Postępowanie ID: 1098071 : 83/04/2025 Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu z dziedziny nauki 83/04/2025

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jest Międzynarodowy Instytut Mechanizmów i Maszyn Molekularnych Polskiej Akademii Nauk IMol PAN w Warszawie (kod pocztowy: 02-247) przy ulicy Flisa 6, 02-247 Warszawa, wpisanym do Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-II-71/20, o numerze NIP: 7011013688, o numerze REGON: 387899800.

Kontakt z Administratorem jest możliwy za pomocą korespondencji kierowanej na adres: ul. Flisa 6, 02-247 Warszawa, pocztą elektroniczną na adres e-mail: secretariat@imol.institute

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem jest możliwy pod adresem dpo@imol.institute.

PRZETWARZANIE
DANYCH OSOBOWYCH

Cele przetwarzania

Podstawa prawna

Okres przetwarzania

Realizacja umowy zawartej pomiędzy Stronami.

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)

Dane osobowe przetwarzane są przez okres realizacji umowy oraz po jego ustaniu przez okres 5 lat od końca roku w którym wystąpił obowiązek podatkowy

Dochodzenie i obrona przez roszczeniami.

Przetwarzanie danych sygnatariuszy umowy i pracowników oddelegowanych do jej realizacji.

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem)

Okres dochodzenia roszczeń, nie dłużej niż do momentu ich przedawnienia.

Wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z realizacją umowy, w szczególności na podstawie przepisów księgowych i podatkowych

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)

Dane osobowe przetwarzane są przez okres realizacji umowy oraz po jego ustaniu przez okres 5 lat od końca roku w którym wystąpił obowiązek podatkowy.

Wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z prowadzonym postępowaniem.

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)

Dane osobowe przetwarzane są przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o zamówienie publiczne.

KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

a.                 pracownicy Administratora - w celu wykonywania czynności związanych z celami wskazanymi powyżej;

b.                 podmioty, z którymi Administrator ma zawartą umowę współpracy, w szczególności podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, usługi pocztowe i kurierskie, informatyczne, w tym podmiot obsługujący system informatyczny e-dziekanat;

c.                 Organy i urzędy państwowe

PRZEKAZYWANIE DANYCH

Dane osobowe nie są przekazywane poza granice Rzeczpospolitej Polskiej.

PAŃSTWA PRAWA

Przysługuje Państwu prawo do:

a.                 żądania dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są Państwa dane osobowe, a jeśli ma to miejsce - do uzyskania dostępu do nich. Administrator dostarczy Państwu na żądanie kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwrócą się Państwo, Administratora może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych;

b.                 sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO) – z uwzględnieniem celu przetwarzania przysługuje Państwu prawo do niezwłocznego sprostowania Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz do żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

c.                 usunięcia danych osobowych ("prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO) - prawo żądania do niezwłocznego usunięcia Państwa danych osobowych. W tej sytuacji Administrator ma obowiązek usunąć Państwa dane osobowe pod warunkiem, że jest spełniona jedna z następujących przesłanek: (i) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, (ii) cofnięto zgodę, na której opiera się przetwarzanie i Administrator nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, (iii) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, (iv) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego. Nie jest możliwa realizacja prawa do usunięcia danych osobowych, w przypadku gdy Administrator jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa do dalszego przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym przez odpowiednie przepisy prawa lub w celach niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

d.                 ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO) – prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych w następujących przypadkach, gdy: (i) kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych przetwarzanych przez administratora, (ii) przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiono się usunięciu swoich danych osobowych, (iii) Administrator nie potrzebuje już Państwa danych osobowych, ale są one potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W przypadku realizacji prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, Administrator może przetwarzać Państwa dane osobowe, z wyjątkiem ich przechowywania, wyłącznie za Państwa zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

e.                 przenoszenia danych osobowych - pod pewnymi warunkami (art. 21 RODO) - prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego Państwa dane osobowe, przetwarzane przez Administratora oraz do przesłania ich innemu podmiotowi. Prawo to przysługuje jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody lub w związku z umową.

f.                  sprzeciwu - prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). W takiej sytuacji Administrator nie będzie mógł dalej przetwarzać danych w tych celach, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy lub dane potrzebne są do dochodzenia roszczeń. Prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych nie przysługuje w przypadku, gdy: (i) przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody – w takiej sytuacji można natomiast wycofać zgodę, (ii) przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteście Państwo stroną, (iii) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez Administratora obowiązku prawnego.

g.                 wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

KATEGORIE DANYCH

Przetwarzamy dane osobowe, które są niezbędne do realizacji celów wskazanych powyżej w tym szczególności:

a.                 dane mające na celu potwierdzenie tożsamości takie jak imię i nazwisko;

b.                 dane kontaktowe, takie jak: numer telefonu, adres email;

c.                 dane osobowe umieszczone w dokumentach postępowania o zamówienie publiczne.

Ponadto Administrator może przetwarzać inne kategorie danych osobowych, o ile nie można zakwalifikować tych danych do żadnej ze wskazanych grup, a przetwarzanie jest dokonywane w celach określonych niniejszą informacją.

INFORMACJA DODATKOWE

Podanie danych osobowych wynika z zawartej umowy. 

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, nie będą wykorzystywane w celu profilowania.