Postępowanie ID: 1218737 : Prd-IV.4040.1.9.2025 Wykonanie i dostawa artykułów promocyjnych dla Urzędu Miasta Poznania

Zapytanie ofertowe

1.  Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest produkcja/wykonanie artykułów promocyjnych wraz z dostawą, na potrzeby zadań promocyjnych: Poznański Budżet Obywatelski (zwany dalej PBO), „Kejter też Poznaniak”, realizowanych przez Gabinet Prezydenta Urzędu Miasta Poznania, zestawionych w załączniku nr 1 (formularzu) do zapytania ofertowego. Materiały muszą być wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość i estetykę z zastosowaniem elementów graficznych załączonych przez Zamawiającego do zapytania ofertowego, identyfikacyjnych i przy ich wykorzystaniu wykonawca winien zaprojektować i wyprodukować elementy wymienione w załączniku nr 1 (formularzu) do zapytania ofertowego.

2. Termin składania oferty cenowej:

Oferty należy składać do dnia 26 listopada 2025 r.

Zadanie powinno być zrealizowane do 15 grudnia 2025 roku i dostarczone na koszt wykonawcy do Urzędu Miasta Poznania, plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań (w godz. 7:30-15:30)

3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Każda oferta jest oceniana w trzech kryteriach. Ostateczna liczba punktów za każde kryterium dla danej oferty jest obliczana jako średnia arytmetyczna punktów przyznanych przez pracowników merytorycznych dla danego kryterium, która następnie jest mnożona przez wagę tego kryterium. Następnie sumowane są wyniki wszystkich kryteriów, aby uzyskać ostateczną ocenę oferty.

Kryterium - Sposób przyznawania punktów:

Cena 70%

(cena brutto najtańszej z ofert / cena brutto oferty ocenianej) x 10

Wizualizacja graficzna produktów 20 %

Ocena w skali 0-10

Dostępność wszystkich produktów 10 %

Ocena w skali 0-10

1) Cena: punkty przyznawane są według wzoru przedstawionego w tabeli.

2) Wizualizacja graficzna produktów: 0-10 pkt: ocenie podlegać będzie przygotowanie wizualizacji: propozycji zastosowania grafiki/logo dla każdego z produktów zgodnie z wymogami Zamawiającego ujętymi w załączniku nr 1 (formularz) zapytania ofertowego

Punkty przyznawane będą w następujący sposób: 

0 – nie spełnia wymagań Zamawiającego, 

1-2 – spełnia w stopniu niezadowalającym, 

3-5– spełnia w stopniu dostatecznym, 

6-9 – spełnia w stopniu zadowalającym, 

10 – spełnia w stopniu najwyższym. 

3) Dostępność produktów: 0-10 pkt: ocenie podlegać będzie dostępność wszystkich oferowanych produktów, czyli produkty z zamówienia ujęte w załączniku nr 1 (formularz) do zapytania ofertowego możliwe do  realizacji

Punkty przyznawane będą w następujący sposób: 

0 – nie spełnia wymagań Zamawiającego, 

1-2 – spełnia w stopniu niezadowalającym, 

3-5– spełnia w stopniu dostatecznym, 

6-9 – spełnia w stopniu zadowalającym, 

10 – spełnia w stopniu najwyższym. 

Wynik końcowy = (punkty za cenę × 0,7) + (punkty za wizualizację graficzną × 0,2) + (punkty za przystępność produktów × 0,1) 

4. Opis warunków udziału w postępowaniu:

nie dotyczy

5. Opis sposobu przygotowania oferty:

1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski

4) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

5) Wykonawca składa ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym i załącznikiem/formularzem zamówienia.

6) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

e) Cały asortyment winien być obrandowany zgodnie ze wskazaniem zamawiającego w załączniku nr 1 (formularzu) do zapytania ofertowego i załączoną grafiką

f) Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.

6. Oferta ma zawierać następujące dokumenty: 

1) Wypełniony formularz oferty stanowiący załącznik do zapytania

2) Wizualizację produktów wraz z propozycją umieszczenia wyłącznie grafiki logotypów

przedstawionych przez Zamawiającego

3) Podanie łącznej wartości zamówienia netto i brutto w walucie polskiej wraz z podziałem jednostkowym na produkty zgodnie z załącznikiem/formularzem do zapytania ofertowego

4) Aktualny wypis z właściwego rejestru lub ewidencji, uprawniającego wykonawcę do występowania z ofertą, potwierdzające sytuację podmiotową wykonawcy

7. Opis procedury:

1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 3 i 5 niniejszego zapytania. 

2) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

3) Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający skontaktuje się z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, wystawiając zlecenie na realizację przedmiotowego zamówienia.

4) W przypadku odmowy realizacji zadania przez wybranego wykonawcę, zamawiający zaproponuje realizację kolejnemu wykonawcy.

5) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

6) Zamawiający informuje, iż do wyboru oferty najkorzystniejszej nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

a) dostępu do swoich danych osobowych;

b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

d) żądania usunięcia danych, gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

• dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

• po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

• osoby te kwestionują prawidłowość danych,

• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

• Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

• osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

 9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

1) spełnia wymagania określone w RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)., a w szczególności wskazane w art. 28, 29, 30, 32, 33;

2) gwarantuje, że dostęp do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione, a wykonawca posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie;

3) wyznaczy do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

4) gwarantuje, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych) oraz, że posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie.

11. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

12. W przypadku pytań:

• merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 57 85.

• związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl