Postępowanie ID: 1090664 : Odbiór oraz zagospodarowanie odpadów wytwarzanych w 5 obiektach należących do spółki Polski Holding Hotelowy oraz w 1 obiekcie należącym do PHN Property Management Sp. z o.o., która jest spółką powiązaną z PHH w rozumieniu kodeksu spółek handlowych, w zakresie odpadów komunalnych i powstających w wyniku prowadzenia działalności.

Zapytanie ofertowe

dotyczy usługi odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych, jak i powstających w wyniku prowadzonej działalności dla obiektów należących do Grupy Kapitałowej PHH

I.                     ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa

NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

Osoba do kontaktu: Marcin Prokopiuk, email: marcin.prokopiuk@phh.pl- UWAGA! prosimy o kierowanie wszelkich zapytań do Zamawiającego  poprzez platformę zakupową poprzez przycisk- "Wyślij wiadomość do zamawiającego", podany wyżej adres mailowy ma tylko charakter kontaktowo- pomocniczy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiadania tylko na zapytania, które wpłynęły do Zamawiającego poprzez platformę zakupową  poprzez przycisk- "Wyślij wiadomość do zamawiającego". Złożenie ważnej oferty jest możliwe tylko poprzez platformę zakupową. Wysłanie oferty na ww. kontaktowy adres mailowy będzie skutkować jej odrzuceniem.

II.                   OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Przedmiotem zamówienia jest odbiór oraz zagospodarowanie odpadów wytwarzanych  w 5 obiektach należących do spółki Polski Holding Hotelowy oraz w 1 obiekcie należącym do PHN Property Management Sp. z o.o., która jest spółką powiązaną z PHH w rozumieniu kodeksu spółek handlowych, zarówno w zakresie odpadów komunalnych, jak i powstających w wyniku prowadzenia działalności.

2.       Dokładny wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym stanowi Załącznik nr 7 do niniejszego zapytania ofertowego.

3.       Zamawiający dopuszcza złożenie oferty częściowej, przy czym jako część określa się złożenie oferty dla poszczególnych obiektów Zamawiającego :

Cz. 1- Renaissance Warsaw Airport Hotel, Courtyard by Marriott Warsaw Airport oraz Hampton by Hilton Warsaw Airport,

Cz. 2 - Best Western Hotel Jurata,

Cz. 3- Best Western Plus Hotel Olsztyn Old Town,

Cz. 4 – Regent Warsaw Hotel- należący do spółki PHN Property Management sp. z o.o., która jest spółką powiązaną z PHH w rozumieniu kodeksu spółek handlowych.  UWAGA- w tej części świadczenie usług od 01 sierpnia 2025 r.

Wykonawca może złożyć ofertę na wszystkie lub wybraną część zamówienia. 

4.       Zakres przedmiotowy zamówienia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

III.                 TERMIN REALIZACJI

Planowany termin podpisania umowy – po przeprowadzonym postępowaniu Planowany termin wykonania usługi – dla części od 1-3:

Renaissance Warsaw Airport Hotel, Courtyard by Marriott Warsaw Airport oraz Hampton by Hilton Warsaw Airport,  Best Western Hotel Jurata Best Western Plus Hotel Olsztyn Old Town od 01 maja 2025 r.

dla części 4: Regent Warsaw Hotel, od 01 sierpnia 2025 r.

IV.                WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

4.1 Dopuszczenie wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia:

O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

•       posiadają uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej w zakresie posiadania wpisu do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz wpisu do rejestru podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami (BDO).

•       posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

•       znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 

•       nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia

•       spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w Załączniku nr 1- OPZ.

4.2 Odrzuceniu podlega oferta, która:

•       będzie złożona na zmodyfikowanym formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego-Załącznik nr 2 – Formularz oferty.

•       nie spełnia wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym

•       zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty,

•       zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

•       zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w wyznaczonym terminie, nie wyraził zgody,

•       została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu

•       została złożona przez Wykonawcę nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu

•       jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów

4.3 W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone wraz z ofertą.

V. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

Zamawiający wymaga złożenia wypełnionych i podpisanych przez osobę upoważnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumentów:

-       Załącznik nr 2 - Formularz oferty  w formie pliku pdf

-       Załącznik nr 2a – Formularz asortymentowo-cenowy w  pliku excel do edycji oraz pdf (podpisany),

-       Załącznik nr 3 – Oświadczenie dla os. Fizycznej lub

-       Załącznik nr 4 – Oświadczenie dla os. Prawnej,

-       Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych Wykonawcy i Personelu Wykonawcy będącego osobą fizyczną  (RODO) – PHH,

-       Załącznik nr 6 - Wykaz zrealizowanych usług,

-       Załącznik nr 7 - Wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym,

-       Załącznik nr 8 – Wzór umowy,

-       Załącznik nr 9 – Kodeks Postępowania Dostawców,

-       dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 500 tys. pln. W przypadku braku polisy w momencie przesłania Oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy; takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę upoważnioną.

-       pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);

-       oświadczenie o niezaleganiu z płatnościami opłat i podatków oraz płatności z tytułu ubezpieczeń społecznych;

-       oświadczenie, iż w czasie trwania umowy, podmiot nieprzerwanie będzie rejestrowany w rejestrze „Biała Lista Podatników”

VI. KRYTERIA OCENY OFERT (do weryfikacji):

Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

6.1 Cena (50%)

• Całkowity koszt realizacji zamówienia, w tym koszty odbioru, transportu i zagospodarowania odpadów.

• Koszty dodatkowe, np. za mycie pojemników, dostarczanie worków itp.

6.2 Jakość sprzętu i pojazdów wykorzystywanych do realizacji zamówienia (25%)

·         Realizacja usługi pojazdami: spełniającymi normy emisji spalin min. EURO 5 lub 6, elektrycznymi, hybrydowymi lub napędzanymi gazem ziemnym bądź wodorem, skierowanymi do odbioru odpadów-25 %

0 pkt- realizacja usługi pojazdami nie spełniającymi normy emisji spalin min. EURO 5 lub 6, elektrycznymi , hybrydowymi lub napędzanymi gazem ziemnym bądź wodorem, skierowanymi do odbioru odpadów

25  pkt- realizacja usługi pojazdami spełniającymi normy emisji spalin  min. EURO 5 lub 6, elektrycznymi , hybrydowymi lub napędzanymi gazem ziemnym bądź wodorem, skierowanymi do odbioru odpadów

6.3 System monitoringu i raportowania (25%)

·         Posiadanie systemu monitoringu, raportowania oraz możliwość weryfikacji dokładnej wagi kontenerów oraz jakości prowadzonej segregacji .

0 pkt- nie posiada systemu,

25 pkt – posiada bieżący system i będzie realizował usługi z jego użyciem 

VII. ZASADY SKŁADANIA OFERT

7.1 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych – zgodnie z podziałem zawartym w Rozdziale II pkt. 3 niniejszego zapytania ofertowego- można złożyć ofertę na wszystkie lub wybrane części.

7.2 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych - ofertę należy przygotować zgodnie z załączonym plikiem: Załącznik nr 2 - Formularz oferty i Załącznik nr 2a – Formularz asortymentowo-cenowy oraz wypełniając rubryki i załączając załączniki według instrukcji na platformie zakupowej PHH- Open Nexus przy konkretnych rubrykach według instrukcji wskazanych w opisie.

7.3 Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

7.4 Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.5 Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim. 

7.6 Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, wypełniając odpowiednio formularz oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik nr 2 oraz 2a, przy czym Wykonawca może złożyć ofertę na wszystkie lub wybrane przez siebie dowolnie części zamówienia.

7.7. Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7.8 Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym.7.9 Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 3 dni  roboczych przed terminem składnia ofert.

7.10 Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w  postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

7.11. Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERTY

8.1 Składanie ofert nastąpi do dnia – 15.04.2025 r. do godz. 8:30 za  pośrednictwem Platformy zakupowej PHH

8.2 Otwarcie ofert nie jest jawne.

IX. UWAGI DODATKOWE

9.1 Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

9.2 Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych:

a)       negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu i którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu i których oferty nie zostały odrzucone,

b)       negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę),

c)                     o              terminie               i               formie   prowadzonych   negocjacji            Wykonawca        zostanie powiadomiony   przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji, 

d)       negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,

e)       oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu, 

9.3 Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

9.4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

9.5 Zamawiający dopuszcza podpisanie więcej niż jednej umowy w ramach przeprowadzonego zapytania ofertowego wobec dokonania podziału zamówienia na 4 części.

9.6 Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

9.7 W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.  Zamawiający informuje, że nie jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r.- Prawo Zamówień Publicznych, a niniejsze postępowanie jest przeprowadzone na podstawie Kodeksu cywilnego.

9.8 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców. 

9.9 Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres minimum 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9.10 Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

9.11 Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

9.12 Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

9.13 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

9.14 Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

9.15 Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

X. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2 - Formularz oferty

Załącznik nr 2a – Formularz asortymentowo-cenowy

Załącznik nr 3 – Oświadczenie dla os. fizycznej

Załącznik nr 4 – Oświadczenie dla os. prawnej

Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna RODO

Załącznik nr 6 - Wykaz zrealizowanych usług

Załącznik nr 7 - Wykaz jednostek objętych zapytaniem ofertowym

Załącznik nr 8 – Wzór umowy

Załącznik nr 9 – Kodeks Postępowania Dostawców

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.