Postępowanie ID: 1250914 : Prd-IV.3020.2.2026 Warsztaty z zakresu aktywności obywatelskiej w formie szkolnego budżetu obywatelskiego w Poznaniu w 2026 roku

Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem oferty jest przygotowanie i realizacja, we współpracy z Gabinetem Prezydenta Urzędu Miasta Poznania, warsztatów z zakresu aktywności obywatelskiej w formie szkolnego budżetu obywatelskiego.

I. Grupy docelowe:

1. Młodzież szkolna ucząca się na terenie Miasta Poznania – uczniowie i uczennice przynajmniej 6 szkół podstawowych i ponadpodstawowych dla których organem prowadzącym jest Miasto Poznań.
2. Kadra nauczycielska i dyrekcja szkoły wybranej do realizacji programu.

Realizacja programu może odbyć się w szkołach, które w roku szkolnym 2025/2026 nie przeprowadziły lub nie planują przeprowadzić szkolnych budżetów obywatelskich w ramach dodatkowych środków z budżetu miasta Poznania. Pierwszeństwo powinny mieć szkoły, które nie realizowały dotychczas szkolnych budżetów w ramach środków z budżetu miasta Poznania.

II. Cel programu:

1. Aktywizacja młodych osób w zakresie działalności na rzecz społeczności lokalnych ze szczególnym uwzględnieniem narzędzi budżetu obywatelskiego.
2. Pogłębianie wiedzy uczestników o procesie Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego (PBO), w szczególności o możliwości złożenia przez nich projektu i głosowania w PBO.
3. Kreowanie obywatelskiej postawy wśród osób młodych.

Formuła i zakres programu powinny uwzględniać realizację powyższych celów. Opis kryteriów wyboru oferty znajduje się w punkcie 3 zapytania ofertowego.

III. Szczegółowy zakres usługi:

• rekrutacja szkół biorących udział w programie (z uwzględnieniem przepisów ochrony danych osobowych, uzyskaniem zgód od rodziców osób niepełnoletnich na udział w warsztatach itp.),

• przeprowadzenie programu zgodnie ze złożoną i zaakceptowaną przez Miasto Poznań ofertą,

• zbadanie stopnia zadowolenia uczestników (społeczności szkolnej) z udziału w programie,

• wsparcie promocyjne poprzez publikację informacji o programie w dostępnych oferentowi  środkach komunikacji (Facebook, strona www, newslettery),

• sporządzenie krótkiego raportu ze zrealizowanej usługi, zawierającego całościowe podsumowania działań (liczba osób biorących udział w projekcie, liczba godzin warsztatowych itp.), wyniki badania stopnia zadowolenia społeczności szkolnej, wnioski i rekomendacje dotyczące przeprowadzonych działań oraz zdjęcia z warsztatów i przeprowadzonych akcji w ramach programu.

IV.    Rola Miasta Poznania:

Miasto Poznań może zapewnić na cele organizacji programu:

• wsparcie merytoryczne i informacyjne, w szczególności w zakresie zasad Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego,
• namioty promocyjne PBO (3x3m), gadżety promocyjne i materiały informacyjne dot. PBO (odbiór i montaż po stronie Wykonawcy).

V.    Koszty:

Środki na realizację zwycięskich projektów zostaną przekazane szkołom biorącym udział w projekcie do końca bieżącego roku. Kwoty tej nie należy uwzględniać w kosztorysie oferty. Dyrekcja szkół biorących udział w programie musi zadeklarować chęć realizacji zwycięskich projektów zgłoszonych przez uczniów i uczennice w formie pisemnej.

    2. Termin wykonania zamówienia:

marzec – maj 2026 r. Oferta skierowana do młodzieży ma być elementem szerszej kampanii informacyjno – promocyjnej Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego 2027.

    3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Każda oferta jest oceniana w czterech kategoriach, a ostateczna liczba punktów jest obliczana jako suma punktów z poszczególnych kryteriów pomnożonych przez ich wagę. 

Cena: Pcena = (cena brutto najtańszej z ofert / cena brutto oferty ocenianej) x 10 - waga 40 %

Adekwatność programu do celów oraz atrakcyjność formy działań - P1 - ocena w skali od 0 do 10 - waga 20 %

Zaangażowanie uczniów/uczennic oraz pozostałej społeczności szkolnej w program - P2 - ocena w skali od 0 do 10-  waga 20 %

Liczba szkół objętych programem - P3 - ocena w skali od 0 do 10 - waga 20 %

Punkty za cenę (Pcena) przyznawane są według wzoru przedstawionego powyżej. Pozostałe kryteria (P1, P2, P3) są oceniane w skali od 1 do 10 na podstawie określonych wytycznych:

•  Adekwatność programu do celów oraz atrakcyjność formy działań (P1):

0 pkt – działania nieadekwatne do celów programu, nieatrakcyjne dla społeczności szkolnej 

2,5 pkt – działania częściowo adekwatne do celów programu, mało atrakcyjne  

5 pkt – działania w stopniu dostatecznym adekwatne do celów programu, umiarkowanie atrakcyjne 

7,5 pkt – działania w stopniu zadowalającym adekwatne do celów programu, atrakcyjne

10 pkt – działania w stopniu najwyższym adekwatne do realizacji celów programu, bardzo atrakcyjne 

• Zaangażowanie uczniów/uczennic i pozostałej społeczności szkolnej np. nauczycieli, dyrekcji w program (P2):

0  pkt – brak zaangażowania uczniów/uczennic i pozostałej społeczności szkolnej 

2,5 pkt – bardzo niskie zaangażowanie uczniów/uczennic i pozostałej społeczności szkolnej 

5 pkt – umiarkowane zaangażowanie uczniów/uczennic i pozostałej społeczności szkolnej

7,5 pkt – wysokie zaangażowanie uczniów/uczennic i pozostałej społeczności szkolnej

10 pkt – bardzo wysokie zaangażowanie uczniów/uczennic i pozostałej społeczności szkolnej

• Liczba szkół objętych programem (P3):

0 pkt – mniej niż 6 szkół objętych programem 

2,5 pkt – 6 szkół objętych programem

5 pkt – 7 szkół objętych programem

7,5 pkt – 8 szkół objętych programem

10 pkt – powyżej 8 szkół objętych programem

Łączna ocena = 0,4 × Pcena + 0,2 × P1 + 0,2 × P2 + 0,2 × P3 
gdzie:
Pcena – punkty za kryterium cena 
P1, P2, P3 – punkty za pozostałe kryteria (zgodnie z symbolami przypisanymi wyżej)

    4. Opis warunków udziału w postępowaniu:

nie dotyczy

    5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Środki na realizację zwycięskich projektów zostaną przekazane szkołom biorącym udział w projekcie do końca bieżącego roku. Kwoty tej nie należy uwzględniać w cenie oferty.

    d) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    e) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

    8) Oferta ma zawierać następujące dokumenty:

1. Kosztorys działań w ramach realizacji usługi.
2. Koncepcję programu oraz harmonogram.
3. Kopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru lub ewidencji, uprawniającego wykonawcę do występowania z ofertą.

    6. Zasady płatności:

1) Zapłata zostanie dokonana po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego przez obie strony po wykonaniu usługi. 

2) Zapłata zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przelewem do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze. Jeżeli wskazany przez Wykonawcę na fakturze rachunek bankowy nie jest rachunkiem rozliczeniowym i nie został umieszczony na białej liście podatników VAT, zamawiający informuje Wykonawcę o wstrzymaniu płatności do czasu przedłożenia prawidłowego numeru rachunku rozliczeniowego.

3) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za płatność po terminie określonym w zamówieniu spowodowana brakiem możliwości dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem właściwego rachunku rozliczeniowego na fakturze. Termin płatności uważa się za zachowany w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

4) Faktura ustrukturyzowana w postaci elektronicznej wystawiona przy użyciu KSeF musi zawierać następujące dane Miasta Poznań w strukturze logicznej XSD (schema FA-3):

   a) Podmiot 2 jako Nabywca:
Miasto Poznań

Plac Kolegiacki 17

61-841 Poznań

NIP: 2090001440

Dodatkowo w danych Podmiot 2 w polu „JST” należy zaznaczyć „1”.

   b) Dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych:

Podmiot 3 jako Odbiorca:

Urząd Miasta Poznania – Gabinet Prezydenta

(Plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań)

NIP: dla celów PIT i ZUS 7781029225

Dodatkowo w danych Podmiot 3 w polu „Rola” zaznaczyć „8”.

5) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia na e-fakturze w polu „uwagi” lub „opis”: symbolu Miasta Poznania – Prd, numeru umowy oraz daty umowy.

6) Miasto Poznań dopuszcza możliwość otrzymywania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej posiadającej kody QR drogą mailową na adres: prd@um.poznan.pl.

7) Wymagane umową załączniki do faktury ustrukturyzowanej należy przesłać w dacie wpływu faktury do KSeF i nadania numeru identyfikacyjnego KSeF na adres mailowy: prd@um.poznan.pl.

8) Wynagrodzenie płatne będzie, po prawidłowym wykonaniu umowy, przelewem w terminie do 21 dni licząc od dnia następnego po dacie wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF na rachunek bankowy Wykonawcy, który znajduje się w prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazie podatników VAT (tzw. Białej liście podatników VAT).

9) Miasto Poznań dokona zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy mechanizmem podzielonej płatności.

    7. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 3 i 5 niniejszego zapytania.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy Placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: Plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) spełnia wymagania określone w RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)., a w szczególności wskazane w art. 28, 29, 30, 32, 33;

    2) gwarantuje, że dostęp do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione, a wykonawca posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie;

    3) wyznaczy do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

    4) gwarantuje, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych) oraz, że posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie.

    11. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

   12. W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 59 77.

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl