Grupy Muszkieterów na terenie całej Polski.

2.    Przewidziane jest również przeprowadzenie testów, które wraz z przedstawionymi warunkami handlowymi posłużą jako kryterium wyboru ostatecznych dostawców automatów. Następnie projekt będzie kontynuowany poprzez wdrażanie urządzeń w sklepach sieci Intermarche oraz Bricomarche w razie takiej potrzeby.

3.    Jesteśmy zainteresowani współpracą z firmami, które posiadają zasięg i serwis na terenie całego kraju. Oferent musi dysponować możliwością szybkiego dostarczenia, zamontowania i w późniejszym etapie serwisowana urządzeń w sklepach na terenie całego kraju.

4.    Zamawiający:

„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

5.    „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, zwana dalej „Zamawiającym”, jest spółką odpowiedzialną za zarządzanie procesem rozwoju sieci supermarketów Intermarche i supermarketów Bricomarche oraz stacji paliw.  W niniejszym zapytaniu reprezentuje interesy spółki SCA PR sp. z o.o.,MGI Polska Sp. z o.o. oraz powyższych spółek sklepowych.

6.    Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Zamawiający posiada prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

2             Zastrzeżenia

1.      Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.      Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.      Odpowiedź oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 68(2) Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli.

4.      Do przyjęcia oferty nie mają zastosowania ogólne przepisy prawa dotyczące milczącego przyjęcia oferty, co oznacza konieczność potwierdzenia Zamawiającego w formie co najmniej dokumentowej.

5.      Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert. W szczególności niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i n. KC.

6.      Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki „ITM Polska” w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli Spółki „ITM Polska” zawarciu umowy w trybie ofertowym;

7.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

8.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Dostawcy usług objętych niniejszym zapytaniem;

9.      Ostatecznie oferta musi być podpisana przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji, w języku polskim. Podpisaną ofertę w pliku pdf należy załączyć do postępowania na Platformie Zakupowej Open Nexus.

10.   Propozycja finansowa musi być zgodna z przedstawionymi tabelami cenowymi, przy czym przyjmuje się, że oferenci mogą przedstawić dodatkowe informacje, które uznają  za niezbędne do zrozumienia ich ofert.

11.   Przedstawiona oferta musi zawierać wszystkie elementy pod względem formy i treści wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, nadawać się do przyjęcia bez konieczności składania kontroferty przeciwnym przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezorganizowania spotkania w celu przedstawienia oferty

12.   Zamawiający zastrzega możliwość prowadzenia rozmów z wybranymi oferentami. 

13.   Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty, przeprowadzenia testów urządzeń) obciążają wyłącznie Oferenta.

3             Wymagania dotyczące oferenta

1.      Oferent powinien wykazywać wiedzę oraz posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także posiadać odpowiedni potencjał techniczny i wykonawczy.

2.      Oferent zobowiązuje się do dostarczania urządzeń określonych w zapytaniu ofertowym oraz zapewnienia opieki serwisowej we wszystkich sklepach Grupy Muszkieterów, dysponując siecią serwisową, która umożliwia świadczenie usług na terenie całego kraju, w tym wsparcia technicznego i gwarancyjnego.

4             Warunki udziału w postępowaniu

1.      Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Ostatecznym i decydującym dokumentem jest wersja sporządzona w języku polskim, zgodnie z obowiązującym prawem polskim,

2.      Oferent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia potwierdzającego posiadanie odpowiednich możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz zasobów (technicznych i osobowych) niezbędnych do pomyślnego wykonania przedmiotu zamówienia.

3.      Oferent jest zobowiązany do podpisania i przesłania Zamawiającemu umowy o zachowaniu poufności (wzór umowy został dostarczony przez Zamawiającego w etapie I postępowania).

4.      Wymagane załączniki do oferty: Kwestionariusz Dostawcy, umowa NDA, aktualne dokumenty rejestracyjne firmy: bieżący odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON

5.      Do obowiązków Oferenta w zakresie obowiązku zachowania poufności zastosowanie ma umowa NDA o zachowaniu poufności z Oferentem.

5             Specyfikacja/wymagania

·        Wszystkie frakcje objęte systemem kaucyjnym (butelki plastikowe do 3 litrów, butelki szklane do 1,5 litra,  metalowe/aluminiowe puszki do 1 litra, osobny pojemnik na napoje mleczne)

·        Wydajność /min – im większa tym lepiej (około 40/min)

·        Obecność skanera 360 st., czytnik kodów kreskowych i 2D

·        Ważenie opakowań na taśmociągu

·        Kamera kształtu, kontrola objętości oraz długości opakowania

·        Wykrywanie oszustwa w przypadku wycofania opakowania z jednostki wejściowej po akceptacji

·        Klapa wejściowa zapobiega wyciągnięciu opakowania z jednostki po zaakceptowaniu opakowania

·        Sensory wykrywające opakowanie przez zgniatarką

·        Kruszarka mająca na celu zmianę objętości opakowania oraz zniszczenia cechy

·        Wykrywanie metalu i pełnych opakowań

·        Możliwość integracji z każdym z operatorów

Dodatkowe parametry do oceny:

·        W przypadku wejścia opakowań po napojach mlecznych do systemu – osobny pojemnik na te opakowania

·        Zajmowana powierzchnia

·        Warunki i koszty serwisowania

·        Czas naprawy/ recyklomat zastępczy w przypadku naprawy

·        System monitoringu

·        Łatwy dostęp do kontenera

·        Zespół wsparcia stale monitorujący prace maszyn (24/7), Diagnostyka online

·        Zdalne wgrywane treści na wyświetlacz LCD

·        Uzupełnianie i modyfikacja bazy kodów EAN oraz kształtu opakowań

·        Pobieranie raportów i statystyk w czasie realnym

·        Gwarancja dostarczenia RVM w terminie

Rozpoznawanie kształtu opakowania

·        Recyklomat musi mieć możliwość rozpoznawania kształtu opakowania. W podstawowej formie obejmuje to rozpoznawanie długości i szerokości, oraz dodatkowo rozpoznawanie kształtu sylwetki.

·        Podstawowe rozpoznawanie kształtu jest włączone w celu sprawdzenia, czy przedmiot mieści się w granicach długości i średnicy określonych bazie danych GS1.

·        Kształt sylwetki jest używany do określenia, czy przedmiot pasuje do bardziej szczegółowych cech kształtu opakowania niż tylko długość i średnica.

Czytnik kodów kreskowych i 2D (dwuwymiarowych)

·        Recyklomat musi posiadać funkcję odczytu kodów kreskowych (np. kodów EAN), oraz powinien być  zdolny do identyfikacji kodów 2D:

ü  jakość kodu kreskowego powinna być zgodna ze standardem GS1

ü  poprawność odczytu kodów kreskowych i kodów 2D zgodnych z ogólną specyfikacją GS1 powinna wynosić 99% lub więcej.

·        Recyklomat musi przez cały czas posiadać zaktualizowaną bazę numerów GTIN/kody EAN wszystkich kwalifikujących się opakowań kaucyjnych.

Wykrywanie metalu i pełnych opakowań

·        Recyklomat powinien być wyposażony w wykrywacz metalu dla aluminium i stali.

·        W przypadku opakowań metalowych, recyklomat umożliwia porównanie informacji o materiale, z którego wykonane jest oddawane opakowanie, z informacją z bazy danych GS1 zawartą w kodzie EAN.

·        Recyklomat powinien oferować funkcję wykrywania pełnych lub częściowo pełnych opakowań i odrzucania ich zgodnie z określonymi zaleceniami (tolerancjami).

Identyfikacja i obsługa opakowań

·        Recyklomat powinien być w stanie przyjmować, identyfikować i dalej obsługiwać zwroty opakowań, które są zaprojektowane zgodnie ze specyfikacją materiałową i opakowaniową.

·        Kwalifikujące się opakowania mogą być również niecylindryczne, nieobrotowe i/lub niesymetryczne.

Ochrona przed oszustwami

·        Recyklomat powinien być wyposażony w funkcję uniemożliwiającą konsumentowi odzyskanie już zaakceptowanych i zwróconych opakowań lub ich kodów kreskowych. Opakowanie powinno być stale monitorowane podczas procesu rozpoznawania i transportu.

·        Recyklomat powinien zapewnić, że kod kreskowy (EAN), kształt i rozpoznawanie metalu są wykonywane dla tego samego fizycznego obiektu bez manipulacji -kod kreskowy (EAN), kształt i właściwości metalu muszą być powiązane z jednym obiektem obsługiwanym przez maszynę.

·        Integracja kontroli voucherów z systemem jednostki handlowej zapewnia, że zrealizowane vouchery nie mogą być ponownie wykorzystane.

·        Technologia potrójnego rozpoznawania będzie dodatkowym atutem

·        Przez technologię potrójnego rozpoznawania rozumiemy zautomatyzowane systemy rozpoznawania oparte na istniejących cechach opakowań, w tym kodach kreskowych (EAN) produktów, wykrywaniu kształtu i materiału.

Dewaluacja -> zgniatanie

·        Recyklomat powinien posiadać urządzenie zgniatające dla wszystkich frakcji materiałów objętych systemem -np. PET, HDPE, metal.

Oferta powinna zawierać:

-         Urządzenie na 1, 2 lub 3 frakcje – indoor / outdoor wraz ze specyfikacją

-         Oferta z podziałem na najem, leasing  lub zakup urządzeń

-         Zasady przeprowadzenia testów (bezpłatnie)

-         Koszt serwisu i montażu

-         Koszt transportu

-         SLA

-         Gwarancja

6             Organizacja i zasady wypełniania dokumentów

6.1         Formalizowanie odpowiedzi

1.      Oferta powinna być zatytułowana „SYSTEM KAUCYJNY –AUTOMATY WSPIERAJĄCE ZBIÓRKĘ ODPADÓW

2.      W swoich odpowiedziach oferenci proszeni są o podanie następujących informacji:

a)  Prezentacja firmy

b)  Załącznik nr 1 –  należy wypełnić kwestionariusz Dostawcy

c)   Załącznik nr 2 – umowa NDA - należy podpisać umowę NDA i odesłać podpisany scan, następnie 2 egzemplarze należy wysłać na adres „ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne, Ewa Galewska

d)  W załączniku nr 3- należy przesłać ewentualne pytania przed złożeniem oferty

e)   wszelkie informacje finansowe dotyczące proponowanych rozwiązań (w formacie pozostawionym do uznania oferentów)

f)     Projekt umowy

1.     Oferent przygotuje propozycję w oparciu o wytyczne wynikające z przekazanych materiałów oraz zgodnie z najlepszą wiedzą wymaganą od profesjonalisty, a także obowiązującymi przepisami.

2.     Informacje związane z postępowaniem Oferent przedstawi poprzez Platformę Zakupową Open Nexus.

7         Kryteria oceny ofert

Przy ocenie ofert będą brane pod uwagę między innymi wymienione poniżej kryteria w dowolnej kolejności. Lista ta nie jest wyczerpująca:

a)      Kompletność odpowiedzi na potrzeby wyrażone przez Zamawiającego

b)      Gotowość do wdrożenia i zdolność operacyjna

c)      Przejrzystość i adekwatność oferty

d)      Referencje wykonanych instalacji w podobnym zakresie i tej samej branży – sklepy spożywcze i/lub DIY (dom i ogród).

e)      Ilość możliwych do wykonania kompletnych instalacji w miesiącu.

f)        Warunki serwisowe i SLA

g)       Możliwość wykonania darmowych testów

h)       Warunki finansowe

8         Terminy związane z postępowaniem

9             Terminy związane z rozpoczęciem współpracy

Zważywszy, że są to założenia czasowe, wskazane poniżej terminy mogą ulec zmianie:

ü  - instalacja testowa – sierpień 2024 r.

ü  - wdrożenia we wskazanych sklepach - październik-grudzień 2024 r.

10          Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1.      Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2.      W przypadku pytań:

a.   merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b.   pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3.      Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

11          Załączniki

1.    Załącznik 1 Kwestionariusz Dostawcy

2.    Załącznik 2 Umowa NDA

3.    Załącznik 3 Pytania do zapytania