Postępowanie: Sukcesywna dostawa artykułów spożywczych dla potrzeb Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego

DRG.271.15.2017
ZAPYTANIE OFERTOWE
w postępowaniu o udzielenie zamówienia wyłączonego ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych prowadzonym przez Miasto Piotrków Trybunalski
na: sukcesywną dostawę artykułów spożywczych dla potrzeb Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego

Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa artykułów spożywczych dla potrzeb Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego (wymienionych w załącznikach nr 1 - 4
do formularza oferty).
Zamówienie zostało podzielone na 4 części. Istnieje możliwość złożenia oferty częściowej.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru minimum jednego, maksymalnie 4 dostawców na realizację Przedmiotu zamówienia (część I, II, III, IV).
Cześć I: sukcesywna dostawa cukru, kawy (naturalnej mielonej i rozpuszczalnej) i herbaty,
Część II: sukcesywna dostawa artykułów mleczarskich,
Część III: sukcesywna dostawa wody mineralnej,
Część IV: sukcesywna dostawa kapsułek do ekspresu do kawy NESPRESSO.

Rzeczywiste ilości zamówionych artykułów będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego.
Asortyment przedstawiony w ofercie cenowej nie jest katalogiem zamkniętym, Wykonawca w okresie obowiązywania umowy może dokonywać zamówienia na dodatkowy asortyment.
Realizacja zamówienia następowała będzie sukcesywnie przez okres trwania umowy, a miejscem dostawy są siedziby Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego.
Dostawy realizowane będą w dni robocze (rozumiane jako dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 8:30 do 14:00.
Ceny produktów spożywczych w okresie trwania umowy nie mogą ulec zmianie w stosunku do wskazanych w ofertach cenowych.
Ceny jednostkowe w ofercie powinny uwzględniać również koszty transportu i rozładunku do wskazanych pomieszczeń w siedzibie Zamawiającego, do której będzie realizowana jednostkowa dostawa.
Wykonawca wszystkie dostawy artykułów spożywczych do Zamawiającego będzie realizował na podstawie zamówień składanych na piśmie, e-mailem lub faksem
przez upoważnione osoby.
W zamówieniach Zamawiający określał będzie dokładną ilość i rodzaj zamawianego asortymentu, miejsce dostawy oraz datę zamówienia.
Zamawiający przyjmuje dostawę wyłącznie na podstawie faktury (faktur), obejmującej faktycznie dostarczony przedmiot umowy. Nie dopuszcza się pozostawiania żywności przez Wykonawcę osobom nieupoważnionym.
Wykonawca zobowiązuje się we własnym zakresie dokonywać wyładunku i wniesienia dostarczonego towaru do wskazanych pomieszczeń i ich rozładunku. Za datę i miejsce dokonania dostawy uważa się dostarczenie wyrobów w wyznaczonym terminie do siedziby Zamawiającego.
Produkty spożywcze muszą spełniać parametry jakościowe określone dla danego asortymentu przez Polskie Normy, spełniać wymogi sanitarno – epidemiologiczne
i zasady systemu HACCP. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania dla zaoferowanego asortymentu przedłożenia pisemnego potwierdzenia dopuszczającego dany produkt
do obrotu i spożycia, wydanego przez organ uprawniony do kontroli jakości artykułów spożywczych. Na dostarczony towar Wykonawca winien posiadać właściwe atesty i certyfikaty laboratoryjne.
Jakość dostarczanych produktów winna być zgodna z obowiązującymi przepisami oraz atestami dla produktów pierwszego gatunku/klasy. Produkty oznakowane mają być zgodnie
z wymaganiami rozporządzenia w sprawie znakowania poszczególnych rodzajów środków spożywczych (Dz. U. z 2015 r. poz. 29 ze zm.), tzn. muszą zawierać: nazwę, wykaz i ilość składników lub kategorii składników, zawartość netto w opakowaniu, datę minimalnej trwałości lub termin przydatności do spożycia, warunki do przechowywania,
nazwę i adres producenta lub przedsiębiorcy paczkującego środek spożywczy.
Dostarczone Zamawiającemu artykuły spożywcze winny posiadać ważny termin przydatności do spożycia, nie krótszy niż ½ terminu przydatności określonego przez producenta.
Opakowania artykułów spożywczych – słoiki szklane, torebki papierowe, kartony, torby foliowe muszą być odpowiednio oznakowane, czyste, bez oznak zawilgocenia, zapleśnienia, obecności szkodników, całe i szczelne.
Dostawy wszystkich artykułów spożywczych muszą być realizowane zgodnie z zasadami dobrej praktyki higienicznej GHP/GMP.
Przedmiot zamówienia musi być dostarczony odpowiednim środkiem transportu, spełniającym wymagania obowiązujących przepisów prawa dotyczącego produkcji
i obrotu żywności.
Produkty powinny być należycie zabezpieczone w opakowaniach gwarantujących bezpieczny transport i magazynowanie. Pojemniki i opakowania muszą posiadać atest PZH odnośnie dopuszczenia do kontaktu z żywnością. Dokumenty potwierdzające dopuszczenie środka transportu do przewozu artykułów żywnościowych winny być do wglądu przez Zamawiającego. Osoby wykonujące dostawę muszą legitymować się aktualnym zaświadczeniem lekarskim do celów sanitarno – epidemiologicznych, które okazują na każde żądania Zamawiającego.


Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają n/w wymagania:
-są uprawnieni do wykonywania działalności będącej przedmiotem niniejszego postępowania, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
-posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie,
-dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, w tym osobami posiadającymi aktualne orzeczenie lekarskie dopuszczające
do wykonywania pracy w procesie produkcji i obrocie żywnością,
-znajdują się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
-nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.).
Zamawiający oceni spełnienie w/w warunków na podstawie złożonego oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 5 do formularza oferty.

Istotne warunki realizacji zamówienia:
termin wykonania:
od dnia zawarcia umowy do 31.12.2017 r.,
terminy i warunki płatności:
14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury,

Możliwość dokonania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:
tak
X nie

Kryteria oceny ofert i ich waga:
Ocenie podlegać będą wyłącznie oferty Wykonawców, którzy złożą oferty zgodne z treścią zapytania ofertowego.
W celu wyboru oferty najkorzystniejszej zostaną uwzględnione kryteria:

Nazwa kryterium Waga kryterium
Kryterium nr 1
CENA 80 %
Kryterium nr 2
CZAS REALIZACJI POJEDYNCZEGO ZAMÓWIENIA 20 %
RAZEM 100%

Kryterium nr 1 (cena) – liczba punktów obliczana wg następującego wzoru:

∁ = (najniższa oferowana cena )/(cena oferty badanej) ×80 [%]
Liczba punktów uzyskana z powyższego wzoru zaokrąglona do drugiego miejsca
po przecinku.

Kryterium nr 2 (czas realizacji pojedynczego zamówienia):
Punkty za to kryterium zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 20 punktów
w/g poniższej zasady:

Dla zamówienia złożonego Wykonawcy (w formie papierowej, e-mailem lub faxem) do godziny 1030 w dniu roboczym, czas dostawy wyniesie:

-do godziny 14:00 w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania zamówienia – 0 pkt,
-do godziny 14:00 w ciągu 1 dnia roboczego od dnia otrzymania zamówienia – 10 pkt,
-do godziny 14:00 w dniu otrzymania zamówienia – 20 pkt.
W kryterium nr 2 Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20 punktów.
1 pkt = 1%
Przez dzień roboczy Zamawiający rozumie dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach od 8:30 do 14:00.
Uwaga: zaoferowany czas realizacji pojedynczego zamówienia zostanie zapisany w umowie.

Ostateczna liczba punktów [%] uzyskanych przez Wykonawcę obliczana jest jako suma punktów poszczególnych kryteriów.
Oferent może uzyskać maksymalnie 100 punktów [%].
W przypadku równej liczby punktów zgromadzonych w/g kryteriów, o wyborze decyduje niższa cena.

Ofertę należy złożyć do dnia 09.06.2017 r. do godz. 14:30, elektronicznie, tj. przedstawić w platformie zakupowej.

Załączniki do oferty (wymagane od oferenta):
-wypełniony/ i podpisany formularz oferty,
-wypełniony/wypełnione i podpisany/podpisane załącznik/załączniki do formularza oferty (w zależności od liczby części, na które Wykonawca składa ofertę – załączniki w ilości 1-4),
-wypełniony i podpisany załącznik nr 5 do formularza oferty,
-podpisany i zaparafowany na każdej stronie projekt umowy,
-aktualny wyciąg z KRS lub aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Dodatkowe informacje:
-Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert przewidzianym w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku do opublikowanego zapytania ofertowego zostanie dołączona informacja o jego zmianie, która zawierać będzie co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego, jego numer a także opis dokonanych zmian. Beneficjent przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
-Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
-Wykonawca może dokonać zmian lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert.
-Oferty otrzymane po terminie składania ofert zostaną zwrócone wykonawcom bez otwierania.
-Oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi oferty ważnej.
-Dla skuteczności niniejszego postępowania o zamówienie publiczne wystarczające jest otrzymanie przez zamawiającego jednej ważnej oferty niepodlegającej odrzuceniu.
Uwaga: w przypadku zamówień współfinasowanych ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko o wartości do od 2 000 zł do 50 000 zł netto, konieczne jest otrzymanie dwóch ważnych ofert w przypadku postępowań
o wartości prowadzonych poprzez skierowanie zapytania ofertowego do potencjalnych wykonawców.
-Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, odwołania postępowania lub jego zamknięcia bez wybrania którejkolwiek z ofert.
-Zamawiający udostępnienia wnioskodawcy zestawienie ofert złożonych w postępowaniu:
na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę,wg własnego uznania na stronie, na której zostało upublicznione zapytanie ofertowe.
-Informację o wyniku postępowania (co najmniej nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty) zamawiający upublicznia w taki sposób, w jakim zostało upublicznione zapytanie ofertowe (poprzez skierowanie do potencjalnych wykonawców / ogłoszenie na stronie internetowej).
-Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego z wyłonionym wykonawcą (udziela zamówienia).

Osoba do kontaktu:
Marzena Kubera – Pracownik w Referacie Administracji i Majątku, tel.: 044 732 77 73, e-mail: m.kubera@piotrkow.pl, Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, Pasaż Karola Rudowskiego 10, III piętro, pokój 305