Postępowanie ID: 697757 : MTP/2022/DNE/9 Obsługa brokerska spółki Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. w zakresie wybranych ubezpieczeń

DOKUMENTACJA

Obsługa brokerska spółki pod firmą Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przez podmiot świadczący usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (tj. Dz.U. 2022 poz. 905 – ze zm.) w zakresie następujących ubezpieczeń: 1) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej ogólnej, 2) ubezpieczenia mienia od wszystkich ryzyk, 3) ubezpieczenie sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk.

2. Zamawiający:

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. Głogowska 14 60-734 Poznań NIP 777-00-00-488 Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000202703

Kapitał zakładowy – 362 346 000,00 PLN

Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2022 poz. 1710 – ze zm.)

3. Dokumentacja zawiera:

1) zbiorcza informacja w zakresie aktualnych ubezpieczeń (OC, mienie, sprzęt elektroniczny) 2) ofertę wraz z informacjami o personelu, kwalifikacjach oraz doświadczeniu w zakresie wskazanym w dokumentacji - wzory.

WARUNKI ZAMÓWIENIA

1. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1.1. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną kompletną ofertę na całość przedmiotu zamówienia. Oferty niejednoznaczne nie będą brane pod uwagę.

1.2. Ofertę należy złożyć poprzez uzupełnienie wymaganych pól, kryteriów i warunków formalnych z wykorzystaniem druków, których wzory zawiera dokumentacja. Pliki z ofertą i załącznikami powinny zostać zaszyfrowane dostępnością platformy zakupowej.

1.3. Ofertę należy złożyć zgodnie ze wzorami załączonymi do dokumentacji.

1.4. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

1.5. Zawarcie umowy z Oferentem, który przedstawi najwyżej ocenioną ofertę w niniejszym postępowaniu, nie ogranicza Zamawiającego z możliwości korzystania z usług innych podmiotów świadczących usługi brokerskie, w zakresie ubezpieczeń nie będących przedmiotem niniejszego zamówienia.

1.6. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.

2. WYMAGANE DOKUMENTY I INFORMACJE

2.1. Oferta Wykonawcy – wg wzoru,

2.2. Kopia aktualnego na dzień składania oferty ubezpieczenia OC z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej,

2.3. Kopia wpisu do właściwego rejestru (KRS, CEIDG),

2.4. Koncepcja obsługi ubezpieczeniowej Zamawiającego

2.5. Dane finansowe – wg wzoru

2.6. Opis oferowanego informatycznego system zarządzania ubezpieczeniami

2.7. Potencjał kadrowy – wg wzoru

3. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1 Obsługa brokerska spółki Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, przez podmiot świadczący usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (tj. Dz.U.2012 poz. 905 – ze zm.), w zakresie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ogólnej, ubezpieczenia mienia od wszystkich ryzyk oraz ubezpieczenia sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk. W skład obsługi brokerskiej wskazanych ubezpieczeń wchodzić będzie w szczególności;

3.1.1 identyfikacja i analiza ryzyk ubezpieczeniowych związanych z działalnością Zamawiającego;

3.1.2 wskazanie ryzyk, od których Zamawiający powinien się ubezpieczyć bezwzględnie, a od których fakultatywnie;

3.1.3 analiza aktualnie posiadanych polis oraz przedstawianie propozycji programu ubezpieczeniowego, optymalnie dopasowanego do potrzeb Zamawiającego;

3.1.4 opracowanie w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie programu ubezpieczeniowego dostosowanego do potrzeb Zamawiającego;

3.1.5 opracowanie i przygotowanie, przy współudziale Zamawiającego, dokumentów do przeprowadzenia postępowania wyboru ubezpieczyciela/i Zamawiającego;

3.1.6 przygotowywanie i przeprowadzanie, przy współudziale Zamawiającego, postępowań mających na celu wybór ubezpieczyciela/i Zamawiającego;

3.1.7 udział Brokera w pracach zespołu odpowiedzialnego za wybór ubezpieczyciela/i;

3.1.8 sprawdzanie poprawności polis wystawionych przez ubezpieczycieli; wsparcie w określaniu wymagań ubezpieczeniowych stawianych kontrahentom, partnerom, zleceniobiorcom Zamawiającego;

3.1.10 sprawdzanie polis ubezpieczeniowych przedstawianych przez kontrahentów, partnerów, zleceniobiorców Zamawiającego; 3.1.11 nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń posiadanych przez Zamawiającego, w tym kontrola terminów płatności składek ubezpieczeniowych oraz dokonywanie tzw. doubezpieczeń, informowanie Zamawiającego z wyprzedzeniem o terminach wznowień oraz terminach płatności kolejnych składek; 3.1.12 przeprowadzanie w imieniu Zamawiającego procedur związanych ze zgłaszaniem powstałych szkód, nadzór nad realizacją procedur odszkodowawczych, prowadzenie negocjacji z ubezpieczycielem do momentu wypłaty odszkodowania, prowadzenie postępowań odwoławczych dotyczących decyzji w sprawie odszkodowań; 3.1.13 windykacja roszczeń objętych ochroną ubezpieczeniową, w tym również reprezentowanie Zamawiającego w sprawach spornych przed ubezpieczycielem i osobami trzecimi; 3.1.14 szkolenia dla pracowników Zamawiającego dotyczące funkcjonowania pakietu ubezpieczeń Zamawiającego; 3.1.15 zapewnienie udostępnienia Zamawiającemu, nieodpłatnie, przez cały okres obowiązywania umowy świadczenia usług brokerskich informatycznego systemu zarządzania ubezpieczeniami, który będzie zapewniał w szczególności: 3.1.15.1.1 możliwość monitorowania terminów polis i poziomu wyczerpania sum ubezpieczenia; 3.1.15.1.2 możliwość zgłaszania szkód i dostęp do dokumentacji szkodowej; 3.1.15.1.3 możliwość generowania raportów. 3.2 Okres świadczenia usługi: 01.01.2023 r. – 31.12.2026 r. 3.3 Obsługa brokerska świadczona na rzecz Zamawiającego realizowana będzie co najmniej, lecz nie wyłącznie, w następujący sposób: 3.3.1 delegowanie co najmniej dwóch pracowników dedykowanych do świadczenia usługi na rzecz Zamawiającego (osoby dedykowane); 3.3.2 zapewnienie udziału osoby dedykowanej, w razie wykazania przez Zamawiającego takiego zapotrzebowania, w spotkaniach lub posiedzeniach roboczych Zamawiającego (np. spotkania Zarządu); 3.3.3 sporządzanie opinii lub informacji ubezpieczeniowych w zakresie zleconym przez Zamawiającego wraz z rekomendacjami w zakresie przedłożonych ofert ubezpieczeniowych; 3.3.4 weryfikacja umów, regulaminów, dokumentów korporacyjnych, wewnętrznych lub innych w aspekcie ubezpieczeń; 3.3.5 zapewnienie możliwości realizowania obsługi brokerskiej Zamawiającego w drodze komunikacji telefonicznej, mailowej, wideokonferencji. 3.4 Oferent winien spełniać następujące warunki: 3.4.1 dysponować niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz posiadać zasoby niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia w zakreślonym czasie; 3.4.2 prowadzić na terytorium RP nieprzerwaną działalność brokerską w formie działalności gospodarczej, która jest wpisana do właściwego rejestru (KRS, CEIDG) od minimum 10 lat przed upływem terminu składania ofert; 3.4.3 prowadzić działalność brokerską w zakresie ubezpieczeń na podstawie zezwolenia właściwego organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej oraz jest wpisany do rejestru pośredników ubezpieczeniowych KNF; 3.4.4 nie zalegać z opłacaniem podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne na dzień składania ofert;

3.4.5 znajduje się w sytuacji ekonomicznej umożliwiającej wykonanie umowy, nie jest w stanie likwidacji ani upadłości;

3.4.6 posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej, zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 maja 2018 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej;

3.4.7 posiada bezszkodowy przebieg ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej w okresie ostatnich 3 lat;

3.4.8 wykaże, że dysponuje odpowiednim potencjałem kadrowym umożliwiającym samodzielne wykonanie umowy wykonywania czynności brokerskich, tzn. wskaże na dzień składania ofert co najmniej dwie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, wyznaczone do obsługi Zamawiającego, legitymujące się zdanym egzaminem dla brokera ubezpieczeniowego, w tym co najmniej jedna z tych osób jest specjalistą w zakresie obsługi szkód i jedna w zakresie oceny ryzyka, określania zakresu ubezpieczenia i zawierania polis oraz prowadzenia postępowań mających na celu wyłonienie ubezpieczycieli;

3.4.9 posiada wyodrębniony dział, zespół, biuro lub inną jednostkę organizacyjną zajmującą się likwidacją szkód;

3.4.10 w okresie ostatnich 2 lat, przed terminem składania ofert, osiągnął przychody z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej w wysokości co najmniej 1 000 000 PLN w każdym roku, wykazane w sprawozdaniach z działalności brokerskiej za rok 2021 i 2020 składanych do Komisji Nadzoru Finansowego;

3.4.11 posiada na dzień złożenia oferty i udostępni do korzystania przez Zamawiającego, nieodpłatnie przez cały okres obowiązywania umowy wykonywania czynności brokerskich, informatyczny system zarządzania ubezpieczeniami, który będzie zapewniał w szczególności: możliwość monitorowania terminów polis i poziomu wyczerpania sum ubezpieczenia, możliwość zgłaszania szkód i dostęp do dokumentacji szkodowej, możliwość generowania raportów;

3.4.12 przedstawi koncepcję obsługi ubezpieczeniowej w zakresie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ogólnej, ubezpieczenia mienia od wszystkich ryzyk oraz ubezpieczenia sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk, składającą się maksymalnie z 15 stron (zapis czcionką Times New Roman 12) podzieloną na 3 części, zawierającą:

a) koncepcję programu ubezpieczeniowego, wskazanie zasad i sposobu wykonania

audytu ryzyka ubezpieczeniowego i szkodowego;

b) koncepcję obsługi likwidacji szkód,

c) krótki opis narzędzi informatycznych wspierających proces likwidacji i obsługi szkód.

3.5 Oferent powinien wykazać się posiadaniem wiedzy i doświadczenia w zakresie wykonywania przedmiotu zamówienia polegającym na wykonaniu w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:

3.5.1 posiada doświadczenie w świadczeniu obsługi brokerskiej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, na rzecz podmiotu gospodarczego świadczącego działalność związaną z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, wydarzenia masowe skierowane do szerokiego odbiorcy, włączając działalności polegające na zarządzaniu i dostarczaniu pracowników do obsługi terenów i obiektów, w których te imprezy mają miejsce, trwającej co najmniej 12 miesięcy;

3.5.2 posiada doświadczenie w świadczeniu obsługi brokerskiej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, na rzecz podmiotu z bezpośrednim lub pośrednim udziałem jednostek samorządu terytorialnego, trwającej co najmniej 12 miesięcy.

3.6 Oferent powinien wykazać, iż będzie dysponować minimum 2 osobami, wskazanymi w pkt 3.4.8, które posiadają uprawnienia do wykonywania zawodu brokera ubezpieczeniowego oraz posiadają doświadczenie polegające na obsłudze brokerskiej podmiotów w zakresie wskazanym w pkt 3.5.1 i 3.5.2, z tego co najmniej 1 ze wskazanych osób powinna posiadać co najmniej 8 lat doświadczenia w wykonywaniu zawodu brokera.

4. KRYTERIA WYBORU OFERENTA

4.1. Każda oferta podlega indywidualnej ocenie Komisji Ofertowej według niżej podanych kryteriów: 4.1.1 wiedza i doświadczenie w realizacji zadań zbieżnych z przedmiotem zamówienia, 4.1.2 potencjał kadrowy, 4.1.3 liczba osób posiadających uprawnienia brokerskie, 4.1.4 koncepcja obsługi ubezpieczeniowej Zamawiającego, 4.1.5 łączną wysokość obsługiwanych składek ubezpieczeniowych w roku 2021.

4.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru jednego lub kilku oferentów.

5. OKRES WAŻNOŚCI OFERT Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni licząc od dnia wskazanego jako termin składania ofert.

6 TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ 6.1 Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o udzielenie wyjaśnień merytorycznych w terminie nie później niż do godz. 12:00 dnia 6 grudnia 2022 r. Oferent zadaje pytanie za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku "Wyślij wiadomość do Zamawiającego". 6.2 Odpowiedzi na pytania merytoryczne zostaną udzielone w formie komunikatu Zamawiającego i udostępnione wszystkim uczestnikom postępowania, bez wskazania źródła zapytania. 6.3 W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, prosimy o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00 – tel. 22 101 02 00, cwk@platformazakupowa.pl 6.4 Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Oferentów.

7. TERMIN SKŁADANIA OFERT 7.1 Ofertę i wszystkie załączniki do oferty należy składać w formie elektronicznej poprzez platformę zakupową Open Nexus. 7.2 Wykonawca może złożyć jedną ofertę pod rygorem odrzucenia. 7.3 Ofertę należy złożyć w formie zaszyfrowanej (platforma zakupowa umożliwia zaszyfrowanie oferty) za pośrednictwem platformy zakupowej, zgodnie z treścią dokumentacji ofertowej. 7.4 Oferty na platformie zakupowej można składać do dnia 09 grudnia 2022 r. do godziny 14:00.

8. OTWARCIE OFERT 8.1 Komisyjne otwarcie i odczytanie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego. 8.2 Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje obecności Oferentów. 8.3 Oferty niezaszyfrowane będą traktowane jako odtajnione i nie będą brane pod uwagę.

9. OGŁOSZENIE WYNIKÓW

Oferent, którego ofertę wybrano zostanie powiadomiony pismem akceptującym jego wybór, a informacja o wynikach postępowania ofertowego zostanie przekazana pozostałym uczestnikom.

10. UNIEWAŻNIENIE KONKURSU OFERT

Zamawiający zastrzegają sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

11. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO ZAKOŃCZENIU OFERTOWANIA

11.1 Oferent w terminie do 5 dni od chwili ogłoszenia wyniku dostarczy podpisaną przez siebie umowę zgodną z warunkami określonymi w ofercie.

11.2 Jeżeli Oferent nie dostarczy umowy w w/w terminie lub w innej formie uchylać się będzie od jej zawarcia, Zamawiający ponownie dokona wyboru spośród pozostałych złożonych ofert, pod warunkiem, że nie upłynął okres związania ofertą.

Administratorem danych osobowych są Międzynarodowe Targi Poznańskie z siedzibą w Poznaniu, ul. Głogowska 14, 60-734 Poznań. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z prowadzeniem konkursu ofert. Sprzeciwy dotyczące przetwarzania danych osobowych w serwisie należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: iod@grupamtp.pl (Inspektor Ochrony Danych). W razie takiej konieczności dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w celu prowadzenia konkursów ofert. Oferentom przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, wycofania zgody lub wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do przenoszenia danych osobowych. Administrator danych osobowych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.