DOKUMENTACJA OFERTOWA

Nr MTP/2023/DAL3/1

Świadczenie usług spedycyjnych na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich sp. z o.o. w okresie od 01 lipca 2023 do 30 czerwca 2026

Postępowanie prowadzone w formie elektronicznej na platformie zakupowej 

https://platformazakupowa.pl/pn/mtp

INFORMACJE OGÓLNE

Postępowanie jest prowadzone w trybie postępowania ofertowego.

Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z 11.09.2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021r. poz. 1129) z późniejszymi zmianami.

Niniejsza Dokumentacja Ofertowa wraz ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi późniejszymi uzupełnieniami stanowią komplet materiałów niezbędnych do przygotowania oferty.

1.    ZAMAWIAJĄCY

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o.

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań
NIP 777-00-00-488

Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000202703
Kapitał zakładowy – 362 346 000,00 PLN

2.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

2.1. Świadczenie usług spedycyjnych na rzecz klientów MTP na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich sp. z o.o. w Poznaniu od 01 lipca 2023 do 30 czerwca 2026 w zakresie:

1)    Dostarczania eksponatów targowych na stoiska i elementów wyposażenia stoisk
z i na środki transportu w trakcie montażu i demontażu targów,

2)    Wywozu, przechowywania i dowozu opakowań,

3)    Składowania eksponatów targowych, elementów wyposażenia stoisk lub opakowań,

4)    Zgłaszania ładunku do odprawy celnej i załatwiania spraw z tym związanych,

5)    Transportu eksponatów od wskazanego miejsca podjęcia do wskazanego miejsca dostarczenia (w kraju i za granicą).

2.2. Każdorazowo podstawą świadczenia usługi jest zlecenie wystawcy / uczestnika targów obsługiwane indywidulanie przez Oferenta. Usługi mogą być świadczone w godzinach otwarcia pawilonów wystawienniczych.

2.3. Zamawiający oczekuje świadczenia usługi również w dniach ustawowo wolnych od pracy przypadających w okresie montażu, demontażu targów i innych wydarzeń.

2.4. W celu właściwego wykonania usług spedycyjnych Oferent powinien dysponować niżej wymienionymi rodzajami sprzętu:

1)    Wózkami widłowymi o nośności niezbędnej do wykonania prac, przy czym:

- o nośności do 8 t, wymagany napęd elektryczny lub gazowy,

- o nośności ponad 8 t, dopuszczalny napęd olejowy spełniający wymagania norm ochrony środowiska,

2)    Dźwigami samochodowymi,

3)    Ręcznymi wózkami do przewozu palet.

Wymieniony sprzęt musi być sprawny technicznie i posiadać aktualną decyzję
Urzędu Dozoru Technicznego o zezwoleniu na eksploatację.

2.5.        Posiadany przez Oferenta sprzęt może być wykorzystywany do prac na terenie MTP po wykupieniu kart paszportowych. Karta paszportowa jednoznacznie identyfikuje sprzęt i umożliwia wjazd sprzętu na teren MTP. Ręczne wózki do przewozu palet zwolnione są z obowiązku posiadania kart paszportowych.

2.6.      Zamawiający stosuje dwa rodzaje kart paszportowych :

·         roczna – pozwala na wykorzystywanie sprzętu podczas prac spedycyjnych
w okresach montażu i demontażu wszystkich targów i innych wydarzeń odbywających się w danym roku;

• okresowa – pozwala na wykorzystywanie sprzętu podczas prac spedycyjnych 
  w okresie montażu i demontażu wybranych targów (bloku targów odbywających się w terminie ważności karty). Karty okresowe wystawiane są na sprzęt dodatkowy, na który nie wykupiono kart rocznych.

[OPCJA]

Zamawiający, jako prawo opcji rozważa możliwość zastosowania rozwiązania rozliczenia z tytułu świadczenia usług spedycyjnych dla wystawców i organizatorów na terenie MTP, z danym Oferentem w systemie prowizyjnym, po każdym wydarzeniu lub odbywającym się w tym samym czasie bloku wydarzeń. System prowizyjny nie jest obecnie stosowany przez Zamawiającego i może być rozpatrywany wyłącznie jako prawo opcji.

2.7.      Zamawiający oczekuje doświadczenia Oferenta we współpracy z ośrodkami targowymi w kraju lub za granicą oraz wymaga, aby personel Oferenta realizujący prace na terenie Zamawiającego posiadał wymagane prawem, potwierdzone stosownymi świadectwami przygotowanie zawodowe.

2.8.      Zamawiający opracuje i przekaże wykonawcom usług spedycyjnych Cennik Jednolitych Maksymalnych Taryf Opłat Spedycyjnych, który powstanie w wyniku niniejszego postępowania ofertowego. Zamawiający oczekuje traktowania zawartych w nim cen jako cen maksymalnych dla usług świadczonych na jego terenie stosowanych w maksymalnym jego pułapie przez Oferenta wyłącznie w drodze prowadzonych negocjacji z wystawcami i organizatorami na terenie MTP.

2.9.      Zamawiający nie zapewnia wybranym Oferentom możliwości stałej siedziby na jego  terenie. Oferent powinien dysponować bazą biurową i sprzętową oraz magazynową poza terenem Zamawiającego. W miarę posiadanych możliwości Zamawiający udostępni Oferentowi odpłatnie powierzchnię biurową i miejsce na sprzęt oraz powierzchnię magazynową na terenie MTP.

2.10.    Wybrany Oferent przedstawi ważne ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej deliktowej i kontraktowej (OC) Spedytora w odniesieniu do usług świadczonych wyłącznie na terenie MTP, do wysokości sumy gwarantowanej na jedno zdarzenie minimum 2 000 000 PLN.

2.11.    Aktualny kalendarz wydarzeń targowych dostępny jest na stronie https://www.mtp.pl/pl/kalendarium. Zamawiający zastrzega możliwości dokonywania bieżących zmian w dostępnym na stronie kalendarzu wydarzeń.

3.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

3.1.        Ofertę i wszystkie załączniki do oferty należy składać w formie elektronicznej – w formie podpisanego skanu lub dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym.

3.2.     Oferent może złożyć jedną ofertę pod rygorem odrzucenia.

3.3.     Oferta powinna zawierać:

1)         Wypełniony i podpisany formularz ofertowy zgodny ze wzorem formularza ofertowego stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej. W przypadku złożenia przez Oferenta oferty bez użycia załączonego formularza, złożona oferta musi być tożsama z treścią załączonego formularza i jej treść musi zawierać wszelkie informacje wymagane w Dokumentacji Ofertowej i wynikające z zawartości formularza ofertowego,

2)         Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty,

3)         Parafowany projekt umowy wraz z cennikiem stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej,

4)         Dane finansowe Oferenta – załącznik nr 3,

5)         Wykaz sprzętu planowanego do świadczenia usług spedycyjnych na rzecz organizatorów i uczestników na terenie MTP – załącznik nr 4,

6)         Informacje o zatrudnieniu, kwalifikacjach technicznych oraz doświadczeniu Oferenta - załącznik nr 5.

7)         [OPCJA] – opcjonalnie Wykonawca, jeżeli uzna to za zasadne, może wskazać proponowany przez siebie sposób rozliczenia prowizyjnego po każdym wydarzeniu lub odbywającym się w tym samym czasie bloku wydarzeń. Propozycja dotycząca systemu prowizyjnego nie jest obligatoryjna z punktu widzenia składanej oferty i stanowi wyłącznie prawo opcji po stronie Zamawiającego.

3.4.     Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę lub osoby upoważnione w dokumentach rejestrowych do reprezentacji Oferenta lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania.

3.5.     Wszystkie oferowane stawki cennika są w kwotach brutto, a opłaty paszportowe w kwotach netto i będą zwiększone o należny podatek VAT.

3.6.     Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

3.7.     Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

4.    TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 60 dni licząc od dnia składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

5.    WYKLUCZENIE Z POSTĘPOWANIA

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1)      Oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę spółce Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o., nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie bądź też nie przystąpili do podpisania umowy,

2)      Oferentów, którzy na dzień składania oferty pozostają ze spółką Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. w sporze dotyczącym roszczeń majątkowych (niezależnie od podstawy odpowiedzialności tych podmiotów),

3)      Oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub wobec których ogłoszono upadłość,

4)      Oferentów, którzy wykonywali czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub korzystali, w celu sporządzenia oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności,

5)      Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania,

6)      Zamawiający wyklucza możliwość udziału w postępowaniu Oferenta posiadającego  zaległości płatnicze wobec Zamawiającego.

6.    MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej.

Ofertę należy złożyć poprzez uzupełnienie wymaganych pól cenowych, kryteriów i warunków formalnych platformy z wykorzystaniem druków, których wzory zawiera dokumentacja.

Oferta musi zawierać:

1)                 Wypełnione załączniki do dokumentacji,

2)                 Kwoty brutto lub netto, które będą zwiększone o należny podatek VAT,

3)                 Aktualne dokumenty uwiarygadniające Oferenta – wypis z KRS lub CEIDG.

7.    KRYTERIA WYBORU OFERENTA

7.1.  Każda oferta podlega indywidualnej ocenie Komisji Ofertowej według niżej podanych kryteriów:

1)              Zaproponowane stawki i opłaty,

2)      Zaproponowany sprzęt (jego ilość i rodzaj) do realizacji zadania,

3)      Wiedza i doświadczenie w realizacji podobnych zadań,

4)      Wiarygodność ekonomiczna Oferenta.

7.2.  Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru Oferenta.

7.3.  Zamawiający odrzuci ofertę o najniższych stawkach i opłatach, jeżeli zostanie ona uznana za nierealną w świetle warunków technicznych lub kontraktowych.

7.4.  Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru do realizacji zadania jednego lub dwóch Oferentów. 

8.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ

8.1.  Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o udzielenie wyjaśnień merytorycznych w terminie nie później niż do dnia 24.02.2023r. godz. 11.00. Oferent zadaje pytanie za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

8.2.  Odpowiedzi na pytania merytoryczne zostaną udzielone w formie komunikatu Zamawiającego i udostępnione wszystkim uczestnikom postępowania, bez wskazania źródła zapytania.

8.3.  W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, prosimy o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00 - tel. 22 101 02 00, cwk@platformazakupowa.pl

8.4.  Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Oferentów.

9.    TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty na platformie zakupowej można składać do dnia 10.03.2023r. do godz. 11.55.

10. OTWARCIE OFERT

10.1.     Komisyjne otwarcie i odczytanie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego.

10.2.     Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje obecności Oferentów.

10.3.     Oferty niezaszyfrowane nie będą brane pod uwagę.

11. OGŁOSZENIE WYNIKÓW

Oferent, którego ofertę wybrano zostanie powiadomiony pismem akceptującym jego wybór, a informacja o wynikach postępowania ofertowego zostanie przekazana pozostałym Oferentom.

12. UNIEWAŻNIENIE KONKURSU OFERT

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. zastrzegają sobie prawo unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.

13. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO ZAKOŃCZENIU OFERTOWANIA

Oferent w terminie do 14 dni od chwili ogłoszenia wyników konkursu ofert winien dostarczyć podpisaną przez siebie umowę zgodną z warunkami określonymi w ofercie.

Jeżeli Oferent nie dostarczy umowy w w/w terminie lub w innej formie uchylać się będzie od jej zawarcia, wybór przeprowadza się ponownie spośród pozostałych złożonych ofert, pod warunkiem, że nie upłynął okres związania ofertą.

Załączniki:

Nr 1 – Formularz ofertowy,

Nr 2 – Projekt umowy wraz z cennikiem,

Nr 3 – Dane finansowe Oferenta,

Nr 4 – Wykaz sprzętu,

Nr 5 – Zatrudnienie, kwalifikacje techniczne i doświadczenie Oferenta.