Postępowanie ID: 885313 : bieżąca konserwacja i naprawa urządzeń dźwigowych zainstalowanych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Łodzi przy ul. Stokowskiej 21/25

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Łódź, dnia 07.02.2023 r.

Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi

ul. Lutomierska 108/112

91-048 Łódź

Zapytanie ofertowe / Badanie rynku

Dotyczące: bieżącej konserwacji i napraw urządzeń dźwigowych zainstalowanych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Łodzi przy ul. Stokowskiej 21/25

I. ZAMAWIAJĄCY

Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi

ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź

NIP: 7260004458, REGON: 470754976

II. CHARAKTERYSTYKA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.    OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest: bieżąca konserwacja i naprawy urządzeń dźwigowych zainstalowanych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Łodzi przy ul. Stokowskiej 21/25.

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. Bieżące naprawy urządzeń dźwigowych znajdujących się na terenie obiektu KWP w Łodzi przy ul. Stokowskiej 21/25. Prace konserwacyjne i bieżące naprawy obejmują czynności zawarte w dokumentacji techniczno-ruchowej (DTR) ww. urządzeń wydanych przez ich producenta oraz czynności zalecane przez Urząd Dozoru Technicznego.

2. Częstotliwość wykonywania przeglądów konserwacyjnych odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.10.2003 r. (Dz. U. z 2003 r., Nr 193, poz. 1890 zał. Nr 2 z późn. zm.).

3. Szczegółowy wykaz urządzeń dźwigowych został określony w Formularzu ofertowym Załącznik nr 1.

4.Osoby wykonywujące usługi muszą legitymować się zaświadczeniem wydanym przez Urząd Dozoru Technicznego potwierdzającym kwalifikacje do konserwacji urządzeń wymienionych w Formularzu ofertowym oraz posiadać ważne zaświadczenia kwalifikacyjne SEP do 1 kV uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku eksploatacji (E) z datą ważności na cały okres obowiązywania umowy.

5. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych Wykonawca wpisze do formularza ofertowego i najpóźniej w dniu podpisania umowy przedstawi kserokopie zaświadczeń wydanych przez UDT dla tych osób.

6. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania następujących czynności:

- konserwacji;

- bieżących napraw;

- usuwania powstałych awarii.

7. Pod pojęciem konserwacji należy rozumieć zespół czynności służący utrzymaniu przedmiotowych urządzeń                         w pełnej sprawności technicznej, bez konieczności przeprowadzania napraw.

W zakres usług konserwacyjnych wchodzą m. in.:

a) kontrole okresowe wykonywane zgodnie z instrukcją producenta (DTR) oraz czynnościami zalecanymi przez Urząd Dozoru Technicznego.

b) usuwanie na bieżąco nieprawidłowości w działaniu w/w urządzeń mających na celu utrzymanie urządzeń                    w pełnej gotowości technicznej.

8. Wszelkie koszty związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia, jakie poniesie Wykonawca, w tym koszty użycia przez Wykonawcę, w tym m. in. środki smarujące, koszty dojazdu itp. Muszą być wkalkulowane w cenę oferty.

9. Pod pojęciem bieżącej naprawy należy rozumieć zespół czynności, których celem jest przywrócenie sprawności technicznej przedmiotowego urządzenia.

10.Zgłoszenie konieczności przeprowadzenia bieżącej naprawy Wykonawca będzie dokonywał telefonicznie,                     a następnie potwierdzi e-mailem lub faksem. Bieżąca naprawa obejmuje wymianę względnie naprawę części / zespołów, których stopień naturalnego zużycia nie gwarantuje należytego funkcjonowania urządzenia.

11.W przypadku bieżącej naprawy lub wymagającej wymiany części / zespołów Wykonawca przedstawi szacunkową kalkulację cenową usługi z uwzględnieniem wartości roboczogodziny podanej w Formularzu ofertowym ( Zał. nr 1 do Umowy) oraz wartości części / zespołów wymagających wymiany. Kalkulacja winna być sporządzona na podstawie obowiązujących katalogów i cenników. Po zaakceptowaniu kalkulacji przez Zamawiającego, Wykonawca przystąpi do bieżącej naprawy. Po dokonaniu bieżącej naprawy urządzenia Wykonawca sporządzi ostateczną wycenę usługi z uwzględnieniem wartości roboczogodziny podanej                                w Formularzu ofertowym oraz ceny części / zespołów, które zostały wymienione. W/w ostateczna wycena usługi naprawy winna być załączona do faktury VAT wraz z Protokołem wykonania prac po zrealizowanej usłudze, potwierdzonym przez osobę wyznaczoną ze strony użytkownika obiektu.

12. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia powstałej awarii. Podjęcie czynności naprawczych w przypadku awarii z przybyciem na miejsce od momentu jej zgłoszenia, winno wynosić maksymalnie do 12 godzin                           od momentu jej zgłoszenia. Zgłoszenie powstałej awarii Zamawiający dokonuje telefonicznie, a następnie potwierdza e-mailem lub faksem. Maksymalny czas wykonania naprawy 72 godziny od chwili reakcji                             na zgłoszenie Zmawiającego.

13. W przypadku powstałej awarii wymagającej jej usunięcia poprzez wymianę części / zespołów, Wykonawca przedstawi szacunkową kalkulację cenową usługi z uwzględnieniem wartości roboczogodziny podanej                                w Formularzu ofertowym ( Zał nr 2 do Umowy) oraz wartości części / zespołów wymagających wymiany. Kalkulacja winna być sporządzona na podstawie obowiązujących katalogów i cenników. Po zaakceptowaniu kalkulacji przez Zamawiającego, Wykonawca przystąpi do usunięcia powstałej awarii. Po dokonaniu usunięcia awarii urządzenia, Wykonawca sporządzi ostateczną wycenę usługi z uwzględnieniem wartości roboczogodziny podanej w Formularzu cenowym oraz ceny części / zespołów, które zostały wymienione. W/w ostateczna wycena usługi winna być załączona do faktury VAT wraz z Protokołem wykonania prac po wykonanej usłudze usunięcia awarii, potwierdzonym przez osoby wyznaczone ze strony użytkownika obiektu

14.Po każdej wykonanej usłudze Wykonawca dokona wpisu do „Dziennika konserwacji urządzenia dźwigowego”.

15.W terminie wyznaczonym przez Inspektora Urzędu Dozoru Technicznego Wykonawca zobowiązuje się                       do nieodpłatnego przygotowania dokumentacji i uczestnictwa w badaniu okresowym urządzenia.

16.Na wykonane prace konserwacyjne Wykonawca udziela miesięcznej gwarancji, a na prace z tytułu bieżącej naprawy lub usunięcia powstałej awarii Wykonawca udziela sześciu miesięcy gwarancji.

Wszelkie prace konieczne do prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia a jednoznacznie nieokreślone w niniejszym zapytaniu winny być wykonane i wycenione w ramach kwoty ofertowej.

2.    SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

·                  Załączniki nnr 1  -  Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)

3.   INNE WARUNKI POSTANOWIENIA:

1) Zamawiający  nie dopuszcza składania ofert częściowych.

2) Zamawiający wymaga złożenia oferty przez  Wykonawcę na platformie zakupowej OPEN NEXUS.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

4) Przeprowadzone postępowanie nie musi zakończyć się wyborem Wykonawcy.

 III. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Termin realizacji przedmiotu zamówienia – niezwłocznie lecz nie dłużej niż miesiąc od dnia udzielenia zamówienia (podpisania umowy).  

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wykonawca powinien przedstawić  ofertę na Formularzu ofertowym – załącznik nr 1, załączonych do Zapytania ofertowego

 Oferta powinna być:

- opatrzona pieczątką firmową,

- posiadać datę sporządzenia,

- zawierać adres lub siedzibę firmy, numer telefonu, adres e-mail, numer NIP,

- podpisana czytelnie przez Wykonawcę.

V. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.            Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem platformy zakupowej OPEN NEXUS: 

       do dnia  09.02.2024 r. do godziny 12:00.

2.     Ocena ofert  zostanie  dokonana  w ciągu pięciu dni od dnia zakończenia składania ofert.

3.            Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

4.            Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5.     W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VI. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

• Cena 100%

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje  Wykonawców, którzy złożyli odpowiedzi                            na zapytanie ofertowe za pośrednictwem podanych przez zainteresowanych adresów poczty elektronicznej                                 lub telefonicznie.

VIII. DODATKOWE WARUNKI POSTANOWIENIA

1.  Nie dopuszcza się zmiany cen w okresie trwania umowy.

2.    Należność będzie płatna przelewem w terminie 30 dni, po wykonaniu i odebraniu przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego (protokół odbioru robót), na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT, która będzie zawierać numer rachunku bankowego Wykonawcy, znajdujący się w wykazie podmiotów prowadzonym przez administrację skarbową na podstawie odrębnych przepisów podatkowych. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

3.    W przypadku braku rachunku bankowego w wykazie na dzień płatności faktury VAT, Wykonawca jest zobowiązany do skorygowania faktury poprzez wskazanie w jej treści rachunku bankowego znajdującego się                  w wykazie. W takim przypadku bieg terminu płatności rozpoczyna się od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury korygującej.

4.    Wykonawca zobowiązuje się do poniesienia obciążeń nałożonych na Zamawiającego przez administrację skarbową, jeżeli z tytułu przedmiotowej transakcji Wykonawca nie wykona prawidłowo zobowiązań podatkowych, w szczególności nieprawidłowo określi stawki podatku od towarów i usług lub nieprawidłowo rozliczy z urzędem skarbowym kwotę podatku od towarów i usług w zakresie tej transakcji. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do wyrównania Zamawiającemu innych negatywnych skutków, związanych                    z podaniem przez Wykonawcę rachunku nie znajdującego się w wykazie lub brakiem rachunku bankowego Wykonawcy w wykazie.

5.   Fakturę VAT należy wystawić i przesłać na adres:

      Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi

      ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź

      NIP: 726-000-44-58

      W opisie faktury VAT należy wskazać nazwę jednostki, w której wykonano zamówienie.

6. Zastrzega się niedopuszczalność przeniesienia wierzytelności, o której mowa w ust. 2 na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności

7.   Za prace niewykonane nie należy się wynagrodzenie.

8.   Zamawiający ma prawo naliczyć Wykonawcy karę umowną w przypadku:

   zwłoki w wykonaniu przedmiotu zamówienia w stosunku do terminu, o którym mowa w dz. III                                          w wysokości 0,5 % wartości wynagrodzenia brutto, zgodnie z ofertą Wykonawcy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, nie więcej niż 10% wartości oferty Wykonawcy;

1)   zwłoki w usunięciu ewentualnych wad stwierdzonych przy odbiorze, w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto, zgodnego z ofertą Wykonawcy, liczonego od ustalonego terminu usunięcia wad, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, nie więcej niż 10% wartości oferty Wykonawcy;

2)   zwłoki w przystąpieniu do usunięcia usterek w przedmiocie zamówienia w okresie gwarancji oraz                 w zakończeniu prac związanych z usuwaniem usterek w okresie gwarancji  w wysokości 0,5 % wartości wynagrodzenia brutto, zgodnie z ofertą Wykonawcy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, nie więcej niż 10% wartości oferty Wykonawcy;

3)   odstąpienia przez którąkolwiek  ze stron  od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,                                w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, zgodnego z ofertą Wykonawcy.

9. Naliczoną karę umowną Zamawiający może potrącić z należności Wykonawcy objętej fakturą                                          za wykonanie zamówienia.

IX. KLAUZULA INFORMACYJNA W ZWIĄZKU Z RODO

Zgodnie z art.14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia                                   27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych                       i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Zamawiający informuje, o sposobie przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, tj.:                          

1.        Administratorem Danych Osobowych (ADO) będzie Komendant Wojewódzki Policji w  Łodzi                                           z siedzibą przy ul. Lutomierskiej 108/112, kod 91-048

2.        Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IDO) - e-mail: iod@ld.policja.gov.pl

3.        Dane osobowe, zwane dalej „danymi”, przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b  RODO,                                       w celu wykonania umowy zawartej przez potencjalnego Wykonawcę z Komendantem Wojewódzkim Policji bądź jego przedstawicielem prawnym, w wyniku realizacji przedmiotowego postępowania prowadzonego                       z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1.                       

4.    ADO będzie przetwarzał Pana/Pani dane osobowe w postaci: imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu lub adresu email, które zostały pozyskane od potencjalnego Wykonawcy.

5.        Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP, oraz inne jednostki Policji                                   w celu i zakresie koniecznym do realizacji przedmiotu zamówieni.

6.                W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych osobowych, przysługuje Panu/Pani prawo do:

1)      dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest  Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi;

2)      sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;

3)      ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO - jeżeli  kwestionuje Pan/Pani prawidłowość przetwarzanych danych, uważa, że są przetwarzane niezgodnie z prawem bądź sprzeciwia się ich przetwarzaniu;

7.         W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8.       Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w ramach dokumentacji prowadzonej w formie papierowej                     i elektronicznej na podstawie przepisów prawa dotyczących zamówień publicznych oraz archiwizacji, przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, tj. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania                     o udzielenie zamówienia, a w przypadku wybrania Pani/Pana oferty i podpisania umowy, dane przechowywane będą przez okres obowiązywania umowy, a po tym czasie przez czas określony w przepisach ustawy                            o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób kwalifikowania spraw oraz czas ich przechowywania  określa  Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 roku.

9.       Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

X. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu:

• asp. szt. Paweł Sikora, nr tel. 47/ 841 39 63 lub +48 723 655 879

XI. ZAŁĄCZNIKI

1.       Formularz ofertowy – Załącznik nr 1