Postępowanie ID: 1042415 : Prd-IX.271.1.2025 Dostawa kwiatów ciętych, bukietów, wieńców i kompozycji kwiatowych na terenie miasta Poznania w związku z obsługą kontaktów publicznych Prezydenta Miasta Poznania realizowaną przez Gabinet Prezydenta Urzędu Miasta Poznania w 2025 r.

Zapytanie ofertowe

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przygotowywanie i dostarczanie przez Zleceniobiorcę na rzecz Miasta Poznania kwiatów ciętych, bukietów, wieńców i kompozycji kwiatowych na terenie miasta Poznania w związku z obsługą kontaktów publicznych Prezydenta Miasta Poznania realizowaną przez Gabinet Prezydenta Urzędu Miasta Poznania w 2025 r. Zamówienia będą realizowane sukcesywnie, w ramach zapotrzebowania, na podstawie umowy, której wzór stanowi załącznik do postępowania.

Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i dostarczenie:

• Wieniec duży na stojaku śr. min. 90 cm (4 sztuki)

Ułożenie kwiatów to biały i czerwony zgodny z układem flagi państwowej. 60 szt. kwiatów (gerbera, goździk, anturium, lilia, chryzantema, róża, eustoma), podkład świerkowy i dodatki zielone (palma, kokos, świerk, leder, ming, asparagus, robelini), drewniany stojak wys. 1 m oraz dedykowana, drukowana szarfa ozdobna

• Wieniec duży na florecie śr. min. 80 cm (17 sztuk)

Ułożenie kwiatów to biały i czerwony zgodny z układem flagi państwowej. 50 szt. kwiatów (gerbera, goździk, anturium, lilia, chryzantema, róża, eustoma), podkład z liści i dodatki zielone (palma, kokos, leder, ming, asparagus, robelini), dedykowana, drukowana szarfa ozdobna

• Wieniec średni na florecie śr. min. 70 cm (32 sztuk)

Ułożenie kwiatów to biały i czerwony zgodny z układem flagi państwowej. 35 szt. kwiatów (gerbera, goździk, anturium, lilia, chryzantema, róża, eustoma), podkład z liści i dodatki zielone (palma, kokos, leder, ming, asparagus, robelini), dedykowana, drukowana szarfa ozdobna

• Wieniec mały na podkładzie z liści śr. min. 60 cm (16 sztuk)

Ułożenie kwiatów to biały i czerwony zgodny z układem flagi państwowej. 24 szt. kwiatów (gerbera, goździk, anturium, chryzantema, róża), podkład z liści i dodatki zielone (palma, kokos, leder, ming, asparagus, robelini), dedykowana, drukowana szarfa ozdobna 

• Wiązanka na liściu (35 sztuk)

20 szt. kwiatów (gerbera, goździk, anturium, chryzantema, róża), podkład z liści i dodatki zielone (palma, kokos, leder, ming, asparagus, robelini), dedykowana, drukowana szarfa ozdobna 

• Bukiet (55 sztuk) 

18 szt. kwiatów sezonowych  (np. hortensje, gerbery, eustomy, goździków) i dodatki (zatrwian, gałązki gipsówki, proso, ruskus, sala oraz liście aralii) 

• Flower box (2 sztuki)

Nie mniej niż 20 kwiatów z zielonymi dodatkami

• Kwiaty cięte (60 sztuk)

30 szt. róż białych i 30 szt. róż czerwonych o długości 50 cm, przybranie z rafii 

2. Termin wykonania zamówienia:

Sukcesywne dostawy będą realizowane od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty stanowiącej łączną maksymalną wartość umowy, w zależności od tego co nastąpi pierwsze. Poszczególne zamówienia realizowane będą w terminie wskazanym w zleceniu. Wymagana jest dyspozycyjność i elastyczny czas pracy - realizacja zamówień w dni wolne od pracy, święta, godziny wczesnoporanne i wieczorne, łączy się również z dowiezieniem kwiatów pod wskazany adres.   

3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Pod uwagę będą brane następujące kryteria:

1.  cena – 60 pkt.,

2.  estetyka wykonania bukietów, wieńców i kompozycji kwiatowych oceniona zostanie na podstawie zdjęć, które Wykonawca wykona samodzielnie własnym kompozycjom kwiatowym – 35 pkt. Należy załączyć kolorowe zdjęcia (min. 2 zdjęcia każdej kompozycji) wraz z dokładnym jej opisem (zawierającym minimum: gatunek kwiatów i ilość użytych kwiatów z każdego gatunku, rodzaj i ilość elementów zielonych) stanowiącej przykład realizacji wskazanych niżej elementów przedmiotu zamówienia:

a.    dużego wieńca na stojaku o średnicy min. 90 cm

b.    średniego wieńca na florecie o średnicy min. 70 cm

c.    wiązanki na liściu

d.    damskiego bukietu okolicznościowego

3.      skrócenie terminu realizacji zamówienia, o którym mowa w par. 3 ust. 1. pkt. 7 wzoru umowy – 5 pkt.

Liczba punktów w powyższych kryteriach przyznana zostanie w następujący sposób:

• Liczba punktów = cena brutto oferty z najniższą ceną/cena brutto oferty badanej x 60
• Liczba punktów w kryterium estetyka:

1. spójność kompozycyjna

a.      nie spełnia wymagań zamawiającego – 0 pkt

b.      spełnia wymagania zamawiającego w stopniu dostatecznym – 1-7 pt.

c.      spełnia wymagania zamawiającego w stopniu zadowalającym – 8-12 pkt

d.      spełnia wymagania zamawiającego w stopniu najwyższym – 13-15 pkt.

2. spójność kolorystyczna

a.         nie spełnia wymagań zamawiającego – 0 pkt

b.        spełnia wymagania zamawiającego w stopniu dostatecznym – 1-7 pt.

c.         spełnia wymagania zamawiającego w stopniu zadowalającym – 8-12 pkt

d.        spełnia wymagania zamawiającego w stopniu najwyższym – 13-15 pkt.

3. wykonanie szarfy

a.         nie spełnia wymagań zamawiającego – 0 pkt

b.        spełnia wymagania zamawiającego – 5 pkt.

•   Liczba punktów w kryterium skrócenia terminu realizacji zamówienia, o którym mowa w par. 3 ust. 1. pkt. 7 wzoru umowy:

Dostarczenia zamówienia na adres wskazany w zleceniu na terenie miasta Poznania (głównie Urząd Miasta Poznania i siedziba Straży Miejskiej Miasta Poznania) w terminie określonym w zleceniu, również w soboty, niedziele oraz święta – dni ustawowo wolne od pracy, w sytuacji wyjątkowej w ciągu:

1. 2 godzin od dokonania zamówienia przez Miasto Poznań w przypadku bukietu, a w ciągu 3 godzin od dokonania zamówienia przez Miasto Poznań w przypadku kompozycji i wieńca – 0 pkt

2. 1 godziny od dokonania zamówienia przez Miasto Poznań w przypadku bukietu, a w ciągu 2 godzin od dokonania zamówienia przez Miasto Poznań w przypadku kompozycji i wieńca – 5 pkt

4. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

d) Obowiązująca stawka podatku VAT 8 %. Zamawiający zwraca uwagę na konieczność zastosowania prawidłowej stawki podatku VAT w momencie składania oferty przez Zleceniobiorcę.

Odpowiadając na zapytanie oferent wskazuje cenę jednostkową za 1 sztukę wskazanej kompozycji kwiatowej oraz ustosunkowuje się do pozostałych kryteriów oceny ofert i warunków udziału w postępowaniu.  

5. Zasady płatności:

Zgodnie z § 6, 7 i 8 wzoru umowy.

6. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

7. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

 4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

   c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

8. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

9. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

10. Zapoznanie się z treścią wzoru umowy

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią Wzoru umowy wraz z załącznikami, których postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 52 10

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl