RI.271.1.1.2022                                                                                                 Debrzno, 22.04.2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

I.                      Nazwa i adres Zamawiającego:

Gmina Debrzno

reprezentowana przez:

Pan Wojciech Kallas –

Burmistrz Debrzna

ul. Traugutta 2

77-310 Debrzno

                                                     Powiat człuchowski

Województwo pomorskie

tel. 59 83 35 351

e-mail: urzad@debrzno.pl

NIP: 843-15-30-511

REGON: 770979654

Do udzielenia zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku-  Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.)

Procedura zamówienia realizowana zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Debrznie o wartości  poniżej 130 000 złotych netto stanowiącym załącznik   nr 1 do zarządzenia nr 252.553.2020 Burmistrza Debrzna z dnia 30 grudnia 2020 r.

II.                      Opis przedmiotu zamówienia:

Świadczenie usługi bankowości elektronicznej świadczonej dla klientów instytucjonalnych oraz obsługi kasowej w okresie od dnia 25.05.2022 r. do 30.04.2024 r.

Zakres zamówienia dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Miejskiego w Debrznie jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych Gminy obejmuje:

1. Otwarcie, likwidację i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Miejskiego w Debrznie jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych Gminy w tym:

1.1.   możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych  i pomocniczych w trakcie      związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowania w ofercie, likwidację rachunków bankowych na pisemny wniosek,

1.2.   potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych,

1.3.   zakładanie depozytów,

1.4.   oprocentowanie środków na rachunkach, liczone jako dzienna stawka WIBID 1M ustalana z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, za który będzie naliczane oprocentowanie i współczynnika określającego w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoja wielkością i charakterem (do stawki WIBID 1M).

1.5.   wydawanie promesy kredytowej lub listu intencyjnego na wniosek Urzędu Miejskiego w Debrznie.

1.6.   dyspozycje przelewu SORBNET  i sporadycznie dewizowe.

2. Wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym:

2.1. dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu  posiadaczy rachunków,

2.2. możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków, za pomocą czeków elektronicznych. W przypadku braku dostępu do systemu bańkowości elektronicznej za pomocą czeków papierowych.

2.3. możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości, tj. na banknoty jak i bilony,

2.4. przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich (sołtysi i inkasenci) na rachunki Zamawiającego. Zamawiający wymaga by Wykonawca nie obciążał płatników prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Debrzno i jednostek organizacyjnych.

3. Realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej, na następujących zasadach:

3.1. przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym,

3.2. realizowanie przelewów złożonych w formie papierowej w dniu ich złożenia lub w dniu wskazanym do dyspozycji jako data do realizacji,

3.3. przelewy w formie elektronicznej powinny być realizowane w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej przelewy złożone w formie papierowej do godz. 14:00 powinny być realizowane w tym samym dniu.

4. Wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla dowolnej ilości stanowisk w dowolnej ilości jednostek (Gmina, jednostki organizacyjne), w formie internet banking w tym:

4.1. Zainstalowanie systemów bankowości elektronicznej, w tym systemu zarządzania depozytami obcymi (kaucje, wadia, zabezpieczenia umów).

4.2. Serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 3 godzin.

4.3. Przeszkolenie pracowników, w zależności od zgłoszonych potrzeb.

5. System bankowości elektronicznej winien zapewniać co najmniej:

5.1. dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym,

5.2. możliwość dokonywania przelewów bankowych,

5.3. generowanie(wydruk) wyciągów bankowych,

5.4. pełną informację o dacie i godzinie operacji,

5.5. możliwość dokonywania operacji równocześnie tj. w tym samym czasie z różnych rachunków bankowych,

5.6. przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu,

5.7. nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, na podstawie pisemnej dyspozycji,

5.8. umożliwienie użytkownikowi autoryzowania zleceń płatniczych za pomocą elektronicznego klucza.

6. Na prośbę zamawiającego sporządzanie wyciągów bankowych w wersji papierowej z potwierdzeniem operacji bankowych dla każdego rachunku bankowego.

Wyciągi muszą być sporządzone za dni, w których na rachunku bankowym wystąpiły obroty z kompletem dokumentów źródłowych, będących podstawą zapisu w wyciągach bankowych oraz udostępnić je w formie elektronicznej (poprzez system elektronicznej obsługi bankowej) w następnym dniu roboczym po dokonaniu operacji do godziny 8:30, gdy przypada dzień wolny, w pierwszym dniu roboczym po dokonaniu operacji.

6.1. wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, numeru rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku,

6.2. wyciąg bankowy musi zawierać informacje o wszystkich operacjach pieniężnych uznających i obciążających rachunek z dyspozycji właściciela konta lub dyspozycji różnych kontrahentów, księgowania odsetek i prowizji, a także informację o saldzie początkowym i końcowym rachunku.

6.3. wyciąg bankowy musi zapewnić możliwość identyfikacji źródeł przychodów, poprzez określenie nazwy kontrahenta, tytułu płatności (wszystkie informacje jakie zastały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności) daty obciążenia rachunku kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym lub Bankiem.

7. Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku.

8. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bieżącym budżetu Gminy na lokatach terminowych automatycznych (typu OVERNIGHT i weekendowych), pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego, automatycznie tj. bez dodatkowych formalności, na koniec dnia.

Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego nie później niż do godziny 8:15 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy.  Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat.

Oprocentowanie liczone jako dzienna stawka WIBID ON i współczynnika określonego w złożonej ofercie. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID ON, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem.

9. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych na lokatach terminowych jednomiesięcznych lub trzymiesięcznych, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego na pisemny wniosek.

Powrót środków pieniężnych wraz z należnymi odsetkami na konto bankowe, z którego utworzono lokatę terminową. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat.

Oprocentowanie liczone jako dzienna stawka WIBID 1M ustalana z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, za który będzie naliczane oprocentowanie i współczynnika określonego w złożonej ofercie. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem (do stawki WIBID 1M).

10. Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego.

W rachunku bieżącym na pokrycie wstępującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miejską w uchwale budżetowej.

Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa.

11. Masowe przelewy, w tym:

11.1. obsługa rachunku,

11.2. wpłaty,

11.3. abonament miesięczny.

12. Dokonywanie wpłat z druku dowodu wpłaty na podstawie QR, w tym:

12.1. posiadanie stosownego skanera

13. Obsługa kasowa polegająca na wypłatach gotówkowych świadczeń pieniężnych związanych z zobowiązaniami publiczno-prawnymi Gminy i jej jednostek organizacyjnych na rzecz osób trzecich.

III.          Wymagania związane z wykonaniem zamówienia:

a)      Termin wykonania zamówienia od 25.05.2022 r. do 30.04.2024 r.

b)     Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby jednostek gminy jak również ich formy organizacyjnej w okresie obowiązywania umowy.

c)      W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jednostki zawrą umowy na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania.

d)     Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczna;

e)      Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem bądź pocztą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

IV.          Sposób uzyskania dokumentacji lub dodatkowej informacji dotyczącej przedmiotu zamówienia:  Zastępca Skarbnika Gminy Jolanta Cienciała  - tel.: 59 83 35351 w.37, e-mail: j.cienciala@debrzno.pl

V.          Opis warunków udziału w postepowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków

a)      O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają zezwolenie  uprawniające do  wykonania  czynności  bankowych  wydanego zgodnie  z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2439 z późn. zm.)

b)     posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

c)      Ocena spełnienia warunków zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału.

d)     Oświadczenie, o którym mowa w pkt. c) należy złożyć w dniu składania oferty, w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 

VI.            Kryteria oceny ofert:

a)      zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie do szczególnego rozpatrywania, jeżeli:

- oferta spełnia wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym,

- oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie i w określony sposób,

- wykonawca przedstawił ofertę zgodną co do treści z wymaganiami i opisem przedmiotu zamówienia Zamawiającego

VII.          Do oferty należy dołączyć:

a) Wypełniony załącznik nr 1- oświadczenie o spełnieniu wymagań przedstawionych w zapytaniu ofertowym, o którym mowa w V. pkt. c)

b) Wypełniony załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

VIII.            Ofertę należy złożyć za pomocą platformy zakupowej Open Nexus do dnia 04.05.2022 r. do godz. 10:00.

KLAUZULA INFORMACYJNA   RODO

1.      Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO”  informuję, że:

2.      Administratorem zbieranych i przetwarzanych przez Urząd  Miejski w Debrznie danych osobowych wykonawców jest  Burmistrz Debrzna , adres Urzędu  Miejskiego w Debrznie:            ul. Traugutta 2, 77-310 Debrzno tel.  59 83 35 351 .

3.      Funkcję Inspektora Ochrony Danych pełni Pani  Bernadeta Kopeć  tel.  59 83 35 351 wew. 51.

4.      Dane osobowe klientów zbierane i przetwarzane są w celu możliwości wykonywania przez Urząd  Miejski w Debrznie ustawowych zadań publicznych, określonych min. w ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz w innych regulacjach.

5.      Pozyskane od klientów dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.

6.      Dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane przez okres wynikający z regulacji prawnych (kategorii archiwalnej dokumentacji, określonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych; umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją; trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych itp.). Kryteria okresu przechowywania ustala się w oparciu o klasyfikację i kwalifikację dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

7.      Klienci Urzędu mają prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz możliwość ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

8.      Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody na przetwarzanie, klienci mają prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

9.      Klienci mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

10.  W większości przypadków przetwarzanie danych osobowych wynika z przepisów prawa, a ich podawanie przez klienta jest obowiązkowe. W niektórych sprawach podawanie danych osobowych może być dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów, o których mowa w ust. 3. W sytuacji dobrowolności podawania danych osobowych klienci zostaną o tym fakcie poinformowani. Niepodanie lub podanie niepełnych danych osobowych może skutkować pozostawieniem wniosku  bez rozpatrzenia.