Postępowanie ID: 1197934 : 3.B14 SYSTEM KADROWO -PŁACOWY DLA SPÓŁEK CENTRALNYCH GRUPY MUSZKIETERÓW

ZAPYTANIE OFERTOWE

SYSTEM KADROWO-PŁACOWY

Swadzim 20.10.2025

1.     Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą w Polsce siecią sklepów działającą w formule franczyzowej zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w kategorii supermarketów spożywczych, pod szyldem Intermarche oraz kategorii „dom i ogród”, działających pod szyldem Bricomarche.

Grupa Muszkieterów na terenie Polski posiada łącznie 412 sklepów, trzy centra logistyczne w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, 6 składów budowlanych, jak również 68 stacji paliw funkcjonujących przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, koordynujących i wspierających działalność spółek prawa handlowego prowadzących działalność gospodarczą w postaci supermarketów Intermarche oraz Bricomarche. https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2.   Zamawiający

Zamawiający: „ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

„ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu (dalej: Zamawiający) jest spółką zarządzającą rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche.

Zamawiający bierze udział w postępowaniu ofertowym jako pośrednik w negocjacjach jednolitych warunków zakupowych dla spółek prawa handlowego, prowadzących działalność gospodarczą w formie supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów 'dom i ogród' pod szyldem Bricomarche (dalej: spółki sklepowe) lub spółek centralnych.

Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego i „ITM Polska”. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego i ITM Polska. Zamawiający i ITM Polska posiadają prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3.   Cel postępowania

Celem postępowania jest wybór dostawcy kompleksowego rozwiązania kadrowo-płacowego, które zastąpi obecnie funkcjonujące systemy, wprowadzając jednolite narzędzie dla Grupy Muszkieterów oraz system rejestracji czasu pracy (RCP) dedykowany spółkom logistycznym.

Postępowanie ma na celu wdrożenie nowoczesnego, zintegrowanego systemu, który podniesie efektywność procesów kadrowo-płacowych oraz zapewni wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych we wszystkich spółkach centralnych Grupy Muszkieterów, obsługiwanych przez Zespół Administracji Personalnej i Wynagrodzeń, w horyzoncie realizacji zamówienia do końca 2026 roku.

4.   Informacje dotyczące przedmiotu zapytania ofertowego

Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wybór dostawcy systemu informatycznego, który zapewni kompleksową obsługę procesów kadrowo-płacowych w ramach wielospółkowej struktury organizacyjnej Zamawiającego.

System powinien obejmować co najmniej następujące funkcjonalności:

a)    Ewidencja i rozliczanie czasu pracy

• Rejestrowanie godzin pracy, urlopów, nieobecności (z uwzględnieniem nadgodzin, pracy nocnej i absencji) wraz z pełną obsługą RCP.
• Indywidualne rozkłady czasu pracy i generowanie harmonogramów.
• Zarządzanie urlopami i nieobecnościami.

1.     

1.1.     

1.2.     

1.2.1.     

1.2.2.     

1.2.3.     

a)     

b)     

c)     

b)    Rozliczanie wynagrodzeń

• Naliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich składników: wynagrodzenia zasadniczego, premii, nagród, dodatków, potrąceń obowiązkowych (ZUS, PIT, PPK, zajęcia komornicze) oraz potrąceń dobrowolnych (np. benefitów).
• Automatyczne rozliczanie umów cywilnoprawnych.
• Automatyczna dekretacja list płac do systemu finansowo-księgowego PeopleSoft.
• Zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

1.3.     

1.3.3.     

1.3.4.     

1.3.5.     

1.3.6.     

b)     

c)     

d)     

e)     

c)    Generowanie dokumentów i raportów

• Automatyczne generowanie dokumentów kadrowych (umowy, aneksy, listy płac, zaświadczenia, deklaracje ZUS, PIT, raporty GUS).
• Raporty zarządcze dotyczące zatrudnienia, kosztów pracy, absencji i innych wskaźników HR.
• Możliwość konfiguracji raportów własnych.
• Dostęp do historii zatrudnienia, awansów i zmian warunków zatrudnienia.

2.     

3.     

4.     

4.3.     

4.4.     

4.5.     

4.6.     

4.6.6.     

4.6.7.     

4.6.8.     

4.6.9.     

4.6.10.     

c)     

d)     

e)     

f)     

g)     

d)    Integracje z systemami

• Integracja z systemami zewnętrznymi: e-ZUS, PUE ZUS, Urząd Skarbowy (e-Deklaracje), Ministerstwo Finansów, e-bankowość itp.
• Integracja z systemami wewnętrznymi, w szczególności BeeOffice oraz PeopleSoft.

5.     

5.3.     

5.4.     

5.5.     

5.6.     

5.7.     

5.7.6.     

5.7.7.     

5.7.8.     

5.7.9.     

5.7.10.     

5.7.11.     

c)     

d)     

e)     

f)     

g)     

h)     

e)    Automatyzacja procesów

• Automatyczne naliczanie wynagrodzeń i generowanie dokumentów.
• Automatyczna wysyłka deklaracji do ZUS i US.
• Automatyczna aktualizacja ustawowych wskaźników zmiennych (np. wskaźnik ekwiwalentu, progi podatkowe, limit trzydziestokrotności).
• System powiadomień o istotnych zdarzeniach (np. kończących się umowach, badaniach lekarskich, szkoleniach BHP).

6.       

6.3.       

6.4.       

6.5.       

6.6.       

6.7.       

6.8.       

6.8.6.       

6.8.7.       

6.8.8.       

6.8.9.       

6.8.10.       

6.8.11.       

6.8.12.       

c)       

d)       

e)       

f)       

g)       

h)       

i)       

f)      Obsługa PPK i benefitów

• Pełna obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych.
• Zarządzanie benefitami pracowniczymi.

g)    Zarządzanie danymi pracowników

• Prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej (akta osobowe, dane kontaktowe, historia zatrudnienia i umów).
• Elektroniczna wysyłka pasków wynagrodzeń oraz deklaracji PIT.
• Zarządzanie umowami o pracę, aneksami, zwolnieniami lekarskimi.

h)     Funkcjonalności menedżerskie i pracownicze

• Panel menedżera: zatwierdzanie wniosków urlopowych, dostęp do danych o stanowiskach i stawkach pracowników, raporty kosztów pracy działu, historia zatrudnienia, generowanie raportów.
• Panel pracownika: składanie wniosków urlopowych i oświadczeń, odbiór pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT-11, aktualizacja danych osobowych.

i)       Raportowanie i analityka

• Generowanie raportów kosztowych, płacowych i wskaźnikowych (m.in. raport total reward).
• Możliwość analizy danych w celu optymalizacji polityki wynagrodzeń.

j)       Wymagania techniczne i termin realizacji

• System może funkcjonować jako instalacja lokalna (on-premise) lub w modelu usługowym (SaaS).
• Wdrożenie pełnego rozwiązania powinno nastąpić do końca 2026 roku.

5.   Wymagania wobec zakresu oferty i współpracy

a)  Tytuł oferty
Oferta powinna być zatytułowana:

„Wybór dostawcy systemu kadrowo-płacowego dla spółek centralnych Grupy Muszkieterów”.

Zakres i sposób przygotowania oferty

Oferent przygotowuje ofertę w oparciu o wytyczne określone w niniejszym dokumencie, z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz

najlepszą wiedzą techniczną i zawodową. Oferent zobowiązany jest zapewnić:

·      pełną integrację systemową,

·      wsparcie powdrożeniowe,

·      obsługę serwisową,

·      spełnienie wymaganych standardów jakościowych.

b)    Forma i sposób złożenia oferty

Oferent składa ofertę za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus, uzupełniając wszystkie wymagane pola oraz obligatoryjnie przygotowując Załącznik nr 2 – „Program kadrowo-płacowy funkcjonalności” w formacie MS Excel.

c)    Wymogi formalne dotyczące zawartości oferty

Wszystkie pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami. Niedopuszczalne jest odwoływanie się do innych części oferty lub jej załączników w miejsce bezpośredniego  

uzupełnienia tabel.
Oferty złożone w formatach elektronicznych innych niż wymagane nie będą rozpatrywane.

d)    Zakres merytoryczny oferty

·     Oferent zobowiązany jest przedstawić w szczególności:

·     Koncepcję architektoniczną rozwiązania,

·     Koncepcję funkcjonalną systemu,

·     Zakładany harmonogram wdrożenia,

·     Referencje od klientów, dla których realizowano projekty o porównywalnej skali i charakterystyce,

·     Opis doświadczenia zespołu projektowego w realizacji analogicznych przedsięwzięć.

e)    Dodatkowe wymagania wobec oferty

Oferta powinna zawierać również:

·      warunki gwarancji,

·      opis wsparcia powdrożeniowego, w tym zasady usuwania błędów (SLA),

·      zasady konsultacji oraz rozwoju oprogramowania (w tym możliwość nieobligatoryjnego wprowadzania nowych funkcjonalności),

·      gwarancję dostosowania systemu do aktualnych wymogów prawa polskiego,

·      wskazanie dedykowanego, doświadczonego konsultanta ds. wsparcia serwisowego,

·      potwierdzenie, że oferowane oprogramowanie spełnia wymagania obowiązujących przepisów prawa polskiego.

f)    Warunki płatności
Preferowany termin płatności wynosi 30 dni od dnia prawidłowego wykonania usługi, liczony od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, pod warunkiem braku zastrzeżeń co do jakości i kompletności wykonania świadczenia

g)    Termin związania ofertą

Oferent jest związany złożoną ofertą przez okres nie krótszy niż 90 dni od daty akceptacji ostatecznej wersji oferty przez Zamawiającego.

6.   Wymagania dotyczące Oferenta

a)  Oferent oświadcza, iż posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym i wykonawczym, gwarantującym dostępność wymaganych zasobów w dniu rozpoczęcia prac.

b)  Oferent oświadcza, iż posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, organizacyjnym i wykonawczym, w tym wykwalifikowaną i doświadczoną kadrą, niezbędnymi do należytego wykonania usług objętych niniejszym postępowaniem ofertowym.

c)  Oferent zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości udziału kluczowych członków zespołu projektowego wskazanych w ofercie przez cały okres realizacji zamówienia, obejmujący w szczególności etap przygotowawczy, analizy przedwdrożeniowe, wdrożenie oraz okres stabilizacji systemu po uruchomieniu.

d)  W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z tych osób, Oferent zobowiązany jest do uprzedniego pisemnego poinformowania Zamawiającego o przyczynach takiej zmiany. Zmiana kluczowych osób po stronie Oferenta może nastąpić wyłącznie z przyczyn niezależnych od Oferenta i pod warunkiem, że osoba zastępująca posiada kwalifikacje i doświadczenie nie niższe niż osoba pierwotnie wskazana.

e)  Oferent zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą techniczną, zasadami dobrej praktyki zawodowej oraz obowiązującymi normami i przepisami prawa.

f)    Oferent zapewni świadczenie usług serwisowych i wsparcia technicznego w sposób ciągły, terminowy oraz z zachowaniem wysokich standardów jakości, gwarantujących nieprzerwane funkcjonowanie systemu / rozwiązania objętego zamówieniem.

g)  W szczególności Oferent zobowiązany jest do:

·      utrzymywania dostępności personelu serwisowego w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym,

·      przedstawienia czasów reakcji na zgłoszenia serwisowe w podziale na priorytety

·      niezwłocznego podejmowania działań naprawczych w przypadku awarii lub przerw w działaniu systemu,

·      udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego użytkownikom systemu w zakresie jego prawidłowej eksploatacji.

h)     Oferent zobowiązany jest do posiadania ważnego i opłaconego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC), obejmującego szkody rzeczowe i osobowe, które mogą powstać w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy.

Ubezpieczenie to powinno obejmować również szkody wyrządzone osobom trzecim w wyniku działania lub zaniechania Oferenta.

Na potwierdzenie spełnienia powyższego wymogu Oferent zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię aktualnej polisy ubezpieczeniowej.

i)       Oferent zobowiązuje się do przeprowadzenia, na własny koszt, szkolenia dla personelu Zamawiającego, obejmującego zagadnienia związane z obsługą, eksploatacją, utrzymaniem oraz współpracą operacyjną w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
Szkolenie powinno zostać przeprowadzone przed rozpoczęciem świadczenia usług lub przekazaniem systemu do użytkowania, zgodnie z ustaleniami stron.

7.   Warunki udziału w postępowaniu

a)    Wiążącą wersją językową oferty oraz wszelkiej dokumentacji w toku postępowania jest język polski. W przypadku tłumaczenia dokumentów na inny język lub prowadzenia negocjacji w języku innym niż polski, decydujące znaczenie ma zawsze wersja polska. Docelowa umowa będzie sporządzona w języku polskim i podlegać będzie prawu polskiemu. W przypadku przygotowania wersji dwujęzycznej, rozstrzygające znaczenie dla interpretacji postanowień będzie miała wersja polska. Strony poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych miejscowo dla siedziby danego Zamawiającego

b)    Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta.
W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę ujawnioną w rejestrze przedsiębiorców (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie do działania w imieniu Oferenta.
Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus.

c)  Wykonawca oświadcza, że posiada i utrzymuje niezbędne zasoby oraz potencjał organizacyjny, techniczny i finansowy, zapewniające należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, w szczególności:

·     odpowiednie zdolności finansowe i ekonomiczne,

·     potwierdzoną wiedzę oraz doświadczenie w realizacji analogicznych projektów,

·     wymagane uprawnienia, licencje lub certyfikaty,

·     zasoby techniczne, kadrowe i organizacyjne umożliwiające prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji powyższych oświadczeń na każdym etapie postępowania lub realizacji umowy.

d)    Do oferty należy obowiązkowo dołączyć następujące dokumenty (w terminie do 07.11.2025):

·     wypełniony Kwestionariusz Oferenta,

·     aktualne dokumenty rejestrowe: odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, NIP, REGON,

·     kopię aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy,

·     oświadczenia wymagane w pkt 5.1 niniejszego zapytania ofertowego.

8.   Zakres wykluczenia oraz odrzucenia oferty

Z udziału w postępowaniu wykluczony zostanie Oferent, a złożona przez niego oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

a)    została złożona po upływie wyznaczonego terminu składania ofert,

b)    nie spełnia wymagań formalnych określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym,

c)    nie spełnia kryteriów formalnych lub handlowych wskazanych w formularzu ofertowym,

d)    Oferent, pomimo wezwania do złożenia wyjaśnień, dokumentów, uzupełnień lub poprawienia oczywistych omyłek, nie usunął braków w wyznaczonym terminie,

e)    Oferent nie spełnia wymagań określonych w pkt 10 niniejszego Zapytania,

f)      Oferent złożył nieprawdziwe informacje lub zataił dane mające wpływ na przebieg i wynik postępowania,

g)    wobec Oferenta otwarto postępowanie upadłościowe, restrukturyzacyjne lub znajduje się on w stanie likwidacji,

h)     Oferent nie posiada aktualnej polisy ubezpieczenia OC wymaganej w pkt 6.5 niniejszego Zapytania.

9.   Warunki współpracy

a)  Umowa zostanie zawarta na okres od 5 do 10 lat lub na czas nieokreślony, w zależności od przyjętego przez strony modelu współpracy.

b)  Okres wypowiedzenia wynosi:

·     dla Dostawcy -12 (dwanaście) miesięcy,

·     dla Zamawiającego - 3 (trzy) miesiące,

·     ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

c)  W umowie zostaną przewidziane kary umowne, określane w procentach od wartości usług rocznych, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie stanowi podstawę naliczenia kary.
Kary te będą przysługiwać Zamawiającemu w szczególności w przypadku:

·     opóźnienia w realizacji wdrożenia systemu lub jego poszczególnych etapów,
nieterminowego dostarczenia wersji testowych, dokumentacji lub komponentów integracyjnych,

·     przekroczenia terminu uruchomienia środowiska produkcyjnego,

·     niedotrzymania uzgodnionych parametrów funkcjonalnych systemu, w tym w szczególności

·     nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń w zakresie zgodności z przepisami prawa pracy,
nieprawidłowego działania integracji z systemami zewnętrznymi (w szczególności ZUS, PFRON, banki, system ERP),

·     błędów w migracji danych kadrowo-płacowych skutkujących brakiem zgodności z danymi źródłowymi,

·     niewykonania usług zgodnie z ustalonym poziomem SLA,

·     innych przypadków niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych określonych w umowie.

d)  Oferent zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkoleń z zakresu obsługi systemu dla osób wskazanych przez Zamawiającego, w terminie poprzedzającym uruchomienie środowiska produkcyjnego. Zakres, forma oraz harmonogram szkoleń zostaną uzgodnione z Zamawiającym przed rozpoczęciem realizacji usługi.

10.  Zastrzeżenia

a)    Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego traktowania Oferentów.

b)    Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1215, z późn. zm.).

c)    Złożenie oferty oznacza akceptację wszystkich warunków zapytania ofertowego i jego załączników bez zastrzeżeń.

d)    Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i następnych Kodeksu cywilnego i nie tworzy podstawy do jakichkolwiek roszczeń wobec Zamawiającego lub spółek Grupy Muszkieterów w Polsce.

e)    Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi wyłącznie Oferent; Zamawiający nie zwraca tych kosztów w żadnym wypadku.

f)      Na kolejnym etapie Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA) – Załącznik nr 1. Wszystkie informacje udostępnione w ramach postępowania mają charakter poufny i stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

g)    Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania ofertowego, zmiany jego warunków lub unieważnienia postępowania w dowolnym czasie, bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferenta.

h)     Złożenie oferty lub jej akceptacja nie tworzy zobowiązań Zamawiającego wobec Oferenta do zawarcia umowy handlowej. Umowa może zostać zawarta wyłącznie w formie pisemnej. Przeprowadzenie negocjacji lub wymiana korespondencji nie stanowi zawarcia umowy ani przyjęcia oferty.

i)       Oferta musi zawierać wszystkie wymagane elementy i być kompletna; brak uzupełnienia nie daje Oferentowi żadnych roszczeń wobec Zamawiającego. Milczące przyjęcie oferty nie ma zastosowania; potwierdzenie Zamawiającego wymaga formy dokumentowej.

j)       Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Administratorem danych osobowych jest ITM Polska Sp. z o.o.

k)     W ramach postępowania Oferent nie ma prawa do wniesienia protestu ani odwołania.

11.  Kryteria oceny ofert

Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów jakościowych i ekonomicznych.
Ocena będzie dokonywana w sposób zapewniający porównywalność ofert oraz zgodność z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego.

12. Terminy związane z postępowaniem

13. Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1)     Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2)     W przypadku pytań:

a)    merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b)    związanych z obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3)     Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

4)     Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy przez Zamawiającego.

14. Załączniki

Załącznik nr 1- NDA

Załącznik nr 2 - Program kadrowo-płacowy_funkcjonalności

Załącznik nr 3 - kwestionariusz Dostawcy