Postępowanie: RM-VII.271.1.2024 Anonimizacja i transkrypcja nagrań z posiedzeń sesji Rady Miasta Poznania organizowanych w 2025 roku

Zapytanie ofertowe

1. Opis przedmiotu zamówienia

     Przedmiotem zamówienia jest anonimizacja i transkrypcja nagrań z posiedzeń sesji Rady Miasta Poznania (dalej: sesji RMP) w 2025 roku. Zamówienie obejmuje w szczególności:

1)      anonimizację nagrania audio-video we wskazanych przez Zamawiającego fragmentach nagrania AV sesji RMP oraz usunięcie z nagrania sesji RMP przerw oraz innych fragmentów wskazanych przez Zamawiającego,

2)      transkrypcję tekstową (konwersję) sesji RMP obejmującą łącznie:

a)       wykonanie konwersji zapisu audio na tekst w języku polskim i przygotowanie napisów w formacie srt oraz vtt.

b)      sporządzenie w formacie Txt. pliku tekstowego z przebiegu sesji RMP w języku polskim.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pełnej synchronizacji ścieżki audio ze ścieżką wideo i tekstem transkrypcji całości nagrania sesji RMP.

Materiałem źródłowym dla wykonania anonimizacji będzie materiał rejestrowany podczas wykonania transmisji sesji RMP (nagranie sesji RMP). Transkrypcja tekstowa sesji RMP wykonywana będzie na materiale źródłowym uwzględniającym dokonaną wcześniej anonimizację.

Zamawiający przekaże Wykonawcy drogą elektroniczną nagranie sesji RMP wraz z wykazem fragmentów wskazanych do anonimizacji bądź usunięcia z nagrania sesji RMP.

Wykonawca udostępni miejsce na zabezpieczonym hasłem serwerze ftp do przekazywania materiałów video między Wykonawcą a Zamawiającym.

Zamawiający wymaga, aby tekst sporządzony w ramach transkrypcji poddany został korekcie językowej przez korektora tekstu (osobę fizyczną).

Zgodnie z dotychczasową praktyką w trakcie roku odbywa się 18-20 sesji Rady Miasta Poznania. Średnio sesja Rady Miasta Poznania razem przerwami trwa 8 godzin zegarowych.

Posiedzenia Rady Miasta Poznania odbywają się tradycyjnie w wyznaczonej sali Urzędu, w której zapewnione jest nagłośnienie – wykorzystywany jest system z dedykowanymi mikrofonami dla każdego radnego. Każdy radny ma do dyspozycji służbowy laptop wyposażony w kamerę i mikrofon.

Zamówienie jest podzielone  na 2 części:

Część I zamówienia - anonimizacja i transkrypcja nagrań z posiedzeń sesji Rady Miasta Poznania w I półroczu 2025 roku (ok.10 sesji)

Część II zamówienia - anonimizacja i transkrypcja nagrań z posiedzeń sesji Rady Miasta Poznania w II półroczu 2025 roku (ok.10 sesji)

Wykonawca może złożyć ofertę na jedną bądź obie części zamówienia. W przypadku składania oferty na obie części zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest wypełnić i dostarczyć formularz cenowy osobny dla każdej części (załącznik 1 A, 1B).

Dla każdej części zamówienia zawarta zostanie odrębna umowa, której projekt załączony został do niniejszego zaproszenia. Z wybranym wykonawcą podpisana także zostanie umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych na wzorze zaproponowanym przez Zamawiającego.

2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

72611000-6 Usługi w zakresie wsparcia technicznego

 3. Termin wykonania zamówienia:

Maksymalny termin wykonania każdorazowego zlecenia (anonimizacja i transkrypcja sesji Rady Miasta Poznania) nie może być dłuższy niż 8 dni kalendarzowych liczonych od dnia przekazania przez Zamawiającego Wykonawcy nagrania sesji RMP wraz z wykazem fragmentów wskazanych do anonimizacji bądź usunięcia z nagrania sesji RMP.

Termin obowiązywania umowy:

Część I zamówienia – od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2025 roku

Część II zamówienia – od 1 lipca do 31 grudnia 2025 roku

4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Ocena ofert dokonana zostanie na podstawie złożonych dokumentów według kryteriów: ceny i terminu wykonania usług

Kryterium: cena - znaczenie: 70 punktów

Kryterium: termin wykonania usługi - znaczenie: 30 punktów

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania przez wykonawcę = 100 punktów

(tj.: cena 70 punktów + termin wykonania usługi 30 pkt)

Liczba punktów zostanie zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku.

1) Liczba punktów za kryterium: „cena”:

Liczba punktów przyznana przez Zamawiającego za kryterium „cena” zostanie określona wg wzoru:

                                 najniższa cena ofertowa

Liczba punktów =  ----------------------------      x 70

                                  cena badanej oferty

Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie łączna wartość cen jednostkowych netto wskazanych w formularzu cenowy (odpowiednio Załącznik 1A lub 1B do Zapytania ofertowego).

2) Liczba punktów za kryterium: „termin wykonania usług”:

Liczba punktów przyznana przez Zamawiającego za kryterium „termin wykonania usług” zostanie określona w następujący sposób:

8 dni kalendarzowych – 0 punktów

7 dni kalendarzowych – 10 punktów

6 dni kalendarzowych – 20 punktów

5 i mniej dni kalendarzowych – 30 punktów

Oferta, w której termin wykonania usług będzie dłuższy niż 8 dni kalendarzowych będzie podlegała odrzuceniu jako niezgodna z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym.

Oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów z przyjętych kryteriów, będzie wybrana jako najkorzystniejsza.

Dla każdej z części zamówienia dokonana zostanie odrębna ocena ofert.

5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

6. Zasady płatności:

Zgodnie z paragrafem 3. Wzoru umowy.

7. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) spełnia wymagania określone w RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)., a w szczególności wskazane w art. 28, 29, 30, 32, 33;

    2) gwarantuje, że dostęp do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione, a wykonawca posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie;

    3) wyznaczy do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

    4) gwarantuje, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych) oraz, że posiada w tym zakresie odpowiednie procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie.

    11. Dodatkowe oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego za pomocą udostępnionego/dostarczonego przez Wykonawcę rozwiązania informatycznego

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

    1) zobowiązuje się do stosowania adekwatnych do zagrożeń środków ochrony przetwarzanych informacji (w tym danych osobowych) przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, obejmujących, m.in., poniżej wskazane zabezpieczenia techniczno-organizacyjne:

    a) zapewnienie aktualizacji regulacji wewnętrznych z obszaru bezpieczeństwa informacji adekwatnie do zagrożeń,

    b) przeprowadzanie okresowych analiz ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji oraz podejmowanie działań minimalizujących to ryzyko, stosownie do wyników przeprowadzonej analizy;

    c) podejmowanie działań zapewniających, że osoby zaangażowane w proces przetwarzania informacji posiadają stosowne uprawnienia i uczestniczą w tym procesie w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nie zadań oraz obowiązków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji,

    d) bezzwłoczną zmianę uprawnień, w przypadku zmiany zadań osób, o których mowa w punkcie poprzedzającym,

    e) zapewnienie szkolenia osób zaangażowanych w proces przetwarzania informacji, ze szczególnym uwzględnieniem takich zagadnień, jak:

    • zagrożenia bezpieczeństwa informacji,

    • skutki naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, w tym odpowiedzialność prawna,

    • stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji, w tym urządzeń i oprogramowania minimalizującego ryzyko błędów ludzkich,

    f) zapewnienie ochrony przetwarzanych informacji przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, przez:

    • monitorowanie dostępu do informacji,

    • czynności zmierzające do wykrycia nieautoryzowanych działań związanych z przetwarzaniem informacji,

    • stosowanie środków uniemożliwiających nieautoryzowany dostęp na poziomie systemów operacyjnych, usług sieciowych i aplikacji,

    g) ustanowienie podstawowych zasad gwarantujących bezpieczną pracę przy przetwarzaniu mobilnym i pracy na odległość,

    h) zabezpieczenie informacji w sposób uniemożliwiający nieuprawnione jej ujawnienie, modyfikacje, usunięcie lub zniszczenie,

    i) zawieranie w umowach serwisowych podpisanych ze stronami trzecimi zapisów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji,

    j) zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, polegającego w szczególności na:

    • dbałości o aktualizację oprogramowania,

    • minimalizowaniu ryzyka utraty informacji w wyniku awarii,

    • ochronie przed błędami, utratą, nieuprawnioną modyfikacją,

    • stosowaniu mechanizmów kryptograficznych w sposób adekwatny do zagrożeń lub wymogów przepisu prawa,

    • zapewnieniu bezpieczeństwa plików systemowych,

    • redukcji ryzyk wynikających z wykorzystania opublikowanych podatności technicznych systemów teleinformatycznych,

    • niezwłocznym podejmowaniu działań po dostrzeżeniu nieujawnionych podatności systemów teleinformatycznych na możliwość naruszenia bezpieczeństwa,

    • kontroli zgodności systemów teleinformatycznych z odpowiednimi normami i politykami bezpieczeństwa,

    k) bezzwłocznego zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji w określony i z góry ustalony sposób, umożliwiający szybkie podjęcie działań korygujących;

    l) zapewnienia okresowego audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji i testów penetracyjnych.

    2) wyraża zgodę na przeprowadzanie przez zamawiającego testów bezpieczeństwa oferowanych rozwiązań teleinformatycznych, po uprzednim uzgodnieniu przez strony szczegółów z tym związanych, oraz zobowiązuje się uzyskać wymagane zgody od podwykonawców, o ile będzie miało to zastosowanie.

12. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

13. Zapoznanie się z treścią wzoru umowy

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią Wzoru umowy wraz z załącznikami, których postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl