Postępowanie ID: 164697 : Systemy do elektronicznego głosowania oraz zapisywania i transmisji obrad online w Urzędzie Miasta

 DRI.271.14.2018

ZAPYTANIE OFERTOWE

w postępowaniu o udzielenie zamówienia wyłączonego zestosowania ustawy Prawo zamówień publicznych prowadzonym przez Miasto PiotrkówTrybunalski na:Zakup i wdrożenia systemuwspomagającego obsługę Rady Miasta Piotrkowa Trybunalskiego w zakresieelektronicznego głosowania oraz transmisję sesji. 

1.         Opis przedmiotu zamówienia:   Systemy do elektronicznego głosowania oraz zapisywania i transmisji obrad online

1.           Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego, umożliwiającego kompleksowe zarządzanie pracami Rady Miasta Piotrkowa Trybunalskiego zgodnie Ustawą z dnia 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli wprocesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz. U. 2018, poz. 130), w której ustawodawca dokonał zmiany m.in. brzmienia art. 14, art.20 i art.24 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.  o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017, poz.1875i 2232) i wprowadził obowiązek głosowania elektronicznego podczas sesji oraz utrwalania obrad sesji rady na nośniku elektronicznym i transmitowaniu jej online.

2.           Dostawa i konfiguracja bezprzewodowych pilotów wraz z urządzeniami niezbędnymi do ich działania (dla 23 radnych) w celu obsługi posiedzeń Rady Miasta PiotrkowaTrybunalskiego.

3.           Dostawa, montaż i konfiguracja urządzeń systemu transmisji obrad z posiedzeń na żywo przez Internet z możliwością zapisywania jej na nośniku elektronicznym.

4.           Przeprowadzenie szkoleń w siedzibie Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego dla administratorów, pracowników obsługi biura rady.

5.           Utrzymanie wdrożonego systemu informatycznego w infrastrukturze technicznej wykonawcy.

6.           Świadczenie serwisu systemów przez okres minimum 1 roku od dnia wdrożenia.   

Zamawiający dzieli zamówienie na dwie części:

I. System do elektronicznego  głosowania — wymagane funkcjonalności:

1. Przeprowadzanie posiedzeń Rady Miasta z wykorzystaniem posiadanego przez Urząd Miasta sprzętu (24 mikrofony dyskusyjne + bezprzewodowy system konferencyjny U-8008 - 3 szt.Futinx E-8080, wzmacniacz/mikser PA 4040 4 ZONE PA Mixing oraz rzutnikmultimedialny OPTIMA DH 401) -  w tym prezentacja porządku obrad, kworum, wyników głosowań oraz innych prezentacji.

2. Głosowanie (oddawanie głosów) w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za", „przeciw", „wstrzymuję się". System powinien umożliwiać zakończenie głosowania przez Operatora lub przewodniczącego rady w przypadku gdy np. radny wyszedł z sali podczas głosowania (w  wykazie imiennych głosowań fakt  ten powinien być odnotowany jako „głos nieoddany”).

3. System do głosowania powinien być nieskomplikowany, łatwy w obsłudze, nowoczesny, a jednocześnie musi dawać możliwość wykonania zapisu danych w najpopularniejszych  formatach i konfiguracjach (liczba uprawnionych, obecnych i nieobecnych, wykazy z głosowania, dane statystyczne głosowania, itp.).

4. System musi umożliwiać dopisanie do porządku sesji nieplanowane wcześniej głosowania np. wnioski formalne.

5. System musi zapewniać możliwość wyświetlania wyników różnych typów głosowania na rzutniku multimedialnym i (opcjonalnie) nanoszenie na obraz podczas transmisji online sesji.

6. System powinien w łatwy sposób umożliwiać publikowanie wyników przeprowadzonych głosowań (imienne wykazy głosowań radnych) na stronie BIP poprzez API, stronę dedykowaną lub inny sposób proponowany przez Wykonawcę.

II. System do transmitowania i nagrywania obrad - wymagane funkcjonalności:

1. Dostawa i montaż dwóch kamer do nagrywania sesji Rady Miasta w pomieszczeniu o wymiarach: szerokość 8,2, długość 12,5 i wysokość 3,6 metra i parametrach nagrywania spełniających wymagania obowiązujących przepisów.

2.Dostawa i wdrożenie urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk niezbędnych do nagrywania obrad sesji oraz transmisji online w serwisie YouTube lub w inny sposób zaproponowany przez Wykonawcę.

3 System powinien współpracować z systemem konferencyjnym posiadanym przez Urząd Miasta w celu zapewnienia dobrej jakości dźwięku. Wykonawca może zaproponować własne rozwiązanie jeśli nie będzie się to wiązało z zakupem podobnego systemu konferencyjnego.

4.Urządzenie wykorzystywane jako mikser/transmiter/serwer powinno umożliwiać operatorowi włączanie, wyłączanie, robienie przerwy w nagrywaniu i transmitowaniu sesji, przełączaniu między kamerami oraz (opcjonalnie) nanoszeniu napisów, wstawianiu wyników głosowań,  sterowaniem ruchem kamery.  

Wykonawcy mogą złożyć ofertę częściową na jedną z części lub na dwie części. 

2.           Istotne warunki realizacji zamówienia:

1. Montaż oraz konfiguracja wszystkich dostarczonych urządzeń w siedzibie Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, Pasaż Karola Rudowskiego 10 (sala nr 1).

2. Dostarczenie i produkcyjne uruchomienie systemu do głosowania oraz nagrywania i transmisji sesji obrad powinno nastąpić do 12 listopada 2018 roku (warunek obligatoryjny).

3. Szkolenie administratorów, pracowników obsługi biura rady w momencie wdrożenia i uruchomienia sprzętu/systemów.

3.           Możliwość dokonania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:              nie

4.           Zamówienia uzupełniające: nie

5.           Kryteria oceny ofert i ich waga:

• Cena - 70  pkt (liczone w następujący sposób: cena minimalna/cena badana x 70 pkt)
• Funkcjonalność (łatwość obsługi urządzeń, intuicyjność, możliwości) - 30 pkt   

Sposób obliczenia najkorzystniejszej oferty:   Najkorzystniejszą jest oferta o najwyższej liczbie punktów uzyskanych na podstawie oceny kryteriów. 

6.           Wymagania dotyczące oferty: 

1)         termin składania ofert: do dnia 29.10.2018r. do godziny 11:00.  

2)         ofertę należy złożyć:        elektronicznie, tj.:       przedstawić naplatformie zakupowej (https://platformazakupowa.pl/piotrkow_tryb)

7.           Dodatkowe informacje:  

1)         Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert przewidzianym  w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku do opublikowanego zapytania ofertowego zostanie dołączona informacja o jego zmianie, która zawierać będzie co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego, jego numer a także opis dokonanych zmian. Beneficjent przedłuży termin składania  ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian. 

2)         Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 

3)         Wykonawca może dokonać zmian lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert.

4)         Oferta niezgodna z zapytaniem ofertowymnie stanowi oferty ważnej. 

5)         Dla skuteczności niniejszego postępowania o zamówienie publiczne wystarczające jest otrzymanie przez zamawiającego jednej ważnej oferty niepodlegającej odrzuceniu. 

6)         Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, odwołania postępowania lub jego zamknięcia bez wybrania którejkolwiek z ofert.  

7)         Zamawiający udostępnia wnioskodawcy zestawienie ofert złożonych w postępowaniu: na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, wg własnego uznania na stronie, na której zostało upublicznione zapytanie ofertowe.  

8)        Informację o wyniku postępowania – (co najmniej nazwę/firmę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty) zamawiający upublicznia w taki sposób, w jakim zostało upublicznione zapytanie ofertowe (poprzez skierowanie do potencjalnych wykonawców / ogłoszenie na stronie internetowej). 

9)         Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego z wyłonionym wykonawcą (udziela zamówienia).

8.           Osoba do kontaktu:

Marcin Góra 44 7327793, m.gora@piotrkow.pl Pasaż Karola Rudowskiego 10, 97-300 Piotrków Trybunalski