Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi                                                                                                                 Łódź, dn. 05.10.2023 r.

ul. Lutomierska 108/112

91-048 Łódź

Zapytanie ofertowe

dotyczące: wykonania serwisu okuć obwiedniowych wraz z wymianą uszczelek oporowych w oknach PCV w budynku Komendy powiatowej policji w Brzezinach przy ul. Konstytucji 3 Maja 5

I. ZAMAWIAJĄCY

Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi

ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź  

NIP: 7260004458, REGON: 470754976

II. CHARAKTERYSTYKA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie serwisu (regulacja i smarowanie) okuć obwiedniowych w oknach PCV oraz wymiana uszczelek oporowych we wszystkich oknach w budynku KPP w Brzezinach..

3. INNE WARUNKI POSTANOWIENIA:

1.    Zamawiający  nie dopuszcza przekazania wykonania przedmiotu umowy/zlecenia lub jego części podwykonawcom.

2.    Minimalna gwarancja na serwis okuć wynosi 12 miesięcy od dnia wykonania usługi, a na uszczelki oporowe 10 lat.

3.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

4.    Przeprowadzane postępowanie nie musi zakończyć się wyborem Wykonawcy.

5.    Wizja lokalna w celu oszacowania zakresu robót zostaje wyznaczona na dzień 11.10.2023 r. w godzinach 10.00 – 12.00. Oferty firm, które nie dokonają wizji lokalnej nie będą brane pod uwagę przy wyborze Wykonawcy.

III. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.    Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 30 od daty podpisania umowy/zlecenia.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wykonawca powinien przedstawić  ofertę na Formularzu ofertowym – załącznik nr 1  załączonym        do Zapytania ofertowego.

Oferta powinna:

- być opatrzona pieczątką firmową,

- posiadać datę sporządzenia,

- zawierać adres lub siedzibę firmy, numer telefonu, adres e-mail, numer NIP, a w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną – numer PESEL właściciela firmy,

- być podpisana czytelnie przez Wykonawcę.

V. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.         Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem platformy zakupowej OPEN NEXUS: 

       do dnia  17.10.2023 r.

2.    Ocena ofert zostanie dokonana w ciągu 3 dni roboczych od terminu ostatniego dnia składania ofert.

3.   Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

4.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VI. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

·      Cena 100%

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje  Wykonawców, którzy złożyli odpowiedzi na zapytanie ofertowe za pośrednictwem podanych przez zainteresowanych adresów poczty elektronicznej lub telefonicznie.

VIII. INNE WARUNKI POSTANOWIENIA

1.  Nie dopuszcza się zmiany cen w okresie trwania umowy / zlecenia.

2. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, wynikające z oferty Wykonawcy nastąpi                       na podstawie  faktury VAT / rachunku po uprzednim dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia przez

     Zamawiającego (Protokół końcowy odbioru usługi), który będzie zawierać numer rachunku bankowego Wykonawcy, znajdujący się w wykazie podmiotów prowadzonym przez administrację skarbową                   na podstawie odrębnych przepisów podatkowych). Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

3.    W przypadku braku rachunku bankowego w wykazie na dzień płatności faktury VAT / rachunku, Wykonawca jest zobowiązany do skorygowania faktury poprzez wskazanie w jej treści rachunku bankowego znajdującego się w wykazie. W takim przypadku bieg terminu płatności rozpoczyna się od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury korygującej.

4.    Wykonawca zobowiązuje się do poniesienia obciążeń nałożonych na Zamawiającego przez administrację skarbową, jeżeli z tytułu przedmiotowej transakcji Wykonawca nie wykona prawidłowo zobowiązań podatkowych, w szczególności nieprawidłowo określi stawki podatku od towarów i usług lub nieprawidłowo rozliczy z urzędem skarbowym kwotę podatku od towarów i usług w zakresie tej transakcji. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do wyrównania Zamawiającemu innych negatywnych skutków, związanych z podaniem przez Wykonawcę rachunku nie znajdującego się              w wykazie lub brakiem rachunku bankowego Wykonawcy w wykazie.

5. Należność będzie płatna przelewem w terminie 30 dni od daty doręczenia Zamawiającemu      prawidłowo  wystawionej faktury VAT / rachunku. Do faktury VAT / rachunku należy dołączyć protokół wykonania usługi potwierdzony przez użytkownika obiektu (przedstawiciela KPP w Bełchatowie).

6.   Fakturę VAT / rachunek należy wystawić i przesłać na adres:

      Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi

      ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź

      NIP: 726-000-44-58

      W opisie faktury VAT / rachunku należy wskazać nazwę jednostki, w której wykonano usługę.

7. Zastrzega się niedopuszczalność przeniesienia wierzytelności, o której mowa w ust. 2 na osobę       trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

8.   Za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu  zamówienia w stosunku do terminu,

 o którym mowa w pkt. III, Zamawiający jest uprawiony do naliczenia Wykonawcy kary umownej                  w wysokości 0,2 % wartości wynagrodzenia brutto, zgodnego z ofertą Wykonawcy, nie więcej niż 10 % wartości oferty Wykonawcy.

9.   W razie odstąpienia przez którąkolwiek  ze stron  od umowy z przyczyn leżących po stronie

      Wykonawcy, Zamawiający jest uprawniony do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 20%

      wynagrodzenia brutto, zgodnego z ofertą Wykonawcy.

10.  Naliczoną karę umowna Zamawiający może potrącić z należności Wykonawcy objętej fakturą VAT /rachunkiem za wykonanie zamówienia.

IX. KLAUZULA INFORMACYJNA W ZWIĄZKU Z RODO

Zgodnie z art.14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia                                   27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Zamawiający informuje, o sposobie przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, tj.:

1.        Administratorem Danych Osobowych (ADO) będzie Komendant Wojewódzki Policji w  Łodzi                        z siedzibą przy ul. Lutomierskiej 108/112, kod 91-048

2.        Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IDO) - e-mail: iod@ld.policja.gov.pl

3.        Dane osobowe, zwane dalej „danymi”, przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b  RODO,                    w celu wykonania umowy zawartej przez potencjalnego Wykonawcę z Komendantem Wojewódzkim Policji bądź jego przedstawicielem prawnym, w wyniku realizacji przedmiotowego postępowania prowadzonego z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1.                       

4.    ADO będzie przetwarzał Pana/Pani dane osobowe w postaci: imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu lub adresu email, które zostały pozyskane od potencjalnego Wykonawcy.

5.        Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP, oraz inne jednostki Policji                w celu i zakresie koniecznym do realizacji przedmiotu zamówieni.

6.                W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych osobowych, przysługuje Panu/Pani prawo do:

1)     dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest  Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi;

2)     sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;

3)     ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO - jeżeli  kwestionuje Pan/Pani prawidłowość przetwarzanych danych, uważa, że są przetwarzane niezgodnie z prawem bądź sprzeciwia się ich przetwarzaniu;

7.         W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.          

8.      Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w ramach dokumentacji prowadzonej w formie papierowej i elektronicznej na podstawie przepisów prawa dotyczących zamówień publicznych oraz archiwizacji, przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, tj. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku wybrania Pani/Pana oferty                  i podpisania umowy, dane przechowywane będą przez okres obowiązywania umowy, a po tym czasie przez czas określony w przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób kwalifikowania spraw oraz czas ich przechowywania  określa  Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia                       17 grudnia 2007 roku.

9.      Dane nie podlegają  zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

X. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela Naczelnik Wydziału Inwestycji i Remontów KWP w Łodzi pod numerem telefonu 47 841 39 60 lub Jacek Nowicki pod numerem telefonu 47 841 39 65.

XI. ZAŁĄCZNIKI

1.       Formularz ofertowy