Postępowanie ID: 1091277 : 3.A08 Dostawa rozwiązania kart paliwowych na stacje paliw Grupy Muszkieterów

ZAPYTANIE O INFORMACJĘ

Dostawa rozwiązania kart paliwowych na stacje paliw Grupy Muszkieterów

Swadzim 07.04.2025

1.     Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą siecią sklepów w Polsce, działającą w formule franczyzowej, zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w dwóch kategoriach: supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów "dom i ogród" pod szyldem Bricomarche.

Na terenie Polski Grupa Muszkieterów posiada łącznie 381 sklepy, w tym 185 Intermarche oraz 213 Bricomarche, trzy centra logistyczne zlokalizowane w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, sześć składów budowlanych oraz 72 stacje paliw działające przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu, k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, odpowiedzialnych za koordynację i wsparcie działalności spółek prawa handlowego prowadzących sklepy Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2.     Informacje dotyczące zapytania o informację

1.    „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu (dalej: Zamawiający) jest spółką zarządzającą rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche i stanowi centralę zakupową dla obu szyldów. Zapraszamy do przedstawienia rozwiązań dedykowanych dla stacji paliw w zakresie wdrożenia i dostarczenia kart paliwowych w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym dokumencie.

Zamawiający:

„ITM  POLSKA” sp. z o.o.

Swadzim , ul. Św. Mikołaja 5,

62-080 Tarnowo Podgórne

NIP: 778-00-00-892

2.      „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, zwana dalej „Zamawiającym”, jest spółką odpowiedzialną za zarządzanie procesem rozwoju sieci supermarketów Intermarche i supermarketów Bricomarche.  W niniejszym zapytaniu reprezentuje interesy spółki SCA PETROLE Sp. z o.o., będącej spółką zarządzającą stacjami paliw Grupy Muszkieterów.

3.      Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Zamawiający posiada prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3.     Cel dokumentu

Celem zapytania jest przedstawienie propozycji rozwiązania dla kart paliwowych, które będą kompatybilne z istniejącym programem kasowym MARKET zgodnie z poniższymi założeniami.

4.     Zastrzeżenia

1.    Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.    Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.    Zapytanie nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki ITM Polska sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert.

4.    Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) obciążają wyłącznie Oferenta.

5.    Odpowiedź potencjalnego Dostawcy na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Spółki ITM Polska do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części.

6.    ITM Polska zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

7.    ITM Polska zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Dostawcy usług objętych niniejszym zapytaniem.

8.    Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki ITM Polska w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli Spółki ITM Polska o zawarciu umowy w trybie ofertowym.

9.    Finalnie oferta musi być podpisana przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji w języku polskim. Podpisaną ofertę w pliku pdf należy załączyć do postępowania na Platformie Zakupowej Open Nexus.

10.  Termin ważności oferty musi wynosić minimum 90 dni.

5.     Warunki udziału w postępowaniu

1.      Informacje należy przygotować w języku polskim. Wiążącą wersją językową zapytania jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygające znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

2.      Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o posiadaniu możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz zasobów (techniczne, osobowe) niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.

3.      Obligatoryjne załączniki do oferty:

·        Propozycja rozwiązania dedykowanego dla Grupy Muszkieterów

·        Kwestionariusz Dostawcy (załącznik nr 1),

·        aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON,

·        polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej,

·        oświadczenie zgodne z punkt 6.2. zapytania,

·        pisemne oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu ZUS i US

·        wzór umowy

·        ewentualne pełnomocnictwo

6.   Wymagania wobec zakresu oferty

1.    Oferta powinna być zatytułowana „KARTY PALIWOWE DLA STACJI PALIW GRUPY MUSZKIETERÓW”

2.    Wykonawca powinien złożyć oświadczenie o dysponowaniu niezbędnym potencjałem technicznym

3.    Oferta musi uwzględniać wszystkie punkty dotyczące specyfikacji, kryteriów produktu oraz elementów wyceny wskazanych w zapytaniu poniżej.

4.      Wykonawca zapewni, w okresie obowiązywania umowy, opiekę poprzez przydzielenie Zamawiającemu opiekuna sprawującego nadzór i asystę w przypadku wystąpienia ewentualnych problemów

7.     Stan obecny:

·        Obecnie wystawiany jest dokument WZ/RW na kasie na podstawie, którego jest generowana faktura zbiorcza dla danego klienta/firmy.

·        Brak obiegu elektronicznego

8.     Założenia:

·        Ilość stacji paliw posiadających system kasowy MARKET – ok 60

·        Przewidywana liczba firm dla danej stacji: ok. 10–30.

·        Liczba kart per firma: średnio 3–5, co daje łącznie nawet 50 kart obsługiwanych przez daną stacje paliw

·        Karta przedpłacona lub kredytowa

·        Karty magnetyczne zabezpieczone PINem;

·        Każda karta przypisana do konkretnego klienta danej stacji (NIP + kierowca/karta).

·        Karty mają być dla klientów indywidualnych danej stacji – tylko do wykorzystania na danej stacji z możliwością rozszerzenia usługi na inną stację paliw

·        Karty dla pracowników Centrali Grupy mających zapewnić możliwość tankowania na stacjach uczestniczących w programie, z rozliczeniem między spółką stacyjną a centralą.

·        Przewidywana ilość kart centralowych ok 70 sztuk

·        Opcja rozszerzenia na inne artykuły lub kategorie (np. oleje, akcesoria samochodowe) – obsługa po stronie systemu Kasowego (Market).

·        Możliwość wykorzystania karty w dodatkowych punktach (np. myjnie, warsztaty samochodowe), po zawarciu umowy przez franczyzobiorcę (aderona – właściciela stacji) - opcja

·        Płatność na kasie stacji jak i na słupku (preautoryzacja).

·        Limity: globalny per kontrahent + per karta.

·        Przedpłata albo limit per klient/karta:
Indywidualnie dla klienta danej stacji. 

·        Możliwość ustawienia globalnego limitu dla kontrahenta sumującego zużycie wszystkich kart przypisanych do niego

·        Możliwość podglądu transakcji dla danej karty zarówno przez obsługę stacji jak i klienta

·        Specyfikacja transakcji w danym okresie: ilość litrów zatankowanych dla poszczególnych kart.

·        Wpisanie kilometrażu - nie blokujące dla transakcji

·        Wystawianie faktur – potwierdzenie możliwości ustalenia terminu automatycznego wystawienia faktur per stacja.

·        Automatyczne generowanie faktur i wysyłanie pod wskazany adres

·        Wprowadzenie komunikatów SMS przy wykorzystaniu 90% limitu.

·        Możliwość automatycznego blokowania karty przy przekroczeniu limitu.

Prosimy o propozycję rozwiązania uwzględniającą powyższe założenia wraz z opisem API do integracji z programem kasowym MARKET.

Planowany czas wdrożenia 3Q/4Q 2025 r.

Potencjalna ilość stacji paliw, która wdroży powyższe rozwiązanie to ok 60 lokalizacji.

9.     KRYTERIA WYBORU

Oceniając zgłoszone oferty, będziemy kierować się następującymi kryteriami:

·        Możliwość integracji z systemem kasowym Market – obligatoryjne.

·        Funkcjonalność rozwiązania i zgodność z wymaganiami – 30%

·        Koszt wdrożenia i utrzymania systemu – 30%

·        Doświadczenie i referencje dostawcy – 15%

·        Elastyczność i możliwość dalszego rozwoju systemu – 10%

·        Wsparcie techniczne i SLA – 15%

10. Terminy związane z postępowaniem

11. Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1.    Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2.    W przypadku pytań:

a.           merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy

Zakupowej  Open Nexus  "Wyślij wiadomość”

b.           pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy

Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

4. Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

5. Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy o współpracy z „ITM Polska”

12. Załączniki

Załącznik nr 1 - Kwestionariusz dostawcy