Postępowanie ID: 1155818 : BZ/2025/08/024/PŁ Świadczenie usługi ochrony fizycznej obiektów, ich monitorowania wraz z interwencją oraz usług towarzyszących w obiektach należących do spółki PHH Hotele z Grupy Kapitałowej PHH.

Zapytanie ofertowe

dotyczy usługi  ochrony fizycznej obiektów, ich monitorowania wraz z interwencją oraz usług towarzyszących w obiektach należących do spółki PHH Hotele z Grupy Kapitałowej PHH

I.       ZAMAWIAJĄCY

PHH Hotele sp. z o. o.

ul. Żwirki i Wigury 1J, 00-906 Warszaw

NIP: 676 227 84 06, REGON: 356882180, KRS: 0000219989

Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.1          Przedmiotem zamówienia są usługi  ochrony fizycznej obiektów, ich monitorowania wraz z interwencją oraz usług towarzyszących w 11 obiektach należących do Spółki PHH Hotele z Grupy kapitałowej.

2.2          Dokładny wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.

2.3          Zamawiający dopuszcza złożenie oferty częściowej, przy czym jako część określa się złożenie oferty dla poszczególnych obiektów zamawiającego:

Cz. 1. - Halo Hel;

Cz. 2 - Best Westen Plus Hotel Rzeszów City Center;

Cz. 3 - Holiday Inn Express Lublin;

Cz. 4 – Hotel Iskra w Radomiu;

Cz. 5 – Hotel Kapitan  Szczecin;

Cz. 6 – Hotel Halo Toruń;

Cz. 7 - Aiden by Best Western Łódź;

Cz. 8 – Hotel Halo Szczecin

Cz. 9 – Four Points by Sheraton Wrocław;

Cz. 10 – Four Points by Sheraton Poznań (uprzednio Ikar Poznań); obecnie obiekt w remoncie;

Cz. 11 - Le Meridien Kraków (uprzednio Hotel Royal); obecnie obiekt w remoncie.

Wykonawca może złożyć ofertę na wszystkie części lub wybraną część zamówienia.

2.4          Zakres przedmiotowy zamówienia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

III. TERMIN REALIZACJI

Planowany termin podpisania umowy – po przeprowadzonym postępowaniu.

Planowany termin wykonywania usługi:

Cz. 1. - Halo Hel od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 2 - Best Westen Plus Hotel Rzeszów City Center od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 3 - Holiday Inn Express Lublin od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 4 – Hotel Iskra w Radomiu od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 5 – Hotel Kapitan Szczecin od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 6 – Hotel Halo Toruń od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 7 - Aiden by Best Western Łódź od 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 8 – Hotel Halo Szczecin 1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.;

Cz. 9 – Four Points by Sheraton Wrocław od1 października 2025 r. do 30 czerwca 2027 r.

Cz. 10 – Four Points by Sheraton Poznań (uprzednio Ikar Poznań) obiekt remontowany – planowane uruchomienie usługi w 4 kwartale 2026 r. do 30 czerwca 2027 r.

Cz. 11 - Le Meridien Kraków (uprzednio Hotel Royal). obiekt remontowany - planowane uruchomienie usługi od 1 kwartale 2027 r. do 30 czerwca 2027 r.;

IV. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

4.1          Dopuszczenie wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia.

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

·     posiadają doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia polegające na świadczeniu usług ochrony fizycznej obiektów, ich monitorowania wraz z interwencją w obiektach hotelowych, dla minimum 2 podmiotów  w przeciągu ostatnich 2 lat, dla każdego z podmiotów przez okres co najmniej roku, co potwierdzone zostanie  w wykazie usług oraz referencji dołączonych do oferty.

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

• znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia;

• spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w Załączniku nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia.

4.2       Odrzuceniu podlega oferta, która:

• będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego-Załącznik nr 2 – Formularz oferty lub załącznik nr 2a formularz oferty wariantowy;

• nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym;

• zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty;

• zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

• zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody;

• została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu;

• została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu;

• jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

4.3          W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

V. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym

podpisem elektronicznym dokumentów:

- Załącznik nr 2 - Formularz oferty w formie pliku pdf;

- Załącznik nr 3 - Arkusz cenowy;

- Załącznik nr 8 – Wykaz niezbędnego doświadczenia;

- referencje;

- koncesja na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia wydana przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

-dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 10 000 0000 zł. W przypadku braku polisy w momencie przesłania Oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy; takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę upoważnioną.

- pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

VI. KRYTERIA OCENY OFERT

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

6.1           Cena (90%)

6.2           Czas reakcji  patrolu interwencyjnego (10%):

do 10 minut – 10 pkt

od 10 do 15 min – 5 pkt

powyżej 15 min – 0 pkt

VII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

7.1       Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych – zgodnie z podziałem zawartym w Rozdziale II pkt. 3 niniejszego zapytania ofertowego- można złożyć ofertę na wszystkie lub wybrane części.

7.2       Zamawiający  dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych - ofertę należy przygotować zgodnie z załączonym plikiem: Załącznik nr 2 - Formularz oferty oraz wypełniając rubryki i załączając załączniki według instrukcji na platformie zakupowej PHH- Open Nexus przy konkretnych rubrykach według instrukcji wskazanych w opisie.

7.3       Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

7.4       Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.5       Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

7.6       Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę podstawową i tylko jedną ofertę wariantową, wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2 przy czym Wykonawca może złożyć ofertę na wszystkie lub wybrane przez siebie dowolnie części zamówienia.

7.7.      Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.8       Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym.

7.9       Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 3 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

7.10    Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

7.11.   Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERTY

8.1 Składanie ofert nastąpi do dnia –  13 sierpnia  2025 r. do godz.10:00 za pośrednictwem Platformy

zakupowej PHH

8.2 Otwarcie ofert nie jest jawne.

IX. UWAGI DODATKOWE

9.1       Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

9.2       Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

a) negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone,

b) negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę),

c) o terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,

d) negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,

e) oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu,

9.3       Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

9.4       Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

9.5       Zamawiający dopuszcza podpisanie więcej niż jednej umowy w ramach przeprowadzonego zapytania ofertowego wobec dokonania podziału zamówienia na 11 części.

9.6       Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

9.7       W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

9.8       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

9.9       Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9.10    Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

9.11    Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

9.12    Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

9.14    W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

9.13    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

9.14    Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

9.15    Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

9.16    Uwaga: W przypadku, gdy ofertę składa Konsorcjum, należy wykazać spełnienie wymagań przez każdego z członków Konsorcjum.

X. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2 - Formularz oferty

Załącznik nr 3 – Arkusz cenowy

Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna

Załącznik nr 5 - Wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym

Załącznik nr 6 – Wzór umowy

Załącznik nr 7 – Kodeks Postępowania Dostawców

Załącznik nr 8 - Wykaz niezbędnego doświadczenia

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

•